Word: Brief samenvoegen met lijst in Excel

Word: Brief samenvoegen met lijst in Excel De functie Afdruk samenvoegen in Word 2000 is heel gemakkelijk als je dezelfde brief wilt sturen naar verschillende mensen. De adressenlijst van mensen heb je dan opgemaakt in Excel. Het is mogelijk beide bestanden met elkaar te koppelen, zodat de gegevens uit Excel automatisch in de brief in Word worden geplaatst.

Afdruk samenvoegen van een brief in Word met een lijst in Excel


De brief in Word

Maak de brief in Word. De gegevens, die je wilt vervangen kun je het best in hoofdletters zetten, zodat deze velden opvallen.
Sla vervolgens het bestand op, maar laat het bestand wel geopend.

De lijst in Excel

In rij 1 van de lijst in Excel dien je altijd de titels van de kolommen op te nemen. Voor een adressenlijst is het meest overzichtelijk om te werken met kolommen, die de volgende titels hebben: Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, Aanhef.
Natuurlijk is het mogelijk om hiervan af te wijken en andere gegevens toe te voegen.
Sla het bestand op, maar laat het bestand wel geopend.

Afdruk samenvoegen

  • Ga terug naar de brief in Word.
  • Ga naar Extra en vervolgens Afdruk Samenvoegen.

In het venster dat verschijnt kun je 3 stappen doorlopen.
  • Bij Stap 1 Hoofddocument druk je op de knop Maken.
  • Kies Standaardbrieven en daarna Actief venster
  • Bij Stap 2 Gegevensbestand druk je op de knop Gegevens ophalen
  • Vervolgens kies je Gegevensbestand koppelen
  • Om het volgende scherm zoek je bij Zoeken in naar de juiste map, waar het Excel bestand is opgeslagen.
  • Bij Bestandstype moet je wel MS Excel-werkbladen (*.xls) kiezen
  • Selecteer vervolgens het bestand en druk op OK
  • Kies vervolgens Heel werkblad, druk op OK
  • Druk daarna op Hoofddocument instellen
  • Het venster sluit zich en je bevindt je weer in de brief.

Controleer of de werkbalk Afdruk samenvoegen al zichtbaar is. Desnoods dien je deze in te stellen door naar Beeld te gaan, Werkbalken te kiezen en dan Afdruk samenvoegen aan te vinken.

Nu kun je de velden, die in elke brief veranderen, erin plaatsen. Deze velden kun je vinden onder de knop Samenvoegveld invoegen.
  • Dubbelklik op het woord dat je wilt vervangen, ga naar de knop Samenvoegveld invoegen en kies het juiste gegeven. Doe dit voor elk veld in de brief.
  • Daarna ga je weer naar Extra en dan Afdruk Samenvoegen.
  • Bij Stap 3 Gegevens met het bestand samenvoegen druk je op de knop Samenvoegen

Het kan voorkomen dat je slechts bepaalde regels wilt samenvoegen met de brief. In dat geval kun bij Samen te voegen records in Stap 3 aangeven welke regels je met de brief wilt samenvoegen.

Lees verder

© 2012 - 2022 Juliejulie, het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming is vermenigvuldiging verboden. Per 2021 gaat InfoNu verder als archief, artikelen worden nog maar beperkt geactualiseerd.
Gerelateerde artikelen
Lening en hypotheek samenLening en hypotheek samenHet samenvoegen van lening en hypotheek kan een aantrekkelijke optie zijn. Zo kunt u met een vast maandbedrag uw leencap…
Tutorial - Gepersonaliseerde brieven schrijven in WordTutorial - Gepersonaliseerde brieven schrijven in WordWie eenzelfde brief naar verschillende mensen wil versturen, kan de tekst intypen, het benodigde aantal keer kopiëren en…
Leningen goedkoop samenvoegen en oversluitenLeningen goedkoop samenvoegen en oversluitenLeningen goedkoop samenvoegen tegen een lagere rente en dan oversluiten. Bundel uw leningen, dat is vaak de voordeligste…

Microsoft Outlook  meer dan alleen email!Microsoft Outlook meer dan alleen email!Veel particulieren en bedrijven werken met Windows en gebruiken Microsoft Office. Dit onder andere voor email beheer dat…
Prijsdiscriminatie op het internetPrijsdiscriminatie op het internetHoe bescherm je jezelf tegen internetwinkels die jou extra willen laten betalen op basis van je gebruikersprofiel? Dit v…
Juliejulie (24 artikelen)
Laatste update: 24-02-2012
Rubriek: Pc en Internet
Subrubriek: Tips en tricks
Per 2021 gaat InfoNu verder als archief. Het grote aanbod van artikelen blijft beschikbaar maar er worden geen nieuwe artikelen meer gepubliceerd en nog maar beperkt geactualiseerd, daardoor kunnen artikelen op bepaalde punten verouderd zijn. Reacties plaatsen bij artikelen is niet meer mogelijk.