Functies in Excel

Binnen Excel kunt u gebruik maken van formules of functies. Formules bouwt u zelf op, functies bestaan al in Excel. Bij een functie is het belangrijk te weten welke gegevens u nodig heeft om de juiste uitkomst te krijgen. Hier beschrijf ik een aantal eenvoudige functies zoals het gemiddelde, worteltrekken en een hele belangrijke de "als dan anders"/ 'if then else" functie.

Functies

Een functie is als het ware een voorgeprogrammeerde berekening. Een functie heeft een syntax, een bepaalde schrijfwijze, en een aantal gegevens die vereist zijn om de functie te kunnen uit rekenen. Ik zal beginnen met een aantal eenvoudige functies met maar éen argument. Daarna komt de "Als functie" of "If functie" aan de orde. Door het beheersen van deze functie zult u in staat zijn zoveel te kunnen doen... Eerst maar eenvoudig beginnen.

Het gemiddelde

Voor het berekenen van een gemiddelde heeft u eigenlijk een optelling nodig van een aantal waarden (cijfers) en deze optelling deelt u door het aantal cijfers wat in de optelling meegenomen werd.

Hier kunt u een formule voor maken; =(B2+B3+B4+B5)/4. U ziet dat er een optelling gemaakt wordt van 4 cijfers die staan in de cellen B2 tot en met B4, daarna wordt deze optelling ook weer gedeeld door 4 en zo krijgt u een gemiddeld (rapport) cijfer.

Met een functie gaat het iets anders:

• De syntaxis voor de functie van het gemiddelde is; =GEMIDDELDE(argument)

Met de term GEMIDDELDE wordt aangegeven dat het om de functie voor het gemiddelde gaat. Daarachter tussen de haakjes plaatst u een gegeven of argument. In dit geval is het argument dat u dient in te vullen een celbereik. De hierboven al genoemde formule zou in de functie voor het gemiddelde als volgt worden ingevuld; =GEMIDDELDE(B2:B5) . Voor het aangeven en de mogelijkheden van een celbereik kunt u ook het artikel Berekeningen in Excel nog eens raadplegen.

Het mooie van de functie voor het gemiddelde is dat er vanzelf rekening wordt gehouden met het aantal cellen binnen het bereik en u hier zelf dus geen rekening meer mee hoeft te houden (delen door 4 omdat het om 4 cijfers ging). Daarnaast zullen ook zelfs lege cellen niet worden meegenomen indien deze binnen het door u opgegeven bereik zouden vallen.

Ook kunt u, net als bij een optelling, bij het gemiddelde meerdere bereiken opgeven. Na het eerste bereik typt u een puntkomma (;) en dan het volgende bereik. Zie voor een uitgebreidere uitleg ook bij het artikel over de Autosom. Een voorbeeld zou kunnen zijn; =GEMIDDELDE(B2:B5;B8:B12). Hierbij berekent u het gemiddelde van de cellen in het bereik B2 tot en met B5 en B8 tot en met B12.

Er zijn vele functies die alleen als argument een celbereik nodig hebben:

• Het berekenen (uitzoeken) van de hoogste waarde in het door u opgegeven bereik; =MAX()
• De laagste waarde weergeven uit het bereik; =MIN().

Het voortschrijdend gemiddelde

Ik heb gezien dat er een vraag geweest is naar het voortschrijdend gemiddelde. Ik heb op internet niet een juist antwoord hierop gevonden in Excel, zeg ook niet dat ik de juiste oplossing heb, maar behalve de macro die werd aangeboden op internet heb ik toch een functie die werkt. Een driedaags voortschrijdend gemiddelde in Excel is te maken op bijvoorbeeld de volgende manier. En bij een betere oplossing hoor ik het natuurlijk graag....
=ALS(Aantal(B2:B4)>=3;Gemiddelde(B2:B4);"") .
Heeft u éénmaal deze functie ingetypt, kunt u hem kopiëren naar alle cellen waar u het voortschrijdend gemiddelde nodig hebt (met het kleine vierkantje rechts onderin uw celrand). Door de relatieve celverwijzingen zal deze functie, voor alle onderliggende of bovenstaande cijfers, de juiste oplossing geven.
Kijk voor meer uitleg bij het onderdeel voor de "Als functie" en het nesten van functies.

Worteltrekken

Worteltrekken is het omgekeerde van machtsverheffen. Voor worteltrekken is echter een functie aanwezig. Voor machtsverheffen maakt u gebruik van een formule. De functie voor worteltrekken is als volgt; =WORTEL(argument) of =SQRT().

In dit geval kan het celbereik één cel zijn =WORTEL(B6). U mag ook het cijfer gewoon invullen als argument; =WORTEL(9). U kunt ook een functie nesten binnen deze functie (de wortel van de optelling van de cellen B2 tot en met B5 bijvoorbeeld). Kijkt u voor voorbeelden voor het nesten van functies verderop in het artikel bij de "Als functie".

Als dan anders functie

Een van de belangrijkste functies in vele pakketten, niet alleen in Excel. U kunt deze functie bijvoorbeeld ook gebruiken in Word en bij programmeren komt deze functie ook veelvuldig voor. De "Als functie"of "If functie" geeft u de mogelijkheid in te springen op de uitkomst en afhankelijk van deze uitkomst een actie te ondernemen. Dit kunt u uitbreiden door het gebruik van meerdere "Als functies". Dit is het nesten van functies. Bij het gebruik van 1 "als functie" heeft u twee mogelijkheden. Bij het nesten van een tweede "als functie" heeft u ruimte voor drie mogelijkheden. Meer hierover later, eerst de syntaxis.

De syntaxis voor de als dan anders functie is als volgt:
= ALS (voorwaarde; dan; anders).

In dit geval heeft u te maken met drie verschillende argumenten.

• Een voorwaarde,
• Wat dient er gebeuren als de voorwaarde waar is,
• Wat dient er te gebeuren als de voorwaarde niet waar is.

U kunt de syntaxis ook als volgt invullen; =ALS(voorwaarde;waar;nietwaar)

Begrijpt u dat u door het gebruik van meerdere "Als functies" u ook hier weer een splitsing in mogelijkheden kunt maken.
Als de eerste voorwaarde waar is bekijk dan de uitkomst en test die op een nieuwe voorwaarde met de tweede "Als functie"...

=ALS(voorwaarde; Als(voorwaarde;dan;anders); niet waar).

De Als functie, een voorbeeld

Afhankelijk van de uitkomsten van uw examens kunt u berekenen of u bent geslaagd of gezakt. De grens hierbij is het gemiddelde cijfer van 5,5. Is het gemiddelde boven de 5,5 dan bent u geslaagd, is het lager dan 5,5 dan bent u gezakt. Hier heeft u uw twee mogelijkheden voor de "Als functie".

• Uw voorwaarde is in dit geval; het gemiddelde van B2 tot en met B5 moet groter zijn dan 5,5
• Het tweede argument (dan of waar); zet de tekst neer "Geslaagd",
• Het derde argument (anders of niet waar); zet dan de tekst neer "Gezakt"

=ALS(GEMIDDELDE(B2:B5)>5,5; "Geslaagd";"Gezakt")

Test u de voorgaande functie maar uit. Het werkt. Als het gemiddelde onder de 5,5 komt zal er gezegd worden "gezakt".
Eigenlijk heeft u nu ook al functies genest, een gemiddelde binnen een "als functie".

Even wat uitleg;

• > staat voor groter dan,
• >= groter dan of gelijk aan,
• < kleiner dan,
• <= kleiner dan of gelijk aan,
• <> niet gelijk aan.

De accolades (") om de woorden zijn nodig om aan te geven dat u tekst wilt neerzetten. Natuurlijk kunt u ook berekeningen neerzetten of een andere functie. Voor berekeningen of een andere functie hoeft u niets neer te zetten. U heeft ook gezien dat bij het gebruik van de functie "Gemiddelde" in de "Als functie" er nu geen = teken stond aangegeven, dit is niet nodig.

Een geneste Als functie

U kunt nu de gebruikte "als functie" uitbreiden. Indien het gemiddelde tussen de 5 en de 5,5 uitkomt zou u kunnen zeggen "Herkansing mogelijk". Deze splitsing in mogelijkheden kunt u maken door een tweede "Als functie" te gebruiken.

=ALS(GEMIDDELDE(B2:B5)>5,5;"Geslaagd";Als(Gemiddelde(B2:B5)>=5;"Herkansing mogelijk";"Gezakt"))

Houdt u de haakjes in de gaten die om de verschillende als functies horen te staan.

En als u het bovenstaande begrijpt kunt u de volgende ook oplossen...
Als het cijfer boven de 8 uitkomt is iemand "Cum Laude" geslaagd.
Probeer het maar, het antwoord staat drie regels lager.

=ALS(GEMIDDELDE(B2:B5)>5,5;Als(Gemiddelde(B2:B5)>8;"Cum Laude";"Geslaagd");Als(Gemiddelde(B2:B5)>=5;"Herkansing mogelijk";"Gezakt")).

En natuurlijk zijn de teksten hier te vervangen door berekeningen vergeet dan niet dat de " " niet nodig zijn.