Gratis online Backup? Bestanden delen? Hoe Dropbox werkt

Dropbox is een gratis programmaatje die je in staat stelt snel en gemakkelijk bestanden te delen met andere gebruikers of meerdere computers. Dropbox slaat de gegevens zowel online als offline op waardoor de gegevens tevens als backup gebruikt kunnen worden. Bij het aanmaken van een account wordt 2 GB ruimte toegewezen die gebruikt kan worden naar believen. Het geheel werkt aan de hand van een simpele folder via de verkenner en een systeemtray icoon

De download en de installatie

Dropbox heeft een eigen website. Deze is te vinden op www.dropbox.com. Op deze site kan Dropbox gedownload worden voor verschillende computerplatformen. Deze zijn:

• Windows;
• Linux;
• Mac-OS.

De download word automatisch aangepast aan het platform dat gebruikt wordt. Eens de download opgeslagen is kan de installatie beginnen. De installatie gaat snel en zonder vragen.

Instellingen

Aan het einde van de installatie verschijnt een pop-up venster waarin gekozen kan worden uit twee opties.

• I don't have a Dropbox account;
• I do have a Dropbox account.

Bij de eerste optie wordt een nieuwe account aangemaakt. Voor een nieuwe account dienen enkele persoonlijke gegevens ingegeven te worden. Deze zijn een achternaam, een voornaam, een e-mailadres en een zelf verzonnen wachtwoord. Er staat ook nog een venster met “pc-naam”, dit is ter herkenning van desbetreffende computer op de server. Dit hoeft niet aangepast te worden. Als laatste moet akkoord gegeven worden op de “Terms of service”. Als alles goed is gegaan wordt een mail verstuurd dat het aanmaken van de account geslaagd is.

Er moeten nog een aantal instellingen gedaan worden. Er kan gekozen worden uit drie formules.

• 2 GB ruimte is gratis;
• 50 GB ruimte dit kost $ 9,99 per maand;
• 100 GB ruimte voor $19,99 per maand.

In de veronderstelling dat 2GB ruim voldoende is om gegevens op te slaan, wordt verder met deze optie gewerkt. Er volgt nog een korte uitleg over het gebruik van Dropbox. Als laatste wordt de folder ingesteld die zich op de pc bevind. Standaard komt deze terecht in “C:/Documents and Settings/username/Mijn documenten/My Dropbox” tenzij er een andere folder wordt ingesteld.

Het gebruik

Na installatie start Dropbox op in de systeemtray. Het icoon is te herkennen aan een blauwe doos. Als over het pictogram gehooverd wordt verschijnt de status van het programma. Tijdens het synchroniseren veranderd het icoon. Er komt dan een groene bol in te staan met twee pijlen. Bij het klikken op het icoon verschijnt een lijst met opties. Allereerst kan de Dropbox folder geopend worden op de computer. Hier staan reeds 2 mappen en een tekstbestand in. Dit zijn speciale mappen.

• Photos;
• Public.

Beide mappen zijn publiekelijk te delen aan de hand van een link. Deze link kan zowel op de computer als online gegenereerd worden. Deze folders dienen dus niet voor persoonlijke gegevens. Iemand die toevallig een link kan raden kan ook bij deze info. Voor bestanden die in deze map gedeeld worden hebben mogelijke kijkers geen Dropbox account nodig. Dit in tegenstelling tot zelfgemaakte folders buiten deze mappen.
Aan de “Photos” folder is ook nog iets speciaal. Als er afbeeldingen in de folder geplaatst worden en deze worden gedeeld, dan zien bezoekers miniaturen van de afbeeldingen. Dat is enkel mogelijk in deze map en dus niet in zelf aangemaakte mappen. Naast deze twee folders kunnen hier mappen naar believen aangemaakt worden en gevuld worden met bestanden.

Optie 2 bestaat er in de website tevoorschijn te toveren. Deze is https://www.dropbox.com. Het verkeer loopt over een beveiligde verbinding. Als de website voor de eerste keer verschijnt verschijnt een rondleiding doorheen de opties en mogelijkheden van het programma. Dit stuk hoeft niet meteen doorlopen te worden. Aan de hand van een van de tabbladen op de website kan naar de “files” gesurft worden. Hier wordt identiek dezelfde mappenstructuur als op de computer verkregen. Dit zijn dan ook identiek dezelfde bestanden.
De volgende menupunten bestaan er in informatie te geven over recent aangepaste bestanden, De gebruikte online ruimte en de status van de synchronisatie. Via het Help menu verschijnt een submenu met opties. Deze verwijzen stuk voor stuk naar hulponderdelen op de website, dit gebeurt ook als in het menu gekozen wordt om een account te upgraden. Als laatste twee opties staan de “preferences” en “exit”. Via het voorkeursnmenu kan een account losgekoppeld worden. Dit heet in het menu: “unlinken”. Dit betekent concreet de link tussen de computer en de webserver weghalen. Je map met bestanden blijft op de computer staan, de bestanden op de server. Deze worden echter niet meer bijgewerkt. Een volgende optie is het verplaatsten van de Dropbox folder. Er kan dan gekozen worden voor een folder waar deze geplaatst moet worden. Als laatste opties kan het automatisch opstarten van Dropbox uitgezet worden alsook de syseemtray notificaties.

Synchroniseren

Ieder bestand die in de map op de computer gezet word verschijnt in deze folder. Omgekeerd werkt het ook, de bestanden vanop de server worden gedownload naar de Dropboxfolder na de installatie en de inlogprocedure. Synchronisatie gaat automatisch. Onder het tabblad “Recent events” kan op de website gekeken worden welke bestanden het laatst werden toegevoegd, bijgewerkt of verwijdert. Je kan ook gewijzigde bestanden terug oproepen. Dit kan gedaan worden door in de folder op het betreffende bestand te rechtsklikken en te kiezen voor “View previous versions”.

Delen

Een map delen gaat via de website. Er is een speciaal tabblad voorzien waar de e-mailadressen van betreffende personen kan ingeven worden waarna ze een uitnodiging krijgen. Als ze deze accepteren moeten ze een Dropboxaccount aanmaken om deze mappen te bekijken. Hebben ze Dropbox op hun pc, dan wordt de map automatisch gedownload op hun pc. Let goed op want als zij de bestanden wissen ben je deze zelf mogelijks ook kwijt. Er kan dus na het delen best voor gekozen worden om het delen te stoppen. Dit betekent niet dat de bestanden bij de andere gebruiker verwijdert zijn. Daar moet expliciet voor gekozen worden.

Gratis ruimte verkrijgen

Voor het doorlopen van de tutorial wordt 250 MB gratis ruimte verkrijgen. Daarbovenop kan nog eens gratis 3GB extra ruimte verkregen worden door vrienden uit te nodigen en lid te maken van Dropbox. Per lid wordt 250 MB ruimte toegevoegd aan de account. Deze vrienden zijn dan wel verplicht de applicatie te downloaden. Het systeem werkt aan de hand van refferallinks of aan de hand van e-mailadressen. Alle e-mailadressen die je uitnodigt verschijnen onder een apart tabblad. Je kan hier volgen wie van je vrienden reeds lid is en wie nog niet.