Exchange Server, Microsoft Exchange Hosting

Dit is een server systeem (exchange servers) waarop het verzenden en ontvangen van email en/of andersoortige interactieve communicatie softwarematig is geregeld. Ook kan met exchange hosting bedrijfskritische informatie online, of via een wireless verbinding worden uitgewisseld. Het maakt daarbij niet uit hoe groot de organisatie is. Het systeem voorziet de organisatie van een goed back-up systeem.
Doordat met exchange hosting gemakkelijk toegang wordt verschaft tot bedrijfskritische informatie voor alle onderdelen van een organisatie wordt de een maximale efficiency bereikt op het gebied van bedrijfscommunicatie. Een exchange systeem is ontworpen om te kunnen communiceren met verschillende applicaties zoals bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Novell Groupwise. Daarnaast is een dergelijk systeem eenvoudig te onderhouden.

Wat Is Microsoft Exchange Service?

Microsoft Exchange Service (ook wel Microsoft Hosted Exchange genoemd) bestaat uit een mobiel email samenwerkingspakket waarin onderdelen als email messaging, gedeelde mappen en kalenders, adresboeken en takenlijsten zijn opgenomen. In tegenstelling tot de standaard POP3 email accounts, die zijn ontworpen dat ze na ontvangst van email deze van de server wissen, bewaart een gehoste exchange server de email op een dedicated server. Op deze manier kunnen medewerkers overal en altijd erbij via een webbrowser of een email client die is geïnstalleerd op een laptop, desktop of een PDA.

Voordelen Van Exchange Hosting

Met een exchange hosting ontwerp zijn email en andere opgeslagen data op exchange servers gemakkelijk benaderbaar met specifieke apparaten zoals personal computers of mobiele apparaten (Blackberry, treo, Qpocket en smartphones). Exchange server systemen bieden een totaal pakket van samenwerkende onderdelen aan zoals scheduling, contact- en taakmanagement mogelijkheden. De exchange server programma’s draaien op een Microsoft Windows Server platform en ondersteunen MAPI, POP3, IMAP4 en SMTP protocollen. Ook zorgt het exchange programma ervoor dat emailboxen, kalenders, adresboeken en taaklijsten (op mobiele apparatuur) worden gesynchroniseerd met de exchange server.

Een ander voordeel is dat er contact kan worden onderhouden met medewerkers op ieder willekeurig moment, ervan uitgaande dat deze medewerkers de beschikking hebben over een mobiel apparaat.

En het grootste voordeel is dat exchange hosting de enorme kostenpost voor ict onderhoud naar beneden brengt. Zo blijft er meer bedrijfswinst over.

Typen Hosting

Zelf Gehoste Exchange Server
Een zelf gehoste exchange server kent de volgende aandachtspunten:

Hoge initiële investeringskosten. Om een exchange server op te zetten moet er hardware, software, IT expertise worden aangekocht. Daarnaast moeten de medewerkers die ermee gaan werken worden getraind. Ook gaat er veel tijd zitten in het testen van het systeem, voordat het in productie kan gaan.

Lopende kosten. Het in de lucht houden van de server is een eigen verantwoordelijkheid. Denk hierbij aan het onderhoud en de updates van de software, hier kan veel tijd in gaan zitten en is dus per definitie een kostbare aangelegenheid.

Mate van vrijheid. In tegenstelling tot gehoste servers is bij self-hosting de vrijheid onbeperkt. Aanpassingen aan het systeem kunnen zo worden gedaan dat er een optimale situatie voor de bedrijfsprocessen ontstaat.

Hoog commitment. Alle medewerkers die met een exchange hosting systeem gaan werken moeten hier ook volledig achterstaan. Eén zwakke schakel kan het gehele proces vertragen.

Gehoste Exchange Server
Een exchange server die wordt gehost (buiten de deur) kent de volgende aandachtspunten:

Lage initiële kosten. Voor het hosten wordt een vast bedrag betaald. Dit valt vaak in het niet vergeleken bij de kosten van aanschaf van een server, software en it-expertise. Bovendien is deze manier sneller toegankelijk.

Financieel voorspelbaar. Op basis van de prijsafspraken kan precies worden voorspeld wanneer welke kosten voor het hosten moeten worden betaald.

Het beheer is volledig uitbesteed. Het onderhoud van de server, hardware en software, wordt gedaan door een andere partij. Dit scheelt veel tijd en dus kosten.

Geen externe afhankelijkheden. Met betrekking tot de exchange server onderhoudt de partij die de server host alle contacten met andere partijen op het gebied van support, opleidingen en certificering.

Nu is het niet zo dat een zelf gehoste exchange server altijd een slechte keuze is. Het grote voordeel van deze vorm is dat er alle vrijheid is om de server zo aan te passen dat er een best-fit is met de bedrijfsprocessen. De keuze in type hosting hangt sterk af van de wensen van een organisatie op dit gebied.