Microsoft Word – Handigheidjes om tijd te besparen!

Microsoft Word is één van de meest gebruikte tekstverwerkingsprogramma's ter wereld. Toch heeft Word meer functies dan dat de meeste mensen weten of zelfs gebruiken. Hier een overzicht van handige functies in Word die je veel tijd en moeite kunnen besparen. Let op: Dit artikel is gebaseerd op de Word 2003 versie. De nieuwste versie van Word (MS office 7) heeft dezelfde opties maar zijn op een andere manier te vinden. Gebruik hiervoor de help versie in het programma.

Accenttekens typen

Op onze toetsenborden komen geen letters met accenttekens voor. Deze moeten we met behulp van de Alt-toets met een 3-cijferige code intoetsen. Maar er zijn nog 2 andere manieren om de accenttekens op een makkelijkere manier te typen.

1. Op sommige toetsenborden (met US internationale instellingen) kun je eerst het accent typen, gevolgd door de gewenste letter.
2. Houdt de “Ctrl” toets ingedrukt terwijl je het accentteken intoetst. Laat dan alle toetsen los en typ dan de gewenste letter.

Venster splitsen

Soms moet je in een document veel op- en neer scrollen om informatie van het ene deel in het document naar het andere deel te kopiëren en te plakken. Om dit makkelijker te maken kun je je document-venster in 2-en splitsen zodat het kopieren en plakken sneller gaat. Kies in het menu voor “venster” en vervolgens “splitsen”. Wil je dit weer ongedaan maken, dan kies je voor “venster” en “splitsing verwijderen”.

Paswoord instellen

Je kunt een document beveiligen zodat een ander het niet kan openen, maar je kunt een document ook beveiligen zodat het niet verder bewerkt kan worden. Je kunt hiervoor een paswoord instellen. Kies hiervoor de optie “extra”, dan “opties” en vervolgens “opslaan”. Je kiest dan het type beveiliging dat je wilt en een paswoord. Wil je bewerkingen in het document door anderen toestaan, maar ze automatisch laten markeren, dan kun je dit instellen via “extra” en “document beveiligen”.

Een (standaard) autotekst invoegen

Wanneer je vaak dezelfde teksten of tabellen gebruikt dan kun je hiervoor beter de functie “autotekst“ gebruiken. Een aantal voorbeelden van teksten die geschikt zijn voor de “autotekst” functie:

• Een handtekening
• Adresgegevens
• Leveringsvoorwaarden
• Bedrijfslogo
• Standaardbrieven

Je stelt een autotekst als volgt in:

1. Maak eerst de gewenste tekst, tabel of afbeelding inclusief eventuele opmaak.
2. Selecteer de Autotekst
3. Kies “invoegen”, dan “autotekst” en vervolgens “nieuw”.
4. Geef de autotekst een passende naam zodat je makkelijk kunt achterhalen welke tekst je gaat invoegen.
5. Klik op “OK”.

Om een autotekst te gebruiken kies je voor “Invoegen” en “autotekst” en vervolgens de naam van de autotekst die je wilt invoegen.

Automatische correctie

zijn er woorden die je vaak verkeerd intypt? Met behulp van de “autocorrectie” functie kun je ervoor zorgen dat Word dat bepaalde woord automatisch corrigeert.

• Kies “extra” en “autocorrectie”
• In het tabblad “autocorrect” typ je in het vak “vervangen” het foutief geschreven woord.
• in het vak “vervangen met” typ je het correct geschreven woord.

Een opmaak kopiëren

Wanneer je in een bestand iets hebt getypt met een bepaalde opmaak en je wilt deze opmaak ook toepassen op een andere tekst dan kun je dit doen met de "opmaak kopiëren" functie. Deze functie kun je in het menu bovenin herkennen als het icoontje met een kwast erin. Eerst klik je in de tekst met de opmaak die je wilt hebben en daarna klik je op het kwastje. Nu klik je in de tekst die je de opmaak wilt geven en de opmaak wordt automatisch toegepast in de nieuwe tekst. Zowel de letter- en alineaopmaak worden overgenomen (dues ook tabposities).