Figuren en tabellen nummeren in Word: automatisch!

Wie vaak werkt met tabellen en/of figuren in Microsoft Word, herkent het wel: toch nog even een figuur invoegen betekent soms weer de nummering van een heleboel nog volgende tabellen aanpassen. Om over de verwijzingen in de tekst nog maar niet te spreken. Voor wie dit bekend in de oren klinkt: een handige tip die (zeker na wat oefening) veel tijd kan schelen!

Zelf doen? Of Word laten doen?

In Word bestaat een handige manier om de figuren/tabellen/grafieken automatisch te nummeren. De verwijzingen naar de betreffende figuren/tabellen/grafieken in de tekst (bijvoorbeeld 'In tabel 21 ziet u...') kunnen eveneens automatisch aan het juiste object worden gekoppeld. Een voordeel daarvan is dat je nooit met de hand hoeft te checken of de nummering van je tabellen en grafieken wel klopt. Het is, zeker als je dit nog nooit hebt gebruikt, geen gemakkelijke handeling, maar kan in bestanden met veel objecten uiteindelijk een heleboel tijd schelen. En, als je het goed doet, geen foute verwijzingen of nummering meer!

Stappenplan

Stap 1

Selecteer de grafiek of tabel waarnaar je wilt verwijzen en klik erop met de rechtermuisknop. Kies voor ‘Bijschrift invoegen’. Bij ‘Naam:’ kun je vervolgens selecteren of het een tabel of figuur is. Onder ‘Nummering’ kun je vervolgens als je dat wilt nog aanvinken ‘Inclusief hoofdstuknummer’ en bij ‘Scheidingsteken’ kiezen voor punt, dan heeft iedere tabel/grafiek vervolgens als aanhef bijvoorbeeld 3.2 (dat slaat dan op de tweede tabel/figuur in hoofdstuk 3). Klik op OK en het bijschrift verschijnt. Als het gelukt is kun je vervolgens de titel achter je bijschrift typen.

Stap 2

Om vervolgens een verwijzing in de tekst te maken naar de nieuwe tabel/grafiek, klik je op Invoegen en vervolgens op Kruisverwijzing (onder Koppelingen). Bij ‘Verwijzingstype’ kun je nu aangeven of het om een tabel of grafiek gaat. Als je hier een keuze hebt gemaakt, dan zie je vervolgens in de keuzelijst eronder alle bijschriften die je op de manier zoals bij stap 1 staat uitgelegd hebt aangemaakt verschijnen. Nu hoef je alleen nog de juiste figuur/tabel te kiezen en bij ‘Verwijzing naar’ te kiezen voor ‘Alleen naam en nummer’. Klik op Invoegen en klaar!

Let wel op dat je soms wel en soms niet ‘Alleen naam en nummer’ opnieuw moet selecteren, Word heeft de nare gewoonte om af en toe aan geheugenverlies te lijden… Even checken dus!

Stap 3

Wanneer je klaar bent met je document (of in ieder geval alle grafieken en tabellen op de juiste plek hebt staan), dan kun je alle nummers updaten door eerst Ctrl-A te doen (dus alles selecteren) en vervolgens op F9 te drukken. De nummering wordt dan automatisch kloppend gemaakt, ook in verwijzingen in de tekst. Dit kan soms even duren, afhankelijk van de grootte van het document.

Voor anderstalige rapporten, waarin je object geen 'Tabel' is maar bijvoorbeeld een 'Table', kun je bij stap 1 in het beginscherm kiezen voor ‘Nieuwe naam’ in plaats van een selectie te maken uit de bestaande namen. Hier typ je dan bijvoorbeeld ‘Table’ of ‘Chart’. Deze nieuwe naam staat dan vervolgens in de selectielijst en kan op dezelfde manier gebruikt worden.