Modellen maken met Powerpoint

Wie kent ze niet de voorbeelden voor presentaties in Powerpoint. Maar zou u niet een powerpoint-model willen waarop uw eigen bedrijfslogo staat. Niet op elke dia telkens weer dat plaatje moeten neerzetten, nee het moet vanzelf op iedere dia komen te staan. Dat kan! Dit artikel bevat een beschrijving voor het maken van uw eigen powerpoint-model. Dit model is de basis voor al uw (bedrijfs)presentaties.

Powerpoint

Powerpoint is een programma waarmee presentaties kunnen worden gegeven. En hoe mooi de voorbeelden van Powerpoint ook zijn, liever heeft u natuurlijk uw eigen bedrijfslogo staan op die presentatie.
Dit artikel is geschreven voor het werken met Powerpoint 2007. In Powerpoint 2003 of ouder zullen de menu-opties anders zijn.

Basisprincipes van Powerpoint

Om goed te werken met Powerpoint dient u een aantal dingen te weten over het pakket.
Powerpoint dient als ondersteuning van uw verhaal. Het (mondelinge) verhaal bevat alle tekst. De dia's in Powerpoint bevatten een samenvatting. Bijkomend voordeel van het gebruik van Powerpoint is dat door de punten en de samenvatting op de dia's, u tegelijkertijd een herinnering heeft om niets te vergeten bij het vertellen van uw verhaal.

De basis in Powerpoint is de dia. Een dia heeft vrijwel altijd twee vakken. Ruimte om een titel voor de dia op te geven en een vak waarin u bijvoorbeeld de tekst kunt typen. De titel vertelt waar de dia over gaat en de tekst daaronder is om wat in de titel staat, nog te verduidelijken. Doe dat in korte zinnen,gebruik steekwoorden. Het hele verhaal past vast wel op die dia, maar is achterin de zaal echt niet meer te lezen. Houd daar telkens rekening mee; is het nog wel te lezen achter in de zaal.

Dia indeling

De dia's kunnen een wisselende indeling hebben. Deze indeling bepaalt wat u op de dia kunt zetten. Een presentatie begint u met een dia waarop u de titel van uw presentatie weergeeft (de indeling van deze eerste dia is "Titeldia") daarna volgen meestal een aantal dia's waarop u tekst plaatst. De basis dia-indeling in Powerpoint (genoemd "Titel en object") heeft twee vakken, een vak voor de titel van deze dia en een vak voor tekst, een afbeelding of schema.
Soms zegt een afbeelding, een plaatje, meer dan woorden. U kunt afbeeldingen op dia's plaatsen, u kunt ze zelf tekenen u kunt schema's uit Excel overnemen. De basis dia met de twee vakken kunt u aanpassen afhankelijk van wat u op de dia wilt plaatsen. Daarnaast zijn er dia's met een indeling in twee kolommen (genoemd "Inhoud van twee"), lege dia's etc.. U kunt dus de 'indeling' van de dia aanpassen aan de inhoud van uw dia.

Kiezen van een andere dia-indeling

Om een nieuwe dia te selecteren met een andere indeling kunt u kiezen voor de keuze "Nieuwe dia" onder het lint met de tab "Start". Dit lint staat standaard al op de voorgrond.Kiest u nu uit de voorbeelden de dia met de juiste indeling.

Thema's voor uw dia's

Binnen Powerpoint heeft u diverse mogelijkheden om gebruik te maken van standaard dia's met een mooie vormgeving, een leuke achtergrondkleur en lettertype. Dit lijkt al op de modellen die we in dit artikel zelf gaan maken. Eventueel kunt u deze modellen, of thema dia's gebruiken om toch uw eigen model te gaan maken. Door het gebruik van deze standaard modellen zult u ook een beter beeld krijgen van het model dat we in dit artikel zelf gaan maken. Net als bij het gebruik van deze thema-dia's zult u ontdekken dat de opmaak en vormgeving voor elke dia wordt gebruikt. Welke indeling u ook kiest voor uw dia, het zal altijd in de kleuren en opmaak van het thema zijn.

Kiezen van een thema

De thema dia's zijn terug te vinden onder het lint "Ontwerpen". U ziet in dit lint 6 voorbeelden staan van thema's, maar let op er is een schuifbalk aanwezig waardoor u nog veel meer thema's kunt uitkiezen. Daarnaast kunt u deze thema's ook aanpassen in kleur, het gebruikte lettertype aanpassen en zelfs de lijnen en opvul effecten van het thema.

De thema's hebben fraaie namen als "Civiel" "Concours", "Gieterij", "Zonnewende". Hierbij horen dan ook dezelfde set in Lettertype en kleuren en effecten. Maar u kunt dus bij het thema Concours, het lettertype kiezen dat hoort bij Zonnewende, u kunt de kleuren voor de achtergrond kiezen die bij Gieterij horen en de effecten van Civiel. Op deze manier ontstaan er talloze mogelijkheden om uw eigen dia model te maken... maar nog steeds niet met uw bedrijfskleuren en logo! Dit komt later in het artikel echt nog aan de orde. Weten hoe Powerpoint werkt met de thema's zorgt voor een beter begrip van het pakket en de mogelijkheden en de modellen die we zelf gaan maken.

Heeft u nu bij het lint "Ontwerpen" een thema gekozen en daarvan de kleuren en bijvoorbeeld het lettertype aangepast, kunt u dit eigen ontwerp natuurlijk ook opslaan. Dit is nodig om uw model voor een volgende presentatie weer snel te kunnen terugvinden. Klikt u achter de 6 voorbeelden met thema's op de knop om alle voorbeelden te zien (driehoek naar beneden wijzend met een streepje erboven). Onderin ziet u drie keuzes staan; Meer thema's op Microsoft online, thema's zoeken en... Huidig thema opslaan. Kies voor deze laatste optie. De juiste map zal worden geopend en u ziet een standaard naam staan voor het eigen thema. De extensie van deze thema's is ".thmx" , laat deze extensie in ieder geval staan. Verder kunt u zelf een naam geven aan uw net ontworpen thema die u de volgende keer weer kunt herkennen als uw thema. Na het bewaren zult u zien dat bij de thema's uw thema bovenin het lijstje staat. Daaronder staan alle standaard thema's.

Probeert u eens een diapresentatie te maken op basis van een thema. U zult zien dat als u op de knop nieuwe dia klikt de basis van de dia weer hetzelfde is. Weer in het thema dat u net heeft gemaakt of het thema dat u heeft uitgekozen.
De modellen werken eigenlijk hetzelfde.

Een dia-model maken

Om een model te kunnen maken dient u het beeld op uw scherm aan te passen. Dat klinkt raar, maar u wilt gewoon niet meer de normale dia weergave maar het model zien waarop deze dia is gebaseerd. Deze weergave geeft u namelijk de mogelijkheid het model naar eigen wens aan te passen.
Klik op het tab boven het lint "Beeld" om dit lint op de voorgrond te plaatsen. Kies nu in de tweede groep van dit lint voor "Diamodel". De veranderingen die u ziet zijn vooral zichtbaar aan de linkerkant van het scherm. Bij de dia zelf ziet u waarschijnlijk dat er nu vakken aan de onderkant worden aangegeven om bijvoorbeeld een voettekst te plaatsen.
Met deze weergave in beeld kunt u uw eigen dia's ontwerpen en als basis gebruiken voor elke presentatie.
Hieronder een beschrijving voor het maken van eigen dia-modellen. Let u ook op het eerste tab aan de voorkant van het lint, daar staat nu de optie "Diamodel" in plaats van "Start".

Stap 1 De achtergrond van uw model

Als u bent uitgegaan van de basis dia in Powerpoint is uw achtergrond geheel wit.
Voor de achtergrond heeft u verschillende mogelijkheden. U kunt een kleur kiezen, u kunt deze kleur met een patroon weergeven, of met kleurverloop. Waar kunt u de achtergrond aanpassen.
Klikt u op het eerste tab "Diamodel" ongeveer halverwege ziet u staan de knop "Achtergrond". U kunt direct een achtergrondstijl kiezen, maar de kleuren zijn alleen in grijstinten dus kunt u beter kiezen voor weergave van alle mogelijkheden (in de onderste regel de knop met het pijltje naar rechts-beneden).
U ziet nu het venster "Achtergrond opmaken". Dit venster heeft twee opties links staan, "Opvulling" en "Afbeelding".
Laten we eerst maar eens kijken naar de mogelijkheden bij "Opvulling".

Opvulling van uw achtergrond

Bij de opvulling van uw achtergrond kunt u kiezen voor bijvoorbeeld een effen kleur, kleurovergang, opvulling met een patroon of bitmap of een afbeelding. Dit kunt u aangeven door op het keuze rondje te klikken met uw muis. Alle voorbeelden zullen hieronder worden doorgenomen, leest u het onderdeel dat u wenst toe te passen.

Het kiezen van een effen kleur, het eerste keuzerondje

Om even alle mogelijkheden te bekijken klikken we eerst op het bovenste rondje voor een opvulling met een effen kleur.
Door het aanklikken van dit rondje gebeurt er verder nog niets. U dient ook nog de kleur aan te geven. Dit kan onder de keuzerondjes door te klikken op het plaatje achter het woord "Kleur:" U krijgt standaard de kleuren te zien van het thema dat u gebruikt, maar u kunt ook gelukkig nog kiezen voor "meer kleuren". Als u bekend bent met Microsoft producten zult u dit venster vast herkennen. Zelf om de kleur van uw lettertype in Word te kiezen ziet u dit venster.
Het venster heeft twee tabbladen "Standaard" en "Aangepast". Bij het tabblad "Standaard" kunt u een aantal basiskleuren kiezen. Heeft u nu de kleurcodes voor de door u gebruikte bedrijfskleuren, kiest u dan voor het tabblad "Aangepast" en kunt u in waarden van rood, groen en blauw, uw eigen bedrijfskleur uitkiezen om te gebruiken op de achtergrond. Deze kleurcombinaties zou u nog even kunnen opvragen aan het reclamebureau dat uw bedrijfsstijl heeft ontworpen. Vult u de waarden in bij rood, groen en blauw. U kunt ook de doorzichtigheid van deze kleur aangeven. De door u gekozen kleur mengt zich dan met het wit van de achtergrond. Aan de onderkant van het venster "Achtergrond opmaken" vind u drie opties; "Achtergrond opnieuw instellen", als u het toch geen goed idee vindt, "Sluiten", waarbij u alleen deze basisdia aanpast (kijkt u ook naar de linkerkant van het scherm waar alle basisvormen van dia's staan), en als laatste en eigenlijk meest voor de hand liggende keuze "Overal toepassen". Kiest u voor deze laatste optie (overal toepassen) ziet u ook dat aan de linkerkant alle basisdia's uw kleur krijgen.
U heeft nu uw achtergrond kleur bepaald. Maar behalve effen waren er meer mogelijkheden om de achtergrond op te vullen.

Het kiezen van een achtergrond met kleurverloop (het tweede keuzerondje)

Bij het kiezen van een achtergrond met kleurverloop kunt u de manier kiezen waarop, als het ware het licht op de dia valt. Behalve waar het licht vandaan zou komen, kunt u ook twee verschillende kleuren in elkaar laten overlopen.
Kies voor het tweede rondje bij het venster "Achtergrond opmaken". Onder de keuze mogelijkheden komen nu de specifieke keuzen voor kleurverloop te staan.
De eerste optie is het kiezen van een aantal standaard kleurpatronen zoals regenboog, zonsondergang, woestijn.
De tweede optie is het kiezen van het type kleurverloop. Keuzes als een rechthoekig patroon, schaduw vanuit de titel.
Bij de derde optie is de richting van het licht te kiezen.
Bij de keuze van een lineair type kleurverloop is het aantal graden in te stellen (de hoek). Hoe schuin is het kleurverloop op de dia.
Let op de nieuwe keuze kleurbeëindigingsovergangen. Dit is een leuke keuze waarbij meer mogelijkheden zijn dan ooit tevoren. Hiermee kunt u voor elke beëindiging (grens naar de andere kleur) bepalen welke kleur u kiest. U kunt ook zelf beëindigingen toevoegen en zo met meerdere kleuren tegelijkertijd werken. In voorgaande versies van Powerpoint was het alleen mogelijk met twee kleuren te werken als u niet voor een standaard kleurverloop koos, nu kunt u met veel meer kleuren werken.

Opvulling voor de achtergrond met een figuur of bitmappatroon

Bij deze optie, de derde mogelijkheid voor het bepalen wat op de achtergrond van de dia komt te staan, is het mogelijk een afbeelding, een bedrijfslogo of een foto van het kantoorpand te plaatsen op een standaard dia.
Eigenlijk zijn er hier drie mogelijkheden.
Het werken met een bitmappatroon, voorbeelden zoals papier, bruin marmer, graniet.
Dan kunt u werken met afbeeldingen. Deze afbeeldingen zijn te uit een willekeurig bestand te halen. Dus ook door u gemaakte foto's. En de derde optie is het werken met illustraties, getekende plaatjes die ook weer standaard worden aangeboden door het pakket zelf.
Voor het plaatsen van uw bedrijfspand als achtergrond heeft u dus een foto nodig en kunt u door te kiezen voor de optie "Invoegen uit: Bestand" deze als standaard achtergrond gebruiken voor uw presentatie. Met de optie "Doorzichtigheid" kunt u uw foto wat wazig en lichter maken, zodat ook tekst nog te zien is en niet alle aandacht uitgaat naar de foto van het kantoorpand. Bent u tevreden met het effect, kiest u ook nu weer voor de knop aan de onderkant van het scherm "Overal toepassen".

Later zal blijken dat door deze foto te plaatsen in het model, elke volgende dia in uw presentatie vanzelf deze foto als achtergrond krijgt. Eerst nog even uw bedrijfslogo plaatsen in het model.

Het plaatsen van een bedrijfslogo in het dia model

We hebben net gezien hoe u de achtergrond zelf kunt bepalen en in uw bedrijfskleuren kunt omzetten, of zelfs een afbeelding kunt plaatsen op de achtergrond. Dan nu nog uw bedrijfslogo.
Vrijwel altijd wordt door de drukkerij waar u het logo heeft laten ontwikkelen een afbeelding aan u meegegeven, een plaatje waarschijnlijk in *.jpg formaat. Zo niet, vraagt u hier dan nog eens om.
Deze afbeelding is ook in het model te plaatsen.
Gaat u naar de tab "Invoegen" en kiest u daar voor een "Afbeelding". Selecteer uw bedrijfslogo en klik op "Invoegen".
Het logo zal nu waarschijnlijk te groot zijn en niet op de juiste plaats staan. Wellicht heeft het ook een witte achtergrond die nu een raar wit kader geeft bij de gekleurde achtergrond. Ook dat gaan we oplossen.

Als u met uw muis in het midden van de afbeelding gaat staan ziet u een vierpuntige pijl. Hiermee kunt u de afbeelding naar de juiste positie verplaatsen. Als u met de muis op de randen van de afbeelding gaat staan zal de muisaanwijzer de vorm aannemen van een tweepuntige pijl. Nu kunt u de afbeelding groter op kleiner maken.
Probeert u het maar.
Staat de afbeelding op de juiste plaats en heeft hij de juiste afmetingen dan kunnen we de witte achtergrond gaan weghalen.

Klik indien nodig op de afbeelding zodat er op de hoekpunten bolletjes en vierkantjes staan (selecteer de afbeelding).
Klik nu op de knop boven het lint, rechts op het scherm "Opmaak" onder de tekst "Hulpmiddelen voor afbeeldingen". Ziet u dit niet staan, dan is de afbeelding nog niet geselecteerd. Klikt u dan opnieuw op de afbeelding die u wilt aanpassen.
Heeft u op de knop "Opmaak" geklikt kunt u nu op zoveel manieren uw logo aanpassen, een 3d weergave een schaduw toevoegen, andere kleuren... noem het maar op. Probeert u hier rustig eens mee te experimenteren. Ik ga nu eerst vertellen hoe u de achtergrondkleur, het wit, kunt weghalen om uw logo heen.

Een doorzichtige kleur instellen

Helemaal links in het lint ziet u (onderaan) de optie staan "Andere kleuren", klik hierop met uw muis.
Klik vervolgens op weer de laatste optie "Doorzichtige kleur instellen". Uw muis lijkt nu op een potlood met een half vierkantje er onder. U kunt nu één kleur aanklikken die doorzichtig zal worden. Klik dus nu op het wit om uw logo. En klaar, u houdt alleen uw logo nog over geplaatst op de door u gemaakte achtergrond. Deze afbeelding komt niet vanzelf op de verschillende dia-indelingen. Kopieer deze afbeelding en plak ze door in de linkerbalk op het scherm op de andere dia indelingen. U hoeft niet elke dia indeling aan te klikken en uw logo daar te plaatsen. Kies de dia-indelingen die u ook daadwerkelijk bij uw presentaties toepast. Gebruikt u nooit een geheel lege dia, dan hoeft u in deze indeling ook uw logo niet te zetten. Het plaatsen van uw logo op elke dia indeling is even werk, maar daarna kunt u hiervan onbeperkt gebruik maken. Voor elke nieuwe presentatie. Let u na het plaatsen van het logo nog wel even op de vakken voor de tekst. De titel bijvoorbeeld. Ook deze vakken kunt u aanpassen, verplaatsen, smaller maken, om te zorgen dat de tekst en het logo niet over elkaar heen gaan lopen. Past u de vakken voor de teksten aan aan uw wensen.
Uw eigen model dia is klaar. Sluit de model weergave met de laatste knop in het lint.

Opslaan van uw model

Sla het model bij voorkeur op als sjabloon via de optie "Opslaan als" en geef een naam aan dit sjabloon.
U kunt nu iedere nieuwe presentatie die u gaat maken, dit sjabloon openen en als u dit probeert ziet u dat op elke nieuwe dia die u kiest, uw achtergrond en logo vanzelf worden geplaatst en heeft u de tekstvakken aangepast, dan zullen ook deze veranderingen voor iedere dia vanzelf worden toegepast. U kunt het model ook als een normale presentatie opslaan maar bij het gebruik van een sjabloon is de kans klein dat u het model per ongeluk verandert.

Hoe kan ik mijn model weer openen?

Voor het maken van een nieuwe presentatie op basis van uw model, opent u het sjabloon.
Klik op de windows knop helemaal links op uw scherm en kies voor "Nieuw" (een nieuwe presentatie op basis van een sjabloon). Dus u kiest niet voor "Openen"! Waarschijnlijk ziet u uw presentatie hier al staan bij de optie "Laatst gebruikte sjablonen". Selecteer uw sjabloon en klik op de knop "Maken" en u kunt uw nieuwe presentatie gaan samenstellen.
Ziet u uw presentatie niet staan kiest u dan (na de optie "Openen") voor de optie in de linkerbalk "Mijn sjablonen". Hier staat uw presentatie altijd. Bij de optie "Mijn sjablonen" is er geen knop "Maken" maar dient u te kiezen voor "Openen". Ook nu kunt u een nieuwe presentatie gaan samenstellen.