Excel Formules - Verticaal Zoeken

Microsoft Excel is een software programma dat binnen bedrijven, scholen en/of privé huishouding gebruikt wordt om dagelijkse berekeningen en administratieve taken snel en efficiënt uit te voeren. Een van de meest functionele, veelvoorkomende en nuttige formules is VLOOKUP ofwel VERT.ZOEKEN. In deze tutorial zal ingegaan worden op de werking van deze formule.

Excel Formules - Verticaal Zoeken of VLOOKUP

Introductie

VLOOKUP of VERT.ZOEKEN wordt gebruikt om de informatie uit twee verschillende kolommen en/of Excel bladen of werkboeken bij elkaar te voegen ofwel om de informatie verticaal op te zoeken. Deze informatie kan bijvoorbeeld productcodes, personeelsnummers of studentnummers, etc betreffen. In een ander blad of ander Excel werkboek staat informatie die men wenst te weten, zonder dat dit één voor één opgezocht moet worden.

Ter illustratie van deze tutorial zal het voorbeeld van de studentnummers aangehouden worden; In de lijst "Studenten Curriculum" staat het nummer met de naam van de student e.d. en in het andere bestand "Tentamen Uitslagen" staat welk cijfer die persoon behaald heeft voor een bepaald tentamen. Het doel van de formule is om deze informatie in het eerste blad te krijgen, zodat alle gegevens zich op een plek bevinden.

Voor de tutorial houdt dit in dat het cijfer uit het blad "Tentamen Uitslagen" overgeheveld wordt naar het blad "Studenten Curriculum" door middel van een formule. Het voorwerk betreft het creëren van een lijst inhoudende studentnummers en een lijst inhoudende studentnummers inclusief het cijfer.

N.B. Het is essentieel dat dezelfde codering in de beide lijsten voorkomt, anders zal de formule niet kunnen functioneren.

Bestanddelen formule

De formule ziet zodanig uit, als het ingevuld wordt op de meest simpele manier: =VLOOKUP(A2;A:B;2;0)
Of in het Nederlands: =VERT.ZOEKEN(A2;A;B;2;0)

Het bestaat hier uit:

• VLOOKUP of VERT.ZOEKEN is de formule. Dit gaat altijd vooraf door het is-teken, en wordt altijd gevolgd door een open haakje;
• A2 is de zoekspecificatie, in het voorbeeld het studentennummer op het blad "Studenten Curriculum";
• A:B is het domein waarin gezocht zal worden - (A:B staat voor de kolom aanduiding in Excel) - en in dit voorbeeld is het bereik in het blad "Tentamen Uitslagen" waarin allebei waardes voorkomen, zowel het studenten nummer als het cijfer; bijvoorbeeld (kolom A studentnummer: 0001588522; kolom B cijfer: 7.9);
• 2 staat voor het aantal kolommen, waaruit het resultaat gehaald moet worden. - In dit geval is het een 2; omdat het bereik van het domein A:B is; dus twee kolommen - kolom B is 2e. (In het geval dat het bereik bijvoorbeeld A:C is en het cijfer in de kolom C staat, is dit cijfer 3 zijn enzovoort.);
• 0 staat voor "waar" - in Excel taal betekent dit dat men de exacte waarde wil terug zien in de resultaten. - in het kort, het juiste cijfer voor de juiste student.

(Het voorbeeld is uitgewerkt in de illustraties)

Op het moment dat dit ingevuld is, is de formule voor de eerste cel klaar. In het geval dat men een lijst heeft waarvoor de resultaten opgezocht worden, wordt de formule tot het einde van de lijst doorgetrokken. Dit wordt gedaan door op de cel te staan, en in de onderste rechterhoek het zwarte dunne kruisje te selecteren en verder te slepen naar het einde van de kolom.

Indien de gegevens niet meer veranderen, en de formule, nu deze klaar is, niet meer bruikbaar is, is het aan te raden om de hele berekening te selecteren en speciaal te plakken, waarbij we alleen de waardes plakken. (Dit betekent selecteren via Crtl+A, copiëren via Crtl+C en plakken via rechter muisknop >> Speciaal Plakken >> Waardes.

Het laten staan van de formules zal het Excel blad aanzienlijk vertragen, om deze reden is het verstandig om slechts de waardes te plakken.