Manage je mailbox (outlook), bespaar tijd en handige tips
Met behulp van sneltoetsen en een aantal handige tips kunt u tot 2½ uur tijd besparen per week, wanneer u een gemiddelde van 30 mails per dag ontvangt. Een aanzienelijke tijdsbesparing voor zowel uzelf als uw werkgever. In dit artikel worden diverse handige tips gegeven om uw mailbox overzichtelijk te houden en sneller te werken met Outlook.5 belangrijkste uitgangspunten
[OLIST]Houd je mailbox zo leeg mogelijk (postvak IN) om het overzichtelijk te houden, denk aan bijvoorbeeld maximaal 10 mails.Bij binnenkomst mail beslis direct wat je wilt: kleine actie (tot 10 minuten) direct afhandelen, grote actie (> 10 minuten) inplannen om later af te handelen of onnodige mail direct verwijderen.
E-mail is geen praatprogramma of discussieforum; mailen is zilver en spreken is goud.
Beperk je tot de kern van de mail, korte bondige vraag en daaronder eventuele onderbouwing.
Maak gebruik van sneltoetsen in het programma.[/OLIST]
Wist u dat 29% van het kantoorpersoneel tussen de 100 en de 500 mails in zijn/haar inbox heeft staan. En maar liefst 10% boven de 500 mails uitkomt. U kunt zich vast wel voorstellen dat daardoor dingen vergeten worden en verkeerde prioriteiten gesteld worden.
Sneltoetsen
Windows heeft vele sneltoetsen, welke waarschijnlijk bij het overgrote gedeelte van het kantoorpersoneel bekend is. Echter naast de standaard sneltoetsen van Windows zijn er ook een heel aantal specifieke sneltoetsen voor Outlook. Hieronder een overzicht van de sneltoetsen welke er in Outlook gebruikt kunnen worden.Navigatietoetsen binnen het menu
| Toetscombinatie | Omschrijving |
|---|---|
| Ctrl+1 | Ga naar inbox |
| Ctrl+2 | Ga naar agenda |
| Ctrl+3 | Ga naar contactpersonen |
| Ctrl+4 | Ga naar taken |
| Ctrl+5 | Ga naar notities |
| Ctrl+6 | Geef de mappenlijst weer (u komt in de huidige map van de mappenlijst uit) |
| Ctrl+8 | Ga naar logboek |
| Ctrl+SHIFT+I | Overschakelen naar postvak IN |
| Ctrl+SHIFT+O | Overschakelen naar postvak UIT |
| Toetscombinatie | Omschrijving |
|---|---|
| F5 | Mail ophalen / scherm vernieuwen |
| F7 | Spellingscontrole |
| F9 | Alles verzenden en ontvangen |
| Ctrl+F | Mail bericht doorsturen |
| Ctrl+K | Controleren namen (in adresbalk nieuwe email) |
| Ctrl+M | Controleren namen (tijdens opstellen nieuwe mail) |
| Ctrl+P | Mail printen |
| Ctrl+Q | E-mail markeren als gelezen |
| Ctrl+R | Beantwoord de mail |
| Ctrl+U | E-mail markeren als ongelezen |
| Ctrl+SHIFT+G | E-mail markeren voor opvolging |
| Ctrl+SHIFT+L | Verzendlijstl aanmaken |
| Ctrl+SHIFT+M | E-mail aanmaken |
| Ctrl+SHIFT+R | E-mail beantwoorden aan allen |
| Ctrl+SHIFT+> | Naar volgende mail |
| Ctrl+SHIFT+< | Naar vorige mail |
| Toetscombinatie | Omschrijving |
|---|---|
| Ctrl+G | Ga naar datum (u dient zich al in de agenda te bevinden) |
| Ctrl+SHIFT+A | Afspraak aanmaken |
| Ctrl+SHIFT+Q | Vergaderverzoek aanmaken |
Gebruik van sneltoetsen kan u de volgende tijd uitbesparen:
| Aantal mails (per dag) | Winst per dag | Winst per week |
|---|---|---|
| 30 | 30 minuten | 2½ uur |
| 60 | 1 uur | 5 uur |
| 80 | 1 uur & 12 minuten | 6 uur |
| 100 | 1 uur & 24 minuten | 7 uur |
Praktische tips om nog sneller te werken
Meerdere bijlage in mail, in één keer opslaan- Open het mailbericht
- Kies: bestand (in menubalk)
- Kies: Bijlagen opslaan
- Vervolgens kiest u: alle bijlagen opslaan
- Selecteer de map waar u het wilt opslaan en klik op OK
Alle bijlagen in 1 keer op 1 plaats opgeslagen.
Meerdere bijlage in mail, in één keer printen
- Ga op mailbericht staan
- Kies: bestand (in menubalk) - afdrukken >> Gebruik de sneltoets Ctrl+P
- Vink aan: bijlagen afdrukken
Zelf het onderwerp van een mail aanpassen
Dit is een instelling welke u 1x dient in te stellen, u krijgt hiermee de mogelijkheid om zelf het onderwerp van de mail aan te passen. Deze actie is voornamelijk handig indien er geen onderwerp aan een mail is gegeven of indien u het bericht op een andere manier voor uzelf wenst te archiveren (bijvoorbeeld door de toevoeging van uw eigen projectnummers.
[OLIST]Ga naar Postvak IN
Selecteer in de menubalk de optie 'Beeld'
Kies vervolgens: 'Rangschikken op'
Selecteer: 'Aangepast'
Klik op knop: 'Overige instellingen'
Zet het vinkje 'Directe celbewerking toegestaan' aan
Klik op OK[/OLIST]
