Het archiveren van e-mail

Meer mensen willen hun e-mail archiveren. Sinds een aantal jaren is e-mail, door de komst van internet, één van de belangrijkste communicatiemiddelen van de mens. Vroeger werd er nog veel per mail opgeslagen, maar dat gebeurt steeds minder mensen. Er zijn verschillende manieren en programma's om uw e-mail op te slaan. Door het ontstaan van internet en de opkomst van e-mail als belangrijkste communicatiemiddel is er steeds minder behoefte aan papieren archivering. Veel instanties, zoals gemeenten, doen dit nog wel steeds, maar dat is omdat zij daar wettelijk toe verplicht zijn. Veel particulieren corresponderen vooral via de digitale snelweg en willen hun mail ook op deze manier archiveren. Ook kan het handig zijn om bijvoorbeeld contactgegevens te bewaren of om te zien met wie je waarover en wanneer contact hebt gehad.

Het archiveren van e-mails kan handig zijn en soms ook noodzakelijk, omdat veel afspraken en deals per e-mail worden vastgelegd. Sommige mensen laten hun mails gewoon in hun inbox staan, anderen verwijderen alle mail direct na verloop van tijd, maar er zijn verschillende manieren om mail te archiveren voor wie dat wil.

Archiveren in outlook

Veel ondernemers maken gebruik van het e-mailprogramma Outlook. Dat wordt meegeleverd met MS Office. In dit programma zit een volautomatische archieffunctie. Dit klinkt handig, maar is het niet. Vaak is het een hels karwei om de mail daarvandaan te halen, laat staan het zoeken naar specifieke berichten. Ook is de kans groot dat u een archiefbestand over de actuele Outlook heen kopieert. Dan bent u alle actuele mail met daarbij de attachments kwijt.

Backup maken van e-mailarchief

De beste manier van archiveren is waarschijnlijk door regelmatig een veiligheidskopie te maken. Deze bewaart u buiten Outlook in het geval dat het toch mis gaat. Dit bestand kan uw gehele mailhuishouding bevatten. Dit heeft overigens minder van doen met archiveren, maar meer met backuppen.

Opera

Een ander handig programma dat kan helpen de e-mail te archiveren is het Noorse programma Opera. Dit programma schikt de e-mails niet in aparte mappen, maar direct in een eigen database. Daardoor is het mogelijk om te zoeken op woorden, zinsdelen of tekstdelen. Een ander programma waar u mail mee kunt archiveren is Mail to File. Dit is een programma die alle mail opslaat op de server. Het voordeel daarvan is ook dat andere medewerkers, afhankelijk van de aan hen toegekende rechten, ook toegang hebben tot deze mails.

E-mail opslaan onder notarieel gezag

In sommige gevallen kan het nodig zijn dat een mail onder notarieel gezag wordt opgeslagen. Mails kunnen makkelijk vervalst worden. Tegelijkertijd worden er soms belangrijke afspraken gemaakt per e-mail. Deze afspraken hebben soms verstrekkende gevolgen en vaak kunnen er ook bepaalde rechten aan worden verleend. Zeker bij gevoelige deals kan het beter zijn om de e-mail(s) onder notarieel gezag op slaat. Dit is dan een waarborg tegen eventuele vervalsingen. Er zijn online diverse notariskantoren te vinden die zich hier mee bezig houden. Wanneer u contact heeft gehad, kunt u meestal de notaris cc’en als u een mail onder notarieel gezag wilt opslaan.