InfoNu.nl > Pc en Internet > Tips en tricks > Manage je mailbox (outlook), bespaar tijd en handige tips

Manage je mailbox (outlook), bespaar tijd en handige tips

Manage je mailbox (outlook), bespaar tijd en handige tips Met behulp van sneltoetsen en een aantal handige tips kunt u tot 2½ uur tijd besparen per week, wanneer u een gemiddelde van 30 mails per dag ontvangt. Een aanzienelijke tijdsbesparing voor zowel uzelf als uw werkgever. In dit artikel worden diverse handige tips gegeven om uw mailbox overzichtelijk te houden en sneller te werken met Outlook.

5 belangrijkste uitgangspunten

  1. Houd je mailbox zo leeg mogelijk (postvak IN) om het overzichtelijk te houden, denk aan bijvoorbeeld maximaal 10 mails.
  2. Bij binnenkomst mail beslis direct wat je wilt: kleine actie (tot 10 minuten) direct afhandelen, grote actie (> 10 minuten) inplannen om later af te handelen of onnodige mail direct verwijderen.
  3. E-mail is geen praatprogramma of discussieforum; mailen is zilver en spreken is goud.
  4. Beperk je tot de kern van de mail, korte bondige vraag en daaronder eventuele onderbouwing.
  5. Maak gebruik van sneltoetsen in het programma.

Wist u dat 29% van het kantoorpersoneel tussen de 100 en de 500 mails in zijn/haar inbox heeft staan. En maar liefst 10% boven de 500 mails uitkomt. U kunt zich vast wel voorstellen dat daardoor dingen vergeten worden en verkeerde prioriteiten gesteld worden.

Sneltoetsen

Windows heeft vele sneltoetsen, welke waarschijnlijk bij het overgrote gedeelte van het kantoorpersoneel bekend is. Echter naast de standaard sneltoetsen van Windows zijn er ook een heel aantal specifieke sneltoetsen voor Outlook. Hieronder een overzicht van de sneltoetsen welke er in Outlook gebruikt kunnen worden.

Navigatietoetsen binnen het menu

ToetscombinatieOmschrijving
Ctrl+1Ga naar inbox
Ctrl+2Ga naar agenda
Ctrl+3Ga naar contactpersonen
Ctrl+4Ga naar taken
Ctrl+5Ga naar notities
Ctrl+6Geef de mappenlijst weer (u komt in de huidige map van de mappenlijst uit)
Ctrl+8Ga naar logboek
Ctrl+SHIFT+IOverschakelen naar postvak IN
Ctrl+SHIFT+OOverschakelen naar postvak UIT

E-mail specifieke sneltoetsen

ToetscombinatieOmschrijving
F5Mail ophalen / scherm vernieuwen
F7Spellingscontrole
F9Alles verzenden en ontvangen
Ctrl+FMail bericht doorsturen
Ctrl+KControleren namen (in adresbalk nieuwe email)
Ctrl+MControleren namen (tijdens opstellen nieuwe mail)
Ctrl+PMail printen
Ctrl+QE-mail markeren als gelezen
Ctrl+RBeantwoord de mail
Ctrl+UE-mail markeren als ongelezen
Ctrl+SHIFT+GE-mail markeren voor opvolging
Ctrl+SHIFT+LVerzendlijstl aanmaken
Ctrl+SHIFT+ME-mail aanmaken
Ctrl+SHIFT+RE-mail beantwoorden aan allen
Ctrl+SHIFT+>Naar volgende mail
Ctrl+SHIFT+<Naar vorige mail

Agenda specifieke sneltoetsen

ToetscombinatieOmschrijving
Ctrl+GGa naar datum (u dient zich al in de agenda te bevinden)
Ctrl+SHIFT+AAfspraak aanmaken
Ctrl+SHIFT+QVergaderverzoek aanmaken

Naast deze genoemde sneltoetsen zijn er nog meer in gebruik, echter leert de ervaring dat de overige sneltoetsen dermate weinig gebruikt worden dat ik deze hier achterwege heb gelaten.

Gebruik van sneltoetsen kan u de volgende tijd uitbesparen:

Aantal mails (per dag)Winst per dagWinst per week
3030 minuten2½ uur
601 uur5 uur
801 uur & 12 minuten6 uur
1001 uur & 24 minuten7 uur

Praktische tips om nog sneller te werken

Meerdere bijlage in mail, in één keer opslaan

  • Open het mailbericht
  • Kies: bestand (in menubalk)
  • Kies: Bijlagen opslaan
  • Vervolgens kiest u: alle bijlagen opslaan
  • Selecteer de map waar u het wilt opslaan en klik op OK
Alle bijlagen in 1 keer op 1 plaats opgeslagen.

Meerdere bijlage in mail, in één keer printen

  • Ga op mailbericht staan
  • Kies: bestand (in menubalk) - afdrukken >> Gebruik de sneltoets Ctrl+P
  • Vink aan: bijlagen afdrukken

Zelf het onderwerp van een mail aanpassen

Dit is een instelling welke u 1x dient in te stellen, u krijgt hiermee de mogelijkheid om zelf het onderwerp van de mail aan te passen. Deze actie is voornamelijk handig indien er geen onderwerp aan een mail is gegeven of indien u het bericht op een andere manier voor uzelf wenst te archiveren (bijvoorbeeld door de toevoeging van uw eigen projectnummers.

  1. Ga naar Postvak IN
  2. Selecteer in de menubalk de optie 'Beeld'
  3. Kies vervolgens: 'Rangschikken op'
  4. Selecteer: 'Aangepast'
  5. Klik op knop: 'Overige instellingen'
  6. Zet het vinkje 'Directe celbewerking toegestaan' aan
  7. Klik op OK
© 2010 - 2019 Inge81, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Een verzonden email terughalen: zo werkt hetEen verzonden email terughalen: zo werkt hetIedereen kent het wel: je hebt net een email verstuurd en ontdekt ineens een stomme spelfout, je komt erachter dat je de…
Microsoft Outlook  meer dan alleen email!Microsoft Outlook meer dan alleen email!Veel particulieren en bedrijven werken met Windows en gebruiken Microsoft Office. Dit onder andere voor email beheer dat…
De virtuele secretaresseDe virtuele secretaresseWe zijn gewend dat een secretaresse zich op kantoor bevindt, haar kamer in de buurt van die van de manager. Dichtbij, zo…
Outlook Express - e-mail account instellenOutlook Express - e-mail account instellenOutlook Express wordt standaard meegeleverd bij Windows. Dit handige programma is een simpelere versie van het uitgebrei…
E-mail verzenden in Outlook, hoe doe je dat?E-mail verzenden in Outlook, hoe doe je dat?Als je nog niet vertrouwd bent met het internet, kan het zijn dat je ook nog niet precies begrijpt hoe je e-mails kunt v…
Bronnen en referenties
  • www.avk.nl

Reageer op het artikel "Manage je mailbox (outlook), bespaar tijd en handige tips"

Plaats een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Reactie

Carladubois, 27-04-2016 17:44 #1
Ik heb op de telefoon outlook met postvak prioriteit. Ik wil dat op de computer ook. Hoe moet ik dat instellen? Ik kan dat nergens vinden.
Met vriendelijke groet
Carla

Infoteur: Inge81
Laatste update: 23-06-2011
Rubriek: Pc en Internet
Subrubriek: Tips en tricks
Bronnen en referenties: 1
Reacties: 1
Schrijf mee!