Digitale gegevens moeten veilig opgeslagen worden

Digitale gegevens blijven niet eeuwig bereikbaar op een usb-stick. Ook uw harde schijf kan het plotseling begeven, zodat u van het ene moment op het andere niet meer aan de gegevens kunt komen. Steeds meer persoonlijke en zakelijke gegevens worden immers niet meer op papier, maar vooral digitaal opgeslagen. Niet alleen op harde schijven, usb-sticks, cd’s dvd’s, maar ook in de “cloud”, de meest moderne manier van opslag. Er zijn echter ook nog steeds mensen die hun documenten enkele en alleen op de laptop of de desktop opslaan. Dat is niet echt slim, want op die manier zijn ze vaak alles kwijt, zodra het apparaat kapot gaat. Soms zijn de documenten door een computerdeskundige dan nog terug te halen, maar niet altijd. Het is daarom noodzakelijk om alles dat u maakt dubbel op te slaan, maar wat is nu de veiligste manier?

Voordelen van digitale opslag

De digitale opslag heeft veel voordelen. Ze bespaart veel ruimte, want waar u vroeger een aantal volle ordners vol papieren documenten van uw boekhouding in de kast had staan, hebt u nu slechts wat ruimte op bijvoorbeeld een harde schijf en een usb-stick nodig. Daarnaast kunt u die digitale gegevens steeds opnieuw uitprinten als het nodig is. De documenten worden niet beduimeld en oud, maar blijven perfect intact bewaard.

Snel te vinden

Tevens zijn digitale documenten sneller te vinden dan in een papieren archief, als ze tenminste ook op uw computer in digitale mappen zijn opgeborgen. U kunt een document snel kopiëren en doorsturen naar de belastingen, de gemeente en naar iedere instantie die ze nodig heeft en erom vraagt. Het zijn allemaal voordelen van de digitale opslag.

Nadelen van digitale gegevens opslag

Digitale gegevens zijn niet altijd compleet te beveiligen. De harde schijf op uw computer kan kapot gaan. Een usb-stick ook, maar kan bovendien wel eens zoek raken. Het is een klein ding dat al snel over het hoofd gezien kan worden. Zeker als u vaak gegevens mee wilt nemen naar andere plaatsen is het verstandig om een usb-stick te nemen die u zelf beveiligt en versleutelt, zodat een eventuele vinder niets met de informatie die daarop staat kan aanvangen. Cd's en dvd’s kunnen stuk raken door vallen, breken, enzovoort en ook de externe harde schijf kan wel eens kapot vallen.

Digitale gegevens moeten altijd dubbel opgeslagen worden, ook bij de thuiscomputer

Wie via de computer documenten maakt, moet deze altijd dubbel opslaan. Belangrijke brieven naar instanties, uw cv, foto’s van vakanties en van het gezin, belangrijke tekstdocumenten, belastingdocumenten, enzovoort moeten soms later nog als bewijs dienen en mogen beslist niet zoek raken. Sla daarom alles dat u gemaakt hebt niet alleen op de harde schijf van uw computer op, maar ook op een usb-stick, een externe harde schijf (voor veel bestanden of voor heel grote bestanden), een cd, dvd (bijvoorbeeld ook voor foto’s), of zet de bestanden in de cloud.

Opslag van digitale gegevens via de cloud

De cloud is de jongste manier van opslag. Vooral bedrijven zweren vaak bij deze opslag. Geen wonder. Bedrijven hebben vaak enorme digitale archieven en het is prettig als zij daarvoor een grote externe plaats hebben, waar zij die gegevens kunnen bewaren. Het woord “cloud” betekent in het Nederlands overigens gewoon “wolk”. Bij opslag in een “cloud” worden de gegevens online opgeslagen en staan dan ergens op de een of andere server, die daarvoor ruimte aanbiedt. Elke “wolk” is via een wachtwoord te bereiken.

Let op de gevaren

Deze manier van opslag is nog jong en er is nog weinig bekend over de gevaren ervan en de eventuele mankementen in de beveiliging van de digitale gegevens. Het kraken van wachtwoorden, het stelen van belangrijke gegevens, waarvan u dacht dat ze veilig stonden, het kwijtraken van gegevens, het is allemaal nog niet breeduit onderzocht, vooral omdat er nog niet genoeg gegevens over bekend zijn. Internetcriminelen zijn uitgekookt en verzinnen steeds weer wat nieuws. Het enige goede aan opslag in de cloud is dat ze bij brand, inbraak en andere beschadigingen van uw woning en/of bedrijf niet beschadigd kunnen worden.

Documenten terughalen

Met een nieuwe computer, laptop of tablet kunt u daar dan weer inloggen en uw documenten bekijken en bewerken. Mocht u uw hele thuis opslag kwijt zijn, dan kunt u vanuit die cloud ook weer nieuwe kopieën van uw daar opgeslagen documenten maken. Het is mogelijk om betaald ruimte te huren in de cloud, maar ook om gratis uw documenten daar op te slaan.

Voorbeelden van opslag in de cloud

Er zijn diverse plaatsen waar opslag in de cloud mogelijk is, bijvoorbeeld bij Microsoft via One Drive of bij Google via Google drive mogelijk is. Raakt de harde schijf van uw computer defect, dan hebt u op die manier altijd nog een andere plek waar u al uw documenten terug kunt vinden.

Niets houdt eeuwig, ook niet op een usb-stick

Al die hardware voor computers en de externe opslag van gegevens is echter niet bestand tegen de tijd. Zo is een usb-stick bij regelmatig gebruik na ongeveer tien jaar niet meer betrouwbaar. Een dvd en een cd kunnen vaak slechts vijf tot tien jaar gebruikt worden, afhankelijk van de frequentie van het gebruik. Plotseling is de informatie dan niet meer op te vragen. Een externe harde schijf kan wel veel langer mee, maar ook deze kan na verloop van jaren plotseling niet meer werken.

Digitale gegevens regelmatig controleren en kopiëren

Wilt u niets kwijt raken, zorg dan dat u uw gegevens regelmatig controleert en zo nodig verplaatst. Er zijn ook bedrijven die de digitale gegevens van een kapotte harde schijf kunnen terughalen, maar dat is niet in elk geval mogelijk. Print heel belangrijke gegevens altijd uit.

Koopcontracten en belangrijke gegevens

Vooral gegevens die als bewijs moeten dienen of met koopcontracten en de correspondentie daarover te maken hebben, kunnen het beste uitgeprint in een speciale map gestoken worden. Hetzelfde geldt voor polissen van verzekeringen, enzovoort. Raakt u de digitale bestanden daarvan kwijt, dan kunt u nog altijd de papieren informatie gebruiken.

Digitale gegevens moeten beveiligd worden met een goed wachtwoord

Digitale gegevens moeten even zorgvuldig behandeld worden als vroeger de papieren gegevens. Beveilig ze met goede wachtwoorden en zorg dat daar geen onbevoegden aan kunnen komen. Er zijn immers diverse kraakprogramma's die de meest eenvoudige, maar ook de moeilijkere wachtwoorden kunnen kraken.

Wachtwoorden niet in een lijstje op de computer opslaan

Sla uw diverse wachtwoorden ook nooit in een document op de computer op, want als u de computer (of de stick met de opgeslagen gegevens) kwijt raakt liggen al uw wachtwoorden op straat en kunt u overal nieuwe voor maken.

Een goed en veilig wachtwoord

Een goed wachtwoord bestaat uit minstens acht karakters. Neem vooral niet alleen letters of cijfers, maar een combinatie van hoofdletters, kleine letters, cijfers en leestekens. Gebruik niet alleen een geboortedatum van een gezinslid, uw trouwdatum, de naam van een kleinkind, of iets dergelijks, maar neem een combinatie, die u wel via een ezelsbrug kunt onthouden. Versleutel al uw informatie op de usb-stick en de externe schijf, zodat bij eventueel verlies of diefstal, een ander er niets mee aan kan vangen.

Bankgegevens nooit prijsgeven

Zet overigens nooit ofte nimmer bankgegevens, zoals een inlogcode of de pincode ergens op een schijf of stick “zodat u ze niet kunt vergeten” want bij eventueel verlies kan de dief uw rekening mogelijk leeg halen.

Lees verder

• Online bankgegevens versturen is niet verstandig
• Online communiceren met het thuisnetwerk
• Internetcriminaliteit via mail en omleidingen stijgt