Papierloos kantoor, digitaal dossier en het nieuwe werken

Het papierloze kantoor leek met de komst van de pc steeds dichterbij te komen. Maar in plaats van minder papier, kwam er lange tijd misschien juist wel meer papier. Met de intrede van de fax en printers nam de papierstroom misschien zelfs wel toe. Het milieu is inmiddels een populair thema en het terugdringen van papier binnen een bedrijf wordt steeds vaker op de agenda gezet. De ontwikkeling van software voor bedrijven, maar ook voor de particulier, helpt hierbij. Ook het nieuwe werken vraagt om digitalisering van de processen.

• De eerste wensen voor een papierloos kantoor
• Een papierloos kantoor voor een beter milieu
• Papierloos werken vraagt om een mentaliteitsverandering
• Voordelen van papierloos werken
• Nadelen van papierloos werken
• Papierloos werken is lange termijn investering
• Tips voor de stap naar een papierloos kantoor en nieuwe software
• Het nieuwe werken versus de jonge generatie

De eerste wensen voor een papierloos kantoor

Al voor de uitvinding van de pc waren er pioniers, die de toekomstige werkende mens zagen in een nagenoeg papierloos kantoor. Met de start van het digitale tijdperk en IBM die de eerste pc als digitale kantoorhulpmiddel op de markt bracht leek dit ook werkelijkheid te worden. Volle archiefkasten, stapels rapporten en kasten gevuld met papieren dossiers zouden eindelijk tot het verleden gaan behoren. Maar helaas, niets bleek minder waar. Met de komst van de pc kwamen er nog meer nieuwe introducties in de kantoorbranche. Het bleek de start van grootschalig gebruik van printers en kopieermachines. In plaats van overtuigend minder gebruik van papier bleek de pc in de praktijk helemaal niet te leiden tot en papierloos kantoor.

Een papierloos kantoor voor een beter milieu

Lange tijd was een papierloos kantoor, ondanks de zich steeds verder ontwikkelde technologie, verder weg dan ooit. In veel bedrijven werden, naast de digitale dossiers, de meeste gegevens nog gewoon geprint en opgeslagen in fysieke dossiers. Maar met het steeds populairder worden thema "milieu", lijkt er inmiddels een kleine omslag gaande. Het onderwerp wint aan populariteit en krijgt steeds meer enthousiaste volgelingen. In plaats van zich minder populair te maken of erger nog, uitgelachen te worden, kunnen managers scoren met kreten als "verantwoord omgaan met onze grondstoffen", "denk aan het milieu en de toekomst voor onze kinderen". En dit is waarschijnlijk een belangrijke kentering in de weg naar een daadwerkelijk minder gebruik van papier. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is "hot", een modern bedrijf kan niet meer om milieubewust werken heen. Er is inmiddels voldoende software op de markt om binnen één pakket al jouw documentbeheer, scan- en printsoftware te combineren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de producten van Nuance Communications. De producten van Nuance dragen bij aan een milieubewuste bedrijfsvoering en stimuleren medewerkers om steeds meer over te gaan naar een papierloze werkplek.

Papierloos werken vraagt om een mentaliteitsverandering

Ondanks de enorm voortschrijdende digitale ontwikkelingen en het toegenomen aantal mogelijkheden om gegevens digitaal op te slaan zijn we nog steeds dol op papier. Heel veel gegevens worden, hoewel soms vooral uit gewoonte en als automatisme, nog steeds op papier afgedrukt en in fysieke dossiers opgeslagen. Misschien ligt de kern van deze vasthoudendheid wel gewoon bij de mens. Bij de mens als gewoonte dier. De mens, die ondanks de toegenomen mogelijkheden, vast blijft houden aan het oude en vertrouwde. Het is daarom zaak dat er een grote mentaliteitsverandering komt. Een mentaliteitsverandering, die gepaard gaat met vertrouwen in nieuwe technieken en mogelijkheden. En over nieuwe technieken gesproken: denk hierbij eens aan de mogelijkheden van het opslaan van gegevens "in the cloud". Het gebruik van bijvoorbeeld One Drive maakt het mogelijk dat opgeslagen dossiers altijd en overal voor iedere medewerker bereikbaar zijn. Zoekgeraakte papieren dossiers behoren zo tot het verleden.

Voordelen van papierloos werken

Het papierloos werken op kantoor geeft al gelijk een aantal duidelijke financiële voordelen. Denk hierbij aan de duidelijke afname van de kosten voor printpapier. Maar ook archiefkasten en andere opbergsystemen hoeven niet meer aangeschaft of vernieuwd te worden. Bedrijven die veel met papier en papieren dossiers werken zullen door de sterk afgenomen opslag van dossiers en rapporten misschien wel erg groot behuisd blijken te zijn. Misschien kan er zelfs verhuisd worden naar een kleiner pand of kan er een verdieping worden onderverhuurd. Het digitaal werken met dossiers verhoogt bovendien de flexibiliteit. Het dossier ligt niet langer op een stapel op een bureau en wacht daar op behandeling door de betreffende medewerker. In tegendeel: het is te allen tijde voor iedereen toegankelijk. Deze algemene toegankelijkheid is ook belangrijk voor het nieuwe werken en het verdwijnen van de vaste werkplek. Uiteraard kan hierdoor ook gemakkelijk thuis worden gewerkt. Met deze opsomming van voordelen ben je als bedrijf een dief van je eigen portemonnee, als je niet toe gaat werken naar een papierloos kantoor. Zoveel mogelijk werken met gedigitaliseerde gegevens levert een belangrijke tijdswinst op. Dossiers, verslagen en rapporten worden sneller gevonden en ook tijdrovende wandelingen naar de printer behoren tot het verleden.

Nadelen van papierloos werken

Een startende onderneming zal gemakkelijk kunnen beginnen met het nieuwe werken en papierloze bureaus. Voor bestaande bedrijven ligt dit anders. Naast een grote verandering voor het personeel, die gewend moet raken aan nieuwe manieren van werken en veranderde procedures, vraagt het ook om een grote investering. Er zal nieuwe software moeten worden aangeschaft. Vanuit diverse hoeken komt inmiddels ook de twijfel. Twijfel of het papierloze kantoor echt wel zo goed is voor ons milieu. Er zullen weliswaar minder bomen gekapt worden door de papierindustrie, maar daarnaast worden er wel veel meer elektronische apparaten ingezet. Bij de productie van deze apparatuur is elektriciteit, plastic en metaal nodig. Kortom er wordt nog een hevige discussie gevoerd over de juiste interpretatie van de voor- en nadelen. Een ander nadeel van de digitalisering is bovendien de juridische status van een digitale handtekening.

Papierloos werken is lange termijn investering

Op het moment dat een bedrijf de omslag gaat maken naar een papierloos kantoor, moet er een behoorlijke investering gedaan worden. Of deze investeringen zich in de toekomst uitbetalen, is niet altijd duidelijk zichtbaar. Dit maakt het lastig om alle betrokken te overtuigen. Is dit eenmaal gelukt, dan moet de nieuwe manie van werken gedragen worden door de top van het bedrijf. Door als directie het goede voorbeeld te geven zal het gehele bedrijf vervolgens gemakkelijker en enthousiaster aan de slag gaan met de nieuwe software en zich de nieuwe werkwijze sneller eigen maken.

Tips voor de stap naar een papierloos kantoor en nieuwe software

Een verandering heeft de grootste kans van slagen, als deze breed wordt gedragen en goed is voorbereid. Om in een bedrijf een cultuuromslag te maken is het zaak om goed voorbereid te werk te gaan. Papierloos gaan werken is meer dan het digitaliseren van papieren documenten. De werkprocessen, nu veelal gebaseerd op een fysieke papierstroom, moeten worden veranderd en plaats gaan maken voor digitale werkprocessen. Denk hierbij aan de volgende punten:

• Trek ruim de tijd uit voor een dergelijke verandering, laat iedereen langzaam aan het idee wennen
• Beleg (brainstorm)sessies met het personeel en evalueer de huidige werkprocessen
• Probeer enthousiasme te kweken, bij directie, MT en het overige personeel
• Laat voorbeelden zien van de nieuwe werkwijze, vertaald naar het eigen bedrijf
• Denk in de nieuwe mogelijkheden en stap over bezwaren heen

Wie klein wil beginnen, kan ook het aantal printers binnen het bedrijf eens kritisch bekijken en proberen terug te dringen. Met minder printers op kantoor, zal een werknemer meer moeite moeten doen. Een extra loopje naar de computer werkt al snel ontmoedigend en zal zo al ongemerkt leiden tot minder papierverbruik. Als je dan ook nog overstapt van een fysieke handtekening naar een elektronische, is er weer een stap in de goede richting gemaakt. Maak voor de documenten die toch nog afgedrukt moeten worden gebruik van duurzaam geproduceerd papier afkomstig van verantwoord beheerde bossen.

Het nieuwe werken versus de jonge generatie

Het lijkt een dooddoener, maar in de praktijk is het wel waar: veranderingen worden gemakkelijker opgepakt door jonge medewerkers. Oudere werknemers zijn vaak huiverig en kijken met argusogen naar veranderingen en vernieuwingen. Door hun opleiding, maar ook doordat ze flexibeler zijn en gemakkelijker in staat zijn om te wisselen van systemen, is het nieuwe werken en het papierloze kantoor voor de jonge generatie een logische stap. Het zoeken naar een dossier op het bureau van een collega, of het doorzoeken van archiefkasten naar een foutief opgeborgen dossier is voor deze generatie ouderwets en achterhaald. Zonde van de tijd en bovendien volledig overbodig nu we zo gemakkelijk digitaal dossiers en rapporten op kunnen slaan. Het digitaliseren van dossiers en processen, de uitgebreide mogelijkheden van zakelijke software en de bredere toepassing van Cloud Computing maken het steeds eenvoudiger om zonder papier te functioneren als bedrijf. Er zijn al veel nieuwe producten op de markt, denk daarbij aan de verschillende producten van Nuance. Innovatieve software voor bedrijven, kleine ondernemers, maar ook voor thuisgebruik.