Software-implementatie: tips voor uw bedrijf

Veel bedrijven onderschatten de invoering en implementatie van software binnen hun bedrijf. Doorgaans is een software-implementatie ingrijpend, waarbij de techniek (software) slechts een deel van het gehele proces omhelst. Het meest ingrijpend betreft mensen op een andere manier laten werken dan dat zij gewend zijn. Het implementeren van software is altijd een middel om iets anders te bereiken, nooit een doel op zichzelf. Diverse tips voor uw bedrijf helpen u de juiste beslissingen te nemen.

Managen van doelen en verwachtingen

Beschrijf vooraf concreet de doelen en verwachtingen van de intrede van nieuwe software binnen uw bedrijf. De praktijk wijst uit dat het hebben van verkeerde verwachtingen de kans op een mislukking laat toenemen.

De aanleiding voor nieuwe software binnen uw bedrijf kan divers zijn. Bijvoorbeeld omdat uw huidige softwarecontract afloopt, of omdat er met andere software efficiënter gewerkt kan worden.

Kiezen voor een softwareleverancier

Als de beslissing voor een nieuw softwarepakket is gemaakt, kunnen meerdere softwareleveranciers geselecteerd worden. Vraag deze partijen een demonstratie van hun software te geven. Stuur een uitnodiging naar meerdere partijen en selecteer partijen op basis van verschillende criteria. Leg ook referentiebezoeken af aan huidige klanten van softwareleveranciers om gevoel te krijgen bij de werkelijke prestaties van de leveranciers. Hieronder een aantal criteria voor het selecteren van softwareleveranciers:

• Prijs van de software (licenties)
• Prijs van de implementatie (consultancy)
• Prijs van onderhoudskosten (helpdesk)
• Aantal functies in het programma
• Gebruik van standaard functionaliteit, of mate van benodigd maatwerk (kostbaar)
• Aantal en kwaliteit van (klant)referenties
• Financiële situatie en stabiliteit van de softwareleverancier (zie Kamer van Koophandel)

Plan van Aanpak

Een software-implementatie omvat een groot aantal stappen. Werken met een planning is dus benodigd om overzicht en controle te behouden. Zeker wanneer het gaat om complete bedrijfssoftware (ERP). Een volledige planning met mijlpalen en werkpakketten heet een projectplan. Tijdens de implementatie doet de projectgroep zijn best de planning te halen. De projectgroep bestaat uit mensen van het IT-bedrijf en uit mensen van het te implementeren bedrijf (de klant). Stel aan weerskanten een projectleider aan, om de communicatie eenduidig te laten verlopen. Noteer ook de namen van alle betrokken personen en zorg dat deze personen tijd en capaciteit krijgen om aan dit project te werken.

Maak het PvA vereist en neem daarin alle onderdelen op. Maak het praktisch en tastbaar. Realiseer dat de werkelijkheid altijd anders gaat verlopen dan in het plan is bedacht. Zorg voor enige flexibiliteit tijdens de uitvoeringsfase, zodat bijgestuurd kan worden.

Standaard software of maatwerk

Bijna elke softwareleverancier verkoopt standaard software die voor iedereen hetzelfde is. Standaardisatie zorgt voor een efficiënte implementatie, omdat het wiel niet elke keer opnieuw uitgevonden hoeft te worden. Sommige klanten wensen een specifiek stukje software die nog niet eerder is ontwikkeld of uitgebracht. Dit noemt men 'maatwerksoftware'. Het voordeel van maatwerksoftware is dat het op maat ontwikkeld is, het nadeel is dat dit veel extra tijd en geld kan kosten tijdens een implementatiefase. Verstandiger is maatwerksoftware pas na de initiële implementatie aan bod te laten komen.

Start van de implementatie in uw bedrijf

Betrek eindgebruikers vanaf het begin van het project, of zelfs tijdens de selectie van de softwareleverancier. Het belangrijkste van een verandertraject is mensen enthousiasmeren en meekrijgen. Dit enthousiasme is uiteindelijk nodig om draagvlak te krijgen voor de nieuwe situatie en software.

Tijdens de implementatie

De projectleiders spreken elkaar frequent (wekelijks) tijdens de implementatie om de voortgang af te stemmen. Zij maken gebruik van een lijst van de openstaande acties en gebeurtenissen. Hierbij komen alle projectmanagementaspecten aan bod (GOTIK):

• Geld
• Organisatie
• Tijd
• Informatie
• Kwaliteit

Een software-implementatie kost veel geld, maar vergeet niet dat ook veel inzet van eigen werknemers nodig is om succes te behalen. Naast de projectgroep komt de stuurgroep, een groep mensen hoger uit de organisatie, per periode bij elkaar om de algehele voortgang te bespreken en strategische beslissingen te maken.

Oplevering van de software

Aan het einde van de implementatie wordt de software opgeleverd en de projectgroep ontbonden. Maak vooraf een lijstje met criteria waaraan bij oplevering voldaan moet worden. Laat bijvoorbeeld eindgebruikers diverse tests uitvoeren om te ervaren of aan de criteria voldaan is. Evalueer aan het einde met elkaar om eventuele vervolgtrajecten nog soepeler te laten verlopen.

Beheerfase

Na de oplevering gaat de beheersfase van start. Gebruikers dienen nog veel kennis en ervaring op te doen omtrent de software. Stel een hoofdgebruiker aan, die kan dienen als vraagbaak binnen uw bedrijf. Durf ook gemaakte afspraken bij te stellen, als in de praktijk blijkt dat eerdere beslissingen niet houdbaar zijn. Houd regelmatig contact met de IT-leverancier, om na te gaan waar optimalisaties toegepast kunnen worden.