E-mail inbox opruimen, hoe pak ik het aan?

Mailen is een steeds belangrijkere vorm van communicatie, je kunt bijna niet meer zonder één of meer e-mail adressen. Inboxen voor gratis mail, zoals hotmail, gmail en yahoo, zijn groot, waardoor het verwijderen van de mail niet nodig is. Met de zoekfunctie is het vaak nog mogelijk om mail terug te vinden ook. Toch kan het makkelijker. Door je mailbox op te ruimen of opgeruimd te houden kun je overzicht houden over alle mail. Je kunt spam verminderen door je af te melden van mailinglijsten.

Waarom opruimen

Het weggooien van e-mail is vaak niet nodig. Wanneer je veel ruimte hebt, is het niet nodig om berichten weg te gooien. Toch kan het handig zijn om op te ruimen. Je kunt sneller bij je mail, je kunt oude berichten terugvinden en door je af te melden van mailinglijsten ontvang je minder spam. Er zijn ook e-mail providers waarin je maar een beperkte ruimte hebt, dan is regelmatig opruimen en weggooien natuurlijk belangrijk. Soms sla je mail op op je eigen computer. Dan levert het weggooien meer ruimte op de harde schijf op. Dit lijkt in eerste instantie weinig uit te maken, maar met een paar duizend berichten kan dit toch aardig wat opleveren. Kortom, het opruimen van de mailbox is aan te raden als je sneller toegang wilt hebben, meer ruimte wilt en meer overzicht.

Per datum werken

Wanneer je je mailbox niet regelmatig opruimt, is het aan te raden om per datum te werken. Berichten van een jaar oud of ouder zul je over het algemeen niet meer bekijken. Zelfs berichten van een paar maanden oud zijn voor bijna iedereen zonder problemen te verwijderen. Dit scheelt veel tijd, want je hoeft niet van ieder bericht het onderwerp en de afzender op te zoeken.

Per afzender werken

Om efficiënt je mail op te ruimen, kan het handig zijn om per afzender te werken en niet alleen per datum of bericht. Zeker wanneer je honderden of zelfs duizenden berichten hebt, kan het handig zijn om per afzender te werken. Zo kun je nieuwsbrieven en automatisch gegenereerde berichten snel verwijderen. Updates van sociale netwerksites en dergelijke zijn niet meer interessant na de eerste keer kijken, en kun je dus zonder problemen weg gooien. Ook kan het handig zijn om berichten van afzenders waarmee je geen contact meer hebt weg te gooien zonder ze uit te hoeven zoeken.

Bijlagen

Een andere manier die te gebruiken is, is zoeken naar berichten met bijlagen. Deze berichten zijn de moeite waard om los te bekijken en niet weg te gooien met de andere oude berichten. Bijlagen kunnen belangrijke documenten zijn, of foto’s of andere dingen die het bewaren waard zijn. Sla de bijlagen op je computer op of plaats het mailtje in een aparte map om er zeker van te zijn dat je het niet per ongeluk weggooit. En zodat je het in de toekomst terug kunt vinden, natuurlijk.

Recente berichten

Berichten van de afgelopen weken of maanden zul je over het algemeen wel individueel moeten bekijken. Dit kan redelijk snel als ze een duidelijk onderwerp hebben. Een andere mogelijkheid is deze berichten te negeren in het opruimen en ze na een paar maanden weg te gooien, wanneer je zeker weet dat je er niet meer naar om kijkt. Dit kan lastig zijn, want je inbox is met deze methode nooit helemaal opgeruimd. Het is moeilijk om nieuwe berichten op te ruimen als de oude nog niet georganiseerd zijn.

Definitief verwijderen

Een goede tip is na het opruimen alle berichten uit de map ‘verwijderde items’ definitief te verwijderen. Je hebt immers al besloten dat de berichten verwijderd konden worden. Door ze meteen weg te gooien, spaar je veel tijd uit om het nogmaals door te zoeken en te controleren. Alles is weg, en daarmee klaar. Daarbij heeft niet verwijderd niet iedere e-mailservice de berichten automatisch definitief. Hierdoor blijven ze toch bewaard en verschijnen ze wanneer je bijvoorbeeld via de zoekfunctie zoekt.

Spam

Iedereen heeft wel last van spam. Dit is over het algemeen redelijk goed op te lossen. Vrijwel alle automatisch verzonden berichten hebben onderaan een link waarmee je je af kan melden. Op die manier sta je niet meer in mailinglijsten en krijg je deze mails niet meer. Dit kan erg handig zijn wanneer je er geen gebruik (meer) van maakt. Het houd je mailbox langer opgeruimd. Kettingmails en andere berichten die je van vrienden krijgt zijn iets moeilijker. De enige oplossing is aan al je vrienden duidelijk maken dat je deze niet wilt krijgen, of ze weggooien nadat je ze gekregen hebt. Door dit te doen, blijft je e-mail inbox netjes opgeruimd, zodat je mail gemakkelijk kunt blijven vinden.

Mappen aanmaken

Wanneer je eindelijk je inbox hebt opgeruimd, is het zaak hem opgeruimd te houden. Dit kan door mappen aan te maken. Iedere provider heeft hier wel mogelijkheden voor. Maak bijvoorbeeld een map ‘bewaren’ aan en een map ‘afspraken’, of maak mappen voor verschillende activiteiten, bijvoorbeeld ‘werk’, ‘sport’, ‘bank’, ‘school’ et cetera. Verplaats vervolgens ieder nieuw bericht naar de geschikte map, of gooi het meteen weg. Op deze manier blijft je mailbox opgeruimd. Dit bespaart je later de tijd en moeite om nogmaals op te ruimen.