ERP-software, wat is het?

Net zoals de computer de laatste decenia zich heeft ontwikkeld, is ook de bruikbare software verder ontwikkeld. ERP is een voorbeeld van een ontwikkeling op computergebied wat door veel bedrijven wordt gebruikt. ERP staat voor Enterprise Resource Planning en wordt gebruikt als ondersteuning binnen een organisatie. Door een ERP-pakket hoeven gegevens slechts in één database verwerkt te worden en kunnen ze over de gehele organisatie voor alle verschillende activiteiten gebruikt worden

De ontwikkeling van software

• Rekenfunctie: van de computer werd in eerste instantie de rekenfunctie gebruikt. Het verschil met een rekenmachine is dat de computer grotere sommen op kon lossen.
• Ondersteuning administratie: later kon de computer ook gebruikt worden ter ondersteuning van de administratie. Iedere afdeling kon zijn eigen documenten opstellen om gegevens in de verwerken of op te slaan.
• Real-time systemen (MRP): je hebt MRP I en MRP II. MRP I is rond 1975 ontwikkelend en staat voor het Material Requirements Planning-concept. Hierbij werd met behulp van stuklijsten (ofwel Bill Of Material, BOM) en de verwachte vraag (prognose) een productieplanning gemaakt. Hierbij wordt de productie teruggerekend van de leverdatum naar de vereiste inkoopdatum en alle stadia die daar tussen in liggen. MRP II staat voor Manufacturing Resource Planning en is enkele jaren later ontstaan. Hierbij wordt in de planning ook rekening gehouden met de productiefactoren mens en machine.
• Geïntegreede systemen zoals ERP: later zijn de morgelijkheden van MRP II uitgebouwd met andere modules, zoals mogelijheid om financiële gegevens te verwerken. De mogelijkheden van ERP groeien nog steeds, zo kunnen er nu ook CRM (Customer Relation Management) gegevens in verwerkt worden. Dat komt doordat de gegevens van de afzonderlijke modules (die vaak toebehoren aan de verschillende afdelingen), door middel van ERP gecombineerd kunnen worden. Daardoor ontstaan er nieuwe inzichten.

Implementatie

De implementatie van ERP-software is vaak een langdurig intensief proces. Bedrijven werden voor de invoer van een pakket vaak met verschillende programma's op de verschillende afdelingen. Het is geen uitzondering dat hier nog oude DOS-programma's (staat voor Disk Operating System en dit oude besturingsprogramma werkt via commando's) tussen zitten. Daarnaast brengt de implementatie van een ERP-pakket grote veranderingen met zich mee; bedrijfsprocessen veranderen vaak drastische en het kost tijd voor de medewerkers om daar aan te werken. Daarnaast brengt verandering altijd weerstand met zich mee.
Toch is ERP populair en moeten er dus genoeg voordelen zijn om wel te kiezen voor het intensieve traject van de implementatie van ERP-software. Dat komt doordat de effectiviteit* en efficiëntie** van processen verbeterd kan worden door een ERP-pakket. Daarmee kan tijd en geld bespaart worden, maar ook nieuwe informatie verkregen worden.

• De start van het implementatieproces begint bij het selecteren van een pakket. Er zijn enorm veel pakketen, maar de bekendste zijn BAAN en SAP. Om een geschikt pakket te kunnen selecteren moet een bedrijf eerst een plan met eisen (PVE) en een lijst met wensen maken. Door deze lijsten te hanteren kan een selectie gemaakt worden uit de pakketten door eerste te kijken welke pakketten voldoen aan de minimale eisen. Vervolgens kan gekeken worden welke pakketten de meeste pluspunten scoren met de gewenste andere opties.
• Wanneer er voor een pakket en dus een leverancier gekozen is, is het belangrijk dat de leverancier goed inzicht krijgt in de bedrijfsprocessen van de klant. Er zijn daarvoor veel gesprekken en bezoeken aan het bedrijf nodig. Door goed de tijd in deze fase te nemen, kunnen problemen in latere fasen voorkomen worden.
• Want vervolgens kunnen de hardware en software geïnstalleerd en ingevuld gaan worden. De informatie van de oude systemen moeten namelijk overgezet worden naar het nieuwe systeem. Hierbij moet de leverancier zorgen dat de mogelijke funties aansluiten aan de wensen van de klant die vooraf besproken zijn. Zo kunnen autorisaties (het toeschrijven van bepaalde rechten aan specifieke gebruikers) ingesteld worden.
• Ondertussen moeten de eindgebruikers opgeleid worden, zodat zij zo snel mogelijk goed overweg kunnen met het nieuwe pakket. Daarbij is het belangrijk dat ze weten hoe ze binnen het nieuwe pakket de dingen moeten doen die ze in het ouder pakket ook konden. Maar het is extra belangrijk dat ze ook weten wat het ERP-pakket extra kan, zodat het wisselen van software nut heeft en zich zelf terug gaat verdienen, Return on investment.

* Effectiviteit= de doeltreffendheid van inspanningen. Het gaat hierbij erom of de middelen het doel raken.
**Efficiëntie= de doelmatigheid van inspanningen. Het gaat dan om de mate van de benodigde middelen om een doel te bereiken.