(MOSS) Microsoft Office SharePoint Services

Microsoft heeft ‘iets’ ontwikkelt en op de markt gebracht, de één noemt het een programma, de ander een toepassing en weer een ander noemt het een platform, sommige doen het af als "Document Management System". Alhoewel SharePoint alweer en aantal jaren op de markt is lijkt het nu toch steeds meer bekendheid te krijgen. Maar wat “het” nou toch precies is valt lastig uit te leggen, zeker als je niet uit de ICT-branche komt, of een sterke voorkeur voor “simpel” hebt. Onderstande uitleg verklaard al snel wat SharePoint is …..
“SharePoint2010 biedt met de managed metadata tool mogelijkheden voor Enterprise informatiestructurering, taxonomieën, metadatering en search... specifieke toepassingen van onder andere columns, tagging, content types, views, managed metadata, best bets en taxonomies; ... complete SharePoint informatie-architectuur. Advies of u voldoende heeft aan de standaard mogelijkheden die SharePoint biedt of dat u beter add-ons kunt overwegen. Het is een geïntegreerde suite om mensen, processen en gegevens bijeen te brengen. SharePoint wordt vaak als een raamwerk beschreven dat als basis dient voor intranet; extranet en zelfs om internet sites te maken. Met SharePoint Server kunt u eenvoudig live, interactieve BI-portals (Business Intelligence) maken waarmee belangrijke bedrijfsgegevens uit verschillende bronnen worden verzameld en weergegeven met geïntegreerde BI-voorzieningen”

SharePoint, volgens Jip & Janneke...

SharePoint zou kan worden gezien als een “platform” dat ruimte biedt aan een virtuele werkruimte. Deze werkruimte wordt gedeeld door meerdere medewerkers die via een bedrijfsnetwerk of webservice toegang hebben tot deze “workspace”. Dit is natuurlijk met name interessant voor de wat grotere bedrijven en bedrijven met vestigingen in andere landen. SharePoint op een stand-allone station bruiken heeft dus niet zoveel zin. In deze werkruimte, of werkruimtes kunnen groepen mensen samenwerken aan documenten, informatie vinden, taken van zichzelf en anderen monitoren, communiceren, agenda’s delen, en al wat er, normaliter, nog meer in een fysieke kantooromgeving zou kunnen gebeuren. Het heen en weer sturen van documenten, bijvoorbeeld ter revisie of als update, is niet meer nodig. Deze kunnen direct op de “site” worden gepubliceerd en door de mogelijkheid van versiebeheer, en in, -en uitchecken krijgt men altijd de beschikking over de meest actuele en gecontroleerde versie.

Standaard heeft SharePoint een groot aantal “Web Parts” aan boord. Dit zijn toepassingen die op een aangemaakte site kunnen worden geïnstalleerd, gewoon een kwestie van aanvinken.

Een aantal van deze “Web-Parts” zijn:

• Mededelingen
• Kalender (Outlook)
• Foto’s
• Een “Part” waar hyperlinks kunnen worden geplaatst
• Gedeelde documenten
• Taken
• Formulierenbibliotheek
• Overzicht van gebruikers in/out
• Documenten
• Excel bestanden

Een “Web-Part” is in feite een vooraf gedefinieerde “veld” welke op zich ook weer volledig aan te passen is qua kolommen, beschrijving, indeling, tabellen, toegang, en beveiliging.

SharePoint heeft ook een zeer uitgebreide zoekfunctie (á la Google) waardoor binnen een site eenvoudig gezocht kan worden op documenten. Door het kunnen meegeven van kenmerken (metadata) tijdens het opslaan van documenten wordt de zoekfunctie extra krachtig.

Voor de ontwikkelaars biedt SharePoint de keuze om diverse filters, KPI’s (dashboard), of Buisiness data uit de “Web-Parts” te kiezen en met enkele klikken te activeren. Het ontwikkelen van een SharePoint omgeving is maatwerk en kan het beste overgelaten worden overgelaten aan de mensen die er verstand van hebben. Maar het platform biedt absoluut voordelen voor bedrijven. Ook wordt door de inzet van SharePoint wwer een stapje gezet in de digitale toekomst van het “virtual office” en Web 2.0. Het merendeel van de nu ontwikkelde applicaties zijn te integreren, of te gebruiken, met platforms als SharePoint en gelijkende systemen.

De beschrijving van SharePoint op z’n “Jip en Jannekes” is bewust simpel, en daardoor hopelijk begrijpelijk, gehouden.
Voor hen die over de aanschaf of overstap denken is het zaak om zich te verdiepen en te laten voorlichten. SharePoint is weliswaar een mooi product, maar wel afhankelijk van de situatie waarvandaan gestart wordt. Het is ook geen "prgramma dat "even geinstalleerd wordt" , maar op maat dient te worden gemaakt, veelal door het gebruik van SharePoint Desinger. Vanaf het beging moeten verwachtingen worden vastgesteld en wat het uiteindelijke doel is. Pas dan kan SharePoint optimaal benut worden.