Microsoft Outlook – meer dan alleen email!

Veel particulieren en bedrijven werken met Windows en gebruiken Microsoft Office. Dit onder andere voor email beheer dat ze dan in Outlook bijhouden. Maar behalve email beheer is er natuurlijk veel meer mogelijk in Outlook.

Takenlijst bijhouden in Outlook

Je kunt van een ontvangen email een taak maken en vervolgens hier een status van bijhouden. Dit doe je als volgt:

• Sleep het bericht met de taak naar de snelkoppeling “taken” links onderin het scherm.
• Een nieuw taakvenster verschijnt op het scherm
• Selecteer een begin- en of einddatum
• Verwijder eventueel nu het oorspronkelijke bericht/email

Op deze manier heb je je taken compleet met de instructies uit de email op een rijtje. Je kunt dan in de taak ook nog notities voor jezelf erbij zetten voor meer informatie. Hierdoor hoef je je originele emails niet meer in je inbox te bewaren en je hoeft ook geen emails uit te printen, wat weer papierverbruik vermindert.

Beheer van bestanden

De meeste mensen beheren hun bestanden in Windows alleen via de Windows Verkenner, maar wist je dat dit ook gewoon in Microsoft Outlook kan? Dit doe je zo:

• Selecteer in de outlookbalk de groep “overige”
• Klik nu op “Mijn documenten”. De inhoud van de map wordt in de opmaak van de “verkenner” op het scherm geplaatst.
• Via de knop “mijn documenten” kun je nu ook de inhoud van een andere map bekijken.
• Open de “mappenlijst en selecteer een andere map

Je kunt de “mappenlijst” openhouden door deze te openen en op het icoon van de punaise te klikken.

Combineer Outlook met je Hotmail

Wil je je Outlook en Hotmail accounts in één systeem hebben, dan kun je dit doen door de “Outlook Hotmail Connector” te installeren. Zorg er wel voor dat je de versie installeert die past bij de Outlookversie die je gebruikt. Na installatie van dit programma wordt gevraagd of je een Hotmail account aan je outlook wilt toevoegen. De Outlook Hotmail Connector is te downloaden via:
http://office.microsoft.com/en-us/outlook/microsoft-office-outlook-hotmail-connector-overview-HA010222518.aspx

Sneltoetsen in Outlook

Hieronder enkele sneltoetsen voor veelgebruikte acties in Outlook:
Nieuw bericht aanmaken : Ctrl + Shift + m
Beantwoorden bericht : Ctrl + Shift + r
Doorsturen bericht: Ctrl + Shift + f
Markeren als gelezen: Ctrl + u
Markeren als ongelezen: Ctrl + q
Opslaan bericht: Ctrl + s
Verzenden bericht : Ctrl + Enter

Standaardteksten instellen

In Outlook kun je een zogenaamde “handtekening” instellen, die je gebruikt in je email correspondentie. Dit hoeft niet letterlijk een handtekening te zijn maar het kunnen ook adresgegevens zijn of een stuk met standaardtekst. Om dit in te stellen doe je het volgende:

• Ga naar “Extra”, “Opties” en vervolgens ga je naar het tabblad “email-indeling”.
• Klik op de knop “handtekening” en vervolgens op “nieuw”.
• Typ nu de tekst die je in je handtekening wilt en de eventuele opmaak erbij en klik op “OK”.
• Stel in welke “handtekening” je standaard in je email wilt gebruiken (als je dit zou willen). Dit betekent dat je als je een nieuw bericht aanmaakt, de tekst/gegevens al in het nieuwe bericht zullen staan.
• Om handmatig je handtekening in je email te zetten, ga je in het email bericht naar “invoegen” en “handtekening”. Nu kies je de handtekening die je wilt invoegen.

Stemknoppen in Outlook

Als je een email stuurt aan meerdere mensen waar je een antwoord/reactie van verwacht, kun je zogenaamde “stemknoppen” gebruiken in je email. De ontvangers kunnen dan een reactie geven door middel van één van de stemknoppen.
Om stemknoppen aan te maken, maak je eerst een email aan en vervolgens doe je dit:

• Kies “standaard” en “opties”
• Vink het selectievakje “stemknoppen gebruiken” aan.
• Kies de standaardoptie (ja/nee/misschien) die er al staat of maak je eigen stemknoppen aan.
• Typ in het tekstvak de stemknop teksten met een puntkomma ertussen (na iedere optie).

Attendeer in het emailtje wel even de mensen op het feit dat ze via de stemknoppen kunnen reageren.