Een verzonden email terughalen: zo werkt het

Iedereen kent het wel: je hebt net een email verstuurd en ontdekt ineens een stomme spelfout, je komt erachter dat je de bijlage vergeten bent of de email is aan de verkeerde persoon geadresseerd. Er rest je niets dan een excuusmailtje te sturen of te hopen dat niemand de fout ontdekt. Of toch niet? De populairste mailproviders Gmail en Outlook hebben de optie om snel een verzonden mail terug te halen waardoor de geadresseerde hem niet te lezen krijgt en je fout onopgemerkt blijft.

Haal verzonden email terug

• Redenen om een verzonden email terug te halen
• Email terughalen in Outlook
• Email terughalen in Gmail
• Plug ins met opties voor vertraging
• Waar moet je rekening mee houden?

Redenen om een verzonden email terug te halen

Wie veel gebruik maakt van email maakt het waarschijnlijk zeker wekelijks mee: binnen enkele seconden na verzending heb je spijt van de mail die je verstuurd hebt en je zou graag willen dat je de verzending ongedaan kon maken. Hiervoor kunnen tal van redenen zijn:

• Je ontdekt na verzending een spelfout
• Je bedenkt dat de formulering toch niet zo handig was
• Je bent de bijlage vergeten
• De email is aan de verkeerde persoon geadresseerd
• Je bent vergeten eerdere correspondentie te deleten
• Je hebt per ongeluk op verzenden gedrukt terwijl de email nog niet af was

Email terughalen in Outlook

In Outlook kun je instellen dat je een email met vertraging wilt versturen door het aanmaken van een mailregel. Hierbij dien je dan geen criteria in te stellen voor uitgaande mail. Je zult dan gevraagd worden of je de regel op alle mails wilt toepassen. Dit kun je bevestigen, waarna je het aantal minuten vertraging kunt instellen. Dit is vervolgens de tijd die je hebt om je te bedenken over je verzonden bericht.

Email terughalen in Gmail

Gmail heeft in juni 2015 dan eindelijk de optie geactiveerd om een verzonden email terug te halen. De functie was eerder al beschikbaar in Gmail Labs. Dit geldt overigens wel alleen voor mensen die zich heel snel bedenken. De maximale bedenktijd die je hebt is namelijk maar 30 seconden! Je stelt de optie als volgt in:

1. Log in in je Gmail account
2. Klik op het tandwiel in de rechter bovenhoek
3. Klik op instellingen
4. Je komt dan in de tab algemeen
5. Scroll naar de optie Verzenden ongedaan maken
6. Klik het hokje aan
7. Kies uit een annuleringsperiode van 5, 10, 20 of 30 seconden
8. Klik onderaan de pagina op 'wijzigingen opslaan'

Plug ins met opties voor vertraging

Je kunt een vertraging op het versturen van mails ook inschakelen via een plug in. Enkele plug ins die deze mogelijkheid bieden zijn Boomerang, Sanebox en MailActOn (voor Mac mail).

Waar moet je rekening mee houden?

Het terughalen van de mail bestaat er niet uit dat je email in de mailbox van de ontvanger belandt en je hem daar weer uit kunt halen. Wat er in feite gebeurt is dat de email nadat je op verzenden hebt geklikt nog even op de server van de emailprovider blijft staan en dus nog niet echt verzonden wordt. Stel je een termijn in van vijf minuten, dan betekent het dus dat je email pas na vijf minuten wordt verzonden.

Dit maakt dat er een aantal dingen zijn waar je rekening mee moet houden. Heb je deze functie standaard ingesteld dan moet je bijvoorbeeld wel opletten wanneer je zeer kort tegen de deadline aan een document verstuurt. Verstuur je bijvoorbeeld om één minuut voor 00:00 een paper naar een professor, dan ontvangt hij deze pas om 00:04 en dit zou erin kunnen resulteren dat je je deadline mist. Ook moet je er rekening mee houden wanneer je 'live' met iemand aan het heen en weer mailen bent. De email die je krijgt van je gesprekspartner is misschien geen directe reactie op jouw net verstuurde email omdat hij of zij deze nog niet heeft ontvangen.