Manage je mailbox (outlook), bespaar tijd en handige tips

Met behulp van sneltoetsen en een aantal handige tips kunt u tot 2½ uur tijd besparen per week, wanneer u een gemiddelde van 30 mails per dag ontvangt. Een aanzienelijke tijdsbesparing voor zowel uzelf als uw werkgever. In dit artikel worden diverse handige tips gegeven om uw mailbox overzichtelijk te houden en sneller te werken met Outlook.

5 belangrijkste uitgangspunten

1. Houd je mailbox zo leeg mogelijk (postvak IN) om het overzichtelijk te houden, denk aan bijvoorbeeld maximaal 10 mails.
2. Bij binnenkomst mail beslis direct wat je wilt: kleine actie (tot 10 minuten) direct afhandelen, grote actie (> 10 minuten) inplannen om later af te handelen of onnodige mail direct verwijderen.
3. E-mail is geen praatprogramma of discussieforum; mailen is zilver en spreken is goud.
4. Beperk je tot de kern van de mail, korte bondige vraag en daaronder eventuele onderbouwing.
5. Maak gebruik van sneltoetsen in het programma.

Sneltoetsen

Windows heeft vele sneltoetsen, welke waarschijnlijk bij het overgrote gedeelte van het kantoorpersoneel bekend is. Echter naast de standaard sneltoetsen van Windows zijn er ook een heel aantal specifieke sneltoetsen voor Outlook. Hieronder een overzicht van de sneltoetsen welke er in Outlook gebruikt kunnen worden.

Navigatietoetsen binnen het menu

E-mail specifieke sneltoetsen

Agenda specifieke sneltoetsen

Naast deze genoemde sneltoetsen zijn er nog meer in gebruik, echter leert de ervaring dat de overige sneltoetsen dermate weinig gebruikt worden dat ik deze hier achterwege heb gelaten.

Gebruik van sneltoetsen kan u de volgende tijd uitbesparen:

Praktische tips om nog sneller te werken

Meerdere bijlage in mail, in één keer opslaan

• Open het mailbericht
• Kies: bestand (in menubalk)
• Kies: Bijlagen opslaan
• Vervolgens kiest u: alle bijlagen opslaan
• Selecteer de map waar u het wilt opslaan en klik op OK

Alle bijlagen in 1 keer op 1 plaats opgeslagen.

Meerdere bijlage in mail, in één keer printen

• Ga op mailbericht staan
• Kies: bestand (in menubalk) - afdrukken >> Gebruik de sneltoets Ctrl+P
• Vink aan: bijlagen afdrukken

Zelf het onderwerp van een mail aanpassen

Dit is een instelling welke u 1x dient in te stellen, u krijgt hiermee de mogelijkheid om zelf het onderwerp van de mail aan te passen. Deze actie is voornamelijk handig indien er geen onderwerp aan een mail is gegeven of indien u het bericht op een andere manier voor uzelf wenst te archiveren (bijvoorbeeld door de toevoeging van uw eigen projectnummers.

1. Ga naar Postvak IN
2. Selecteer in de menubalk de optie 'Beeld'
3. Kies vervolgens: 'Rangschikken op'
4. Selecteer: 'Aangepast'
5. Klik op knop: 'Overige instellingen'
6. Zet het vinkje 'Directe celbewerking toegestaan' aan
7. Klik op OK