Word: Etiketten maken

Bij het sturen van bijvoorbeeld een uitnodiging naar een lange lijst mensen zie je nog steeds dat de adressen handmatig op de envelop worden geschreven. Dit is helemaal niet nodig! Het is namelijk mogelijk om zelf etiketten te maken in Word 2000 en samen te voegen met een adressenlijst in Excel. Etiketten van allerlei formaat kun je bij een kantoorhandel vinden en ze zijn ook op A4 formaat papier te verkrijgen, zodat je deze kunt uitprinten.

Word-Etiketten maken

• Adressenlijst in Excel
• Samenvoegen van adressenlijst met etiketten
• Eén adres op een etiket

Adressenlijst in Excel

In rij 1 van de lijst in Excel dien je altijd de titels van de kolommen op te nemen. Voor een adressenlijst is het meest overzichtelijk om te werken met kolommen, die de volgende titels hebben: Naam, Adres, Postcode, Woonplaats.
Sla het bestand op, maar laat het bestand wel geopend

Samenvoegen van adressenlijst met etiketten

• Open een Nieuw bestand in Word
• Ga naar Extra en vervolgens Afdruk Samenvoegen.

In het venster dat verschijnt kun je 3 stappen doorlopen. De eerste twee stappen zijn het maken van adresetiketten en het koppelen aan een gegevensbestand in Excel.

• Bij Stap 1 Hoofddocument druk je op de knop Maken
• Kies Adresetiketten en daarna Actief venster
• Bij Stap 2 Gegevensbestand druk je op de knop Gegevens ophalen
• Vervolgens kies je Gegevensbestand koppelen
• Om het volgende scherm zoek je bij Zoeken in naar de juiste map, waar het Excel bestand is opgeslagen
• Bij Bestandstype moet je wel MS Excel-werkbladen (*.xls) kiezen
• Selecteer vervolgens het bestand en druk op OK
• Kies vervolgens Heel werkblad, druk op OK
• Druk daarna op Hoofddocument instellen
• Dan bevind je je in het venster Opties

In het venster Opties ga je het etiket aanmaken.

• In het kader Productnummer bevindt zich een uitgebreide lijst met allerlei soorten etiketten. Kies er één uit en druk vervolgens op de kader Etiketgegevens. Het venster met Stickerdetails wordt geopend. Kies een etiketsoort uit, die het meest op die van jou lijkt, zodat je zo min mogelijk maten hoeft aan te passen. Aangezien de maten in elke etiketsjabloon zijn aan te passen, is dit echter niet noodzakelijk. Met Annuleren ga je, indien nodig, een stap terug.
• Als je het juiste etiket hebt gekozen en je bevindt je in het venster Stickerdetails, dan kun je zelf alle maten opmeten van jouw A4 met etiketten en invullen in het venster. Let op: elke millimeter telt!
• Wanneer je hiermee klaarbent, druk je op OK, vul vervolgens de Etiketnaam in en druk op OK en wederom op OK.
• Het venster Etiketten maken wordt geopend.

In het venster Etiketten maken kun je de velden invoeren die in elk etiket moet worden opgenomen.

• Druk op de knop Samenvoegveld invoeren.
• Kies elk veld, dat je in het etiket wilt opnemen.
• Selecteer vervolgens alle gegevens, rechter muisknop en pas eventueel het Lettertype aan. Druk daarna op OK en vervolgens weer op OK.
• Je bevindt je in het venster Afdruk Samenvoegen.

In het venster Afdruk Samenvoegen kun je eindelijk de gegevens samenvoegen.

• Bij Stap 3 Gegevens met het document samenvoegen klik je op de knop Samenvoegen en vervolgens weer op de knop Samenvoegen

Je komt dan terecht in het samengevoegde bestand, dus de etiketten zijn al met de gegevens samengevoegd.
Bij het samenvoegen staan er nu twee Word-bestanden open:

1. het oorspronkelijke bestand met de samenvoegvelden en
2. het bestand waar de gegevens al zijn samengevoegd

Mocht je de opmaak niet mooi genoeg vinden, bijvoorbeeld je wilt de naam vetgedrukt hebben, dan kun je dit aanpassen.

• Sluit eerst het bestand af waarin de gegevens al zijn samengevoegd.
• Ga dan terug naar het oorspronkelijke bestand met de samenvoegvelden.
• Selecteer dan in elk etiket de naam en druk op Ctrl-B.
• Ga vervolgens naar Extra en daarna Afdruk samenvoegen.
• Bij Stap 3 Gegevens met het document samenvoegen, klik je op de knop Samenvoegen en vervolgens weer op de knop Samenvoegen.
• Je komt dan weer terecht in het samengevoegde bestand, waarin de adresgegevens al zijn samengevoegd.
• Dan is het een kwestie van afdrukken en eventueel opslaan.

Eén adres op een etiket

Als je de gegevens van jouw standaard etiket heb ingevoerd, zal deze altijd beschikbaar blijven, omdat je deze hebt opgeslagen. Het is nu mogelijk om deze ook te gebruiken voor slechts één adres.

• Open een Nieuw bestand in Word
• Typ de adresgegevens in
• Selecteer deze adresgegevens
• Ga naar Extra en dan Enveloppen en etiketten
• Het venster Enveloppen en etiketten verschijnt
• Wijzig eventueel de lettertype door met de rechter muisknop te klikken op de adresgegevens
• Kies dan Lettertype
• Als je daarmee klaar bent, druk je op OK
• Rechtsonder het venster Enveloppen en etiketten zie je het kader Etiket staan. Het laatst gebruikte etiket staat automatisch ingevuld. Mocht niet jouw eigengemaakte etiketformaat zijn geselecteerd, dan kun je dit wijzigen door op dit kader te klikken. Je komt dan terecht in het venster Opties en in het kader Productnummer kun je de juiste etiket kiezen. Druk vervolgens op OK.
• Tenslotte druk je op Nieuw document

Lees verder

• Word: Brief samenvoegen met lijst in Excel
• Excel formules: AANTAL.ALS en SOM.ALS
• Excel formules: ALS combineren met AANTAL.ALS en SOM.ALS
• Excel: afdrukken, rijen en kolommen vastzetten
• Excel: keuzelijst maken