Word: Brief samenvoegen met lijst in Excel

Word: Brief samenvoegen met lijst in Excel De functie Afdruk samenvoegen in Word 2000 is heel gemakkelijk als je dezelfde brief wilt sturen naar verschillende mensen. De adressenlijst van mensen heb je dan opgemaakt in Excel. Het is mogelijk beide bestanden met elkaar te koppelen, zodat de gegevens uit Excel automatisch in de brief in Word worden geplaatst.

Afdruk samenvoegen van een brief in Word met een lijst in Excel


De brief in Word

Maak de brief in Word. De gegevens, die je wilt vervangen kun je het best in hoofdletters zetten, zodat deze velden opvallen.
Sla vervolgens het bestand op, maar laat het bestand wel geopend.

De lijst in Excel

In rij 1 van de lijst in Excel dien je altijd de titels van de kolommen op te nemen. Voor een adressenlijst is het meest overzichtelijk om te werken met kolommen, die de volgende titels hebben: Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, Aanhef.
Natuurlijk is het mogelijk om hiervan af te wijken en andere gegevens toe te voegen.
Sla het bestand op, maar laat het bestand wel geopend.

Afdruk samenvoegen

  • Ga terug naar de brief in Word.
  • Ga naar Extra en vervolgens Afdruk Samenvoegen.

In het venster dat verschijnt kun je 3 stappen doorlopen.
  • Bij Stap 1 Hoofddocument druk je op de knop Maken.
  • Kies Standaardbrieven en daarna Actief venster
  • Bij Stap 2 Gegevensbestand druk je op de knop Gegevens ophalen
  • Vervolgens kies je Gegevensbestand koppelen
  • Om het volgende scherm zoek je bij Zoeken in naar de juiste map, waar het Excel bestand is opgeslagen.
  • Bij Bestandstype moet je wel MS Excel-werkbladen (*.xls) kiezen
  • Selecteer vervolgens het bestand en druk op OK
  • Kies vervolgens Heel werkblad, druk op OK
  • Druk daarna op Hoofddocument instellen
  • Het venster sluit zich en je bevindt je weer in de brief.

Controleer of de werkbalk Afdruk samenvoegen al zichtbaar is. Desnoods dien je deze in te stellen door naar Beeld te gaan, Werkbalken te kiezen en dan Afdruk samenvoegen aan te vinken.

Nu kun je de velden, die in elke brief veranderen, erin plaatsen. Deze velden kun je vinden onder de knop Samenvoegveld invoegen.
  • Dubbelklik op het woord dat je wilt vervangen, ga naar de knop Samenvoegveld invoegen en kies het juiste gegeven. Doe dit voor elk veld in de brief.
  • Daarna ga je weer naar Extra en dan Afdruk Samenvoegen.
  • Bij Stap 3 Gegevens met het bestand samenvoegen druk je op de knop Samenvoegen

Het kan voorkomen dat je slechts bepaalde regels wilt samenvoegen met de brief. In dat geval kun bij Samen te voegen records in Stap 3 aangeven welke regels je met de brief wilt samenvoegen.

Lees verder

© 2012 - 2020 Juliejulie, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Tutorial - Gepersonaliseerde brieven schrijven in WordTutorial - Gepersonaliseerde brieven schrijven in WordWie eenzelfde brief naar verschillende mensen wil versturen, kan de tekst intypen, het benodigde aantal keer kopiëren en…
Mp3-bestanden handig en snel online inkorten en samenvoegenMp3-bestanden handig en snel online inkorten en samenvoegenEen belangrijk gesprek, uw favoriete muziek of andere geluiden kunt u tegenwoordig handig opnemen met uw mobiele apparaa…
Waarom wordt Microsoft Office zoveel gebruikt?Waarom wordt Microsoft Office zoveel gebruikt?Al jarenlang is Microsoft Office het meest gebruikte programma in het bedrijfsleven. Maar waarom is dit programma nu eig…
Werken met OfficeWerken met OfficeIedereen kent het programma Office, en ook heel veel mensen gebruik het programma thuis, op school of op het werk. Offic…

Microsoft Outlook  meer dan alleen email!Microsoft Outlook meer dan alleen email!Veel particulieren en bedrijven werken met Windows en gebruiken Microsoft Office. Dit onder andere voor email beheer dat…
Prijsdiscriminatie op het internetPrijsdiscriminatie op het internetHoe bescherm je jezelf tegen internetwinkels die jou extra willen laten betalen op basis van je gebruikersprofiel? Dit v…

Reageer op het artikel "Word: Brief samenvoegen met lijst in Excel"

Plaats een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Reacties

Ankie, 28-04-2015 09:03 #2
Als je de velden in je samenvoegdocument hebt toegevoegd, druk dan op de toetsen Alt-F9. De velden zien er nu anders uit, bijvoorbeeld {MERGEFIELD datumveld} (waarbij "datumveld" de naam is van het veld waarin je de datum opslaat). Voeg nu achter je datumveld de volgende tekst toe:@ "d MMMM yyyy"

Dan staat er dus {MERGEFIELD uwdatumveld @ "d MMMM yyyy"}. Druk op ALT-F9 om de normale veldweergave terug te krijgen. en klik op rechtermuisknop - veld bijwerken. Daarmee krijgt u de normale notatie.

Via Google kan je veel verschillende datumnotaties vinden, afhankelijk van of je bijvoorbeeld 01-01-2015 (@ "dd-MM-yyyy") of 1 januari 2015 (@ "d MMMM yyyy")wilt.

Claudia, 21-04-2015 15:55 #1
Goedendag,

In de kolommen heb ik een titel: "Datum" met de Nederlandse formaat dd/mm/jjjj, na de samenvoeging krijg ik op de brief een andere weergave, blijkbaar een Amerikaanse formaat mm/dd/jjjj.
Hoe krijg ik op mijn brief de gewenste data formaat?

Alvast bedankt

Claudia Ortiz

Infoteur: Juliejulie
Laatste update: Februari 2012
Rubriek: Pc en Internet
Subrubriek: Tips en tricks
Reacties: 2
Schrijf mee!