Word: Brief samenvoegen met lijst in Excel

De functie Afdruk samenvoegen in Word 2000 is heel gemakkelijk als je dezelfde brief wilt sturen naar verschillende mensen. De adressenlijst van mensen heb je dan opgemaakt in Excel. Het is mogelijk beide bestanden met elkaar te koppelen, zodat de gegevens uit Excel automatisch in de brief in Word worden geplaatst.

Afdruk samenvoegen van een brief in Word met een lijst in Excel

• De brief in Word
• De lijst in Excel
• Afdruk samenvoegen

De brief in Word

Maak de brief in Word. De gegevens, die je wilt vervangen kun je het best in hoofdletters zetten, zodat deze velden opvallen.
Sla vervolgens het bestand op, maar laat het bestand wel geopend.

De lijst in Excel

In rij 1 van de lijst in Excel dien je altijd de titels van de kolommen op te nemen. Voor een adressenlijst is het meest overzichtelijk om te werken met kolommen, die de volgende titels hebben: Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, Aanhef.
Natuurlijk is het mogelijk om hiervan af te wijken en andere gegevens toe te voegen.
Sla het bestand op, maar laat het bestand wel geopend.

Afdruk samenvoegen

• Ga terug naar de brief in Word.
• Ga naar Extra en vervolgens Afdruk Samenvoegen.

In het venster dat verschijnt kun je 3 stappen doorlopen.

• Bij Stap 1 Hoofddocument druk je op de knop Maken.
• Kies Standaardbrieven en daarna Actief venster
• Bij Stap 2 Gegevensbestand druk je op de knop Gegevens ophalen
• Vervolgens kies je Gegevensbestand koppelen
• Om het volgende scherm zoek je bij Zoeken in naar de juiste map, waar het Excel bestand is opgeslagen.
• Bij Bestandstype moet je wel MS Excel-werkbladen (*.xls) kiezen
• Selecteer vervolgens het bestand en druk op OK
• Kies vervolgens Heel werkblad, druk op OK
• Druk daarna op Hoofddocument instellen
• Het venster sluit zich en je bevindt je weer in de brief.

Nu kun je de velden, die in elke brief veranderen, erin plaatsen. Deze velden kun je vinden onder de knop Samenvoegveld invoegen.

• Dubbelklik op het woord dat je wilt vervangen, ga naar de knop Samenvoegveld invoegen en kies het juiste gegeven. Doe dit voor elk veld in de brief.
• Daarna ga je weer naar Extra en dan Afdruk Samenvoegen.
• Bij Stap 3 Gegevens met het bestand samenvoegen druk je op de knop Samenvoegen

Het kan voorkomen dat je slechts bepaalde regels wilt samenvoegen met de brief. In dat geval kun bij Samen te voegen records in Stap 3 aangeven welke regels je met de brief wilt samenvoegen.

Lees verder

• Excel formules: AANTAL.ALS en SOM.ALS
• Excel formules: ALS combineren met AANTAL.ALS en SOM.ALS
• Excel: afdrukken, rijen en kolommen vastzetten
• Word: Etiketten maken
• Excel: keuzelijst maken