Waarom wordt Microsoft Office zoveel gebruikt?

Al jarenlang is Microsoft Office het meest gebruikte programma in het bedrijfsleven. Maar waarom is dit programma nu eigenlijk zo handig? En welke voordelen heeft Microsoft Office allemaal te bieden? Voor veel mensen kan het juiste gebruik van de Office pakketten veel werk besparen. Zo kun je met Office tegenwoordig prachtige facturen maken. Het is dus niet een meer nodig om daar een apart programma voor aan te schaffen.

Weer een nieuwe versie.

Sommige mensen zullen voor een nieuwe Office versie kiezen omdat ze gewoon het nieuwste van het nieuwste willen hebben. En natuurlijk zijn er ook altijd nog veel mensen die het graag allemaal bij het oude willen houden. Dan blijft er nog een hele groep mensen over, die er eigenlijk gewoon tussenin zitten. Zij hebben geen specifieke reden om al over te gaan, maar er zijn ook geen zaken waardoor zij absoluut niet over willen. Wat zijn dan de redenen om wel, of juist nog geen gebruik te gaan maken van de nieuwste Office versie?

Waarom Office gebruiken?

Office is meer dan tekstverwerking, rekenwerk en e-mail. Office is geen ondersteuningspakket voor kantoortaken, het is primair gereedschap voor het dagelijks werk.

Niet alles is nieuw. Heel veel functies bestaan al jaren. Punt is dat functies waar behoefte aan is, deze meer op de voorgrond worden gebracht. Bijvoorbeeld de ontdubbelfunctie in Excel, de afdruk samenvoegen wizard in Word, het invoegen van verschillende afbeeldingen en objecten, een inhoudsopgave, het werken met Opmaakprofielen, etc.

Veel functies om documenten, die steeds vaker digitaal de deur uitgaan, te voorzien van eigen logo en adresgegevens, mooie stroomdiagrammen (SmartArt) en in allerlei gangbare formaten (zoals PDF) Hier kunt je echt wat mee als ‘gebruiker’.

Bedrijven vinden het steeds meer en meer van belang dat alle correspondentie die de deur uitgaat er goed uitziet. Zowel documenten als mails. Daarom zijn op dit moment Office- en e-mailsjablonen enorm actueel en daar biedt Office juist alles voor. In deze nieuwste versie van Word en Excel is het namelijk zelfs mogelijk om standaard nieuwsbrieven te maken, en deze te personaliseren.

Denk ook aan de huidige generaties die de school verlaten hebben en wat zij daar hebben meegekregen. En sowieso welke rol ICT in hun dagelijkse leven speelt. Zij willen ook zo kunnen werken op hun werk.

Voor wie?

De administrateur

Excel is steeds meer een informatie/rapportagetool aan het worden. Functies als Sparklines (simpel gezegd grafieken in een cel) zaten normaal alleen in dure rapportagesoftware die ook nog eens alleen voor grote bedrijven beschikbaar was. Steeds meer mensen willen meer grafisch. Ook de administrateur.

De verkoper

Office sluit aan op de behoefte om zelf je professionele documenten, brochures, uitingen te maken voor verkoop- en reclamedoeleinden. Oftewel primair gereedschap voor de verkoper (en marketingmedewerker).

Overigens heeft Office ook integratie met Linked-IN en Facebook. Waarom? Niet omdat het gadgetachtig is, maar omdat dit nieuwe middelen zijn om in contact met elkaar te zijn. Breder dan alleen maar ‘e-mail’. Misschien verdwijnt e-mail wel en zullen we meer op dit soort manieren met elkaar communiceren en van elkaar op de hoogte blijven. Ook zakelijk! Denk weer even aan de huidige generaties schoolverlaters, zij zijn niet anders gewend.

De techneut

Door de alsmaar toenemende dienstverlenende functie van de techneut, is het belangrijk dat de technische man goed verantwoord naar zijn klant wat hij eigenlijk gedaan heeft. We kunnen dit met uitgebreide lijsten doen, echter ook hier zien we dat er steeds meer met grafische voorstellingen worden gemaakt. Dit soort toepassingen zit volop in Office. En als men dan steeds meer visueel wil, dan is het ook niet gek dat je nu Windows Media en Youtube filmpjes kunt integreren in je PowerPoint.