Wat is Dropbox en hoe gebruik je het?

Dropbox zou ooit begonnen zijn als een idee omdat oprichter Drew Houston tijdens zijn studie aan de universiteit regelmatig zijn USB stick vergat. Er bestonden al alternatieve maar die waren volgens Houston problematisch door restricties op uploadsnelheid, bestandsgrootte en toegang. Hoe Dropbox deze problemen oplost bekijken we met een blik op de drie belangrijkste features van de cloud, de bestandssynchronisatie en de bestandsdeling methoden om vervolgens te kijken naar de achterliggende binary diff technologie en wat dit inhoudt.

Bestanden in een cloud

De laatste jaren zijn cloud diensten gemeengoed geworden, maar Dropbox was in 2008 een van de eerste aanbieders van zo’n product op grote schaal. Bestanden in een cloud worden op een server bewaard die verbonden zijn met het internet. Zolang je verbinding hebt met het internet kun je dus bij je bestanden, vooropgesteld dat ze op de cloud gezet zijn.

Het Dropbox programma maakt een map aan op elk device waarop het geïnstalleerd is, de zogeheten Dropbox. Alle bestanden die in die Dropbox gezet worden staan ook op de cloud gezet en zijn dus ook beschikbaar voor alle andere devices waarop Dropbox geïnstalleerd is. Maar een cloud is niet alleen handig om ervoor te zorgen dat je overal bij je bestanden kan. De bestanden op de cloud zijn in feite ook een back-up, als je computer kapot gaat en je Dropbox niet op andere apparaten gebruikt kun je alsnog bij de bestanden in de cloud. Je installeert Dropbox op een ander (nieuw) device, of gaat naar de Dropbox website waar je ook bij je bestanden kan.

Synchronisatie: altijd hetzelfde bestand

Dropbox synchroniseert de bestanden voor elke device met Dropbox en een internet verbinding. Als je een bestand op je werk aanpast en in je Dropbox opslaat dan zal zodra je Dropbox thuis opent, het bestand automatisch gesynchroniseerd worden met de versie op je werk en op de Dropbox server. Zo weet je dat je altijd de laatste versie van het bestand hebt. Mocht je bang zijn oudere versies toch nog nodig te hebben, Dropbox bewaart vorige versies en je kunt een oudere versies herstellen. Je kan ook de geschiedenis van een bestand nagaan zodat je weet wanneer welke versie gemaakt is. Als je een bestand herstelt wordt het huidige bestand in Dropbox vervangen en is dus op alle devices weer beschikbaar.

Bestanden delen

De voornaamste manier om bestanden te delen is door een subsectie van je Dropbox met een andere Dropbox-gebruiker te delen. Net als in andere mappen op een computer kun je in je gewoon nieuwe mappen maken en deze eigenschappen meegeven door ze te selecteren uit het menu dat met een klik van de rechtermuisknop verschijnt. Deze eigenschappen omvatten het kunnen laten bekijken van bestanden door andere Dropbox gebruikers en indien gewenst kun je deze ook door andere gebruikers laten bewerken.

Je kan bestanden ook delen met mensen die geen Dropbox gebruiken, door een link voor het bestand aan te maken die gedeeld kan worden. Is het bestand gedeeld, dan kan de link weer verwijderd worden. De link is alleen nodig voor het delen met anderen, als je zelf op een computer zonder Dropbox bij een bestand wil kun je dat doen door op de website Dropbox.com in te loggen.

Snel en simpel

Dropbox probeert bestanden zo snel mogelijk te synchroniseren en beschikbaar te maken. Dit ten eerste door bestanden te synchroniseren zodra dit mogelijk is. Bij verschillende andere cloud services moet je het bestand downloaden als je het wilt inzien, waardoor er een wachttijd is voordat je het bestand ook daadwerkelijk open hebt. Als je Dropbox automatisch laat opstarten samen met de computer zal het programma gelijk kijken of er gesynchroniseerd moet worden en doordat je kan instellen hoeveel bandbreedte hieraan besteed mag worden door Dropbox hoeft dit andere activiteiten op het internet niet te vertragen. Op het moment dat het bestand dan nodig is, is de laatste versie beschikbaar.

Ten tweede wordt dit gedaan door gebruik van de binary diff techniek. Elk bestand is opgebouwd uit een enorme hoeveelheid kleine blokjes informatie. Als er een nieuwe versie van een bestand bestaat in de cloud, vervangt Dropbox niet het hele bestand met de nieuwe versie. Het vergelijkt de twee bestanden en past vervolgens die blokjes informatie aan die veranderd zijn. Als er dus aan een tekst van 100 pagina’s een titelblad wordt toegevoegd, wordt bij synchronisatie alleen het titelblad toegevoegd op andere devices met Dropbox. Hierdoor is de hoeveelheid data die verzonden moet worden kleiner en gaat het updaten van bestanden tijdens het synchronisatieproces een stuk sneller.

Veiligheid en privacy

Veiligheid van bestanden die niet alleen op je eigen devices staan is zeker met de hoeveelheid lekken, hacks en andere problemen die regelmatig in het nieuws te horen zijn een hot topic en Dropbox is niet geheel immuun voor dit soort aantijgingen geweest.

Zoals de meeste cloud services versleutelt Dropbox al zijn bestanden, maar Dropbox gebruikt hiervoor één universele sleutel. Op deze wijze kan het de binary diff methode gebruiken om bestanden die al door een andere gebruiker zijn geüpload te vergelijken met bestanden die een gebruiker wil uploaden. Als twee bestanden identiek zijn, dan maakt Dropbox niet een extra kopie op hun servers aan maar zien alle gebruikers het exact zelfde bestand. Pas als een gebruiker het bestand iets aanpast, wordt er een nieuwe versie gemaakt en de gebruikers die het andere voorheen identieke bestand ook hadden houden dit onveranderd. Dit scheelt een hoop opslagruimte voor Dropbox en kan bestanden ook sneller opladen voor gebruikers.

Critici zijn echter van mening dat het gemakkelijk maakt voor medewerkers om bij bestanden van gebruikers te komen aangezien ze maar één sleutel nodig hebben voor alle gebruikers. Ook zou het mogelijk zijn voor bijvoorbeeld inlichtingendiensten om door een bestand in hun Dropbox te zetten en door de duur en omvang van de upload te kunnen achterhalen of anderen het bestand in hun Dropbox hebben staan, wat ze een simpele reden voor een gerechtelijk bevel geeft. Andere cloud diensten zouden, in tegenstelling tot Dropbox, niet in staat zijn specifiek zulke bestanden te vinden bij hun gebruikers doordat de versleutelingen verschillen en de binary diff methode dan niet werkt.

Gratis accounts en abonnementen

Dropbox hanteert drie typen abonnementen. De meest gebruikte is het gratis abonnement Dropbox Basis dat 2 Gigabyte (GB) aan bestandsruimte bevat, het heeft al de basis features hierboven omschreven en de hoeveelheid ruimte kan uitgebreid worden door andere mensen uit te nodigen voor de dienst en de ruimte kan zo maximaal uitgebreid worden tot 18GB. De betaalservice Dropbox Pro geeft 1 Terrabyte (TB) aan ruimte en maakt het ook mogelijk om bestanden die men buiten Dropbox deelt via een link met een link te beveiligen en een vervaldatum mee te geven, waardoor de kans dat iemand door toeval bij een bestand komt minder wordt. Dropbox voor Bedrijven is de optie voor bedrijven waarbij medewerkers alleen eigen Dropbox krijgen het bedrijf (of diens IT-afdeling) een handige omgeving geeft om toegang tot bestanden te regelen en gebruik te bekijken, inclusief natuurlijk de extra beveiligingsopties van Dropbox Pro.