Met Google Documenten online werken

Er is op internet duidelijk de tendens aanwezig om kantoor suites gratis online aan te bieden, vanuit de cloud. Google is hier al ver mee. Het heet Google Documenten en is een prima oplossing als u veel onderweg bent of als er op verschillende locaties aan bepaalde documenten gewerkt moet worden. Documenten kunnen zo eenvoudig worden gedeeld met anderen.

Online werken in 2017

Online werken doen we anno 2017 allemaal wel, maar dan zou het ook makkelijk zijn als we onderweg een document, presentatie op spreadsheet nog kunnen aanpassen. Welnu dat kan met Google Documenten.

E-mail

Natuurlijk kunt u ook per e-mail bestanden versturen, maar dat ligt bij simultane real-time bewerkingen niet zo voor de hand. Online diensten als Google Documenten kunnen dan goed van pas komen. Overigens probeert ook Google de grootte van bestanden binnen de perken te houden, maar dat hoeft bij de meeste tekst documenten (zonder al te veel afbeeldingen) geen probleem te zijn.

We Transfer

Google geeft een link voor het versturen van bestanden, maar wie in de cloud werkt, kan ook op andere manieren grotere bestanden versturen. Grote bestanden kunnen ook eenvoudig worden verstuurd via We Transfer (gratis tot 2Gb). Geef uw eigen emailadres op en het emaildres van de ontvanger. Vervolgens stuurt We Transfer de ontvanger een bericht dat er grote bestanden beschikbaar zijn van u als verzender. Deze bestanden blijven gedurende één maand op de servers van We Transfer staan en kunnen zo eenvoudig online worden getransporteerd. Het is snel en in veel gevallen gratis.

Google account

Terug naar Google Documenten. Het eerste wat u moet hebben om van de Google-dienst Documenten gebruik te kunnen maken is een Google-account. Nou die is zo gemaakt. Een paar vragen menugestuurd invullen en klaar. U kunt aan de slag.

Kantoorsuite vanuit de cloud

Google Documenten & Spreadsheets is geschikt voor tekstverwerken en spreadsheets. U kunt de bekende algemene tekst bewerkingen uitvoeren, zoals lijsten met opsommingtekens maken, kolommen sorteren, tabellen, afbeeldingen, opmerkingen of formules toevoegen, lettertypen aanpassen en meer. Kortweg: knippen, plakken en wijzigen. En dat voor de bekende bestand extensies als .DOC, .XLS, .ODT, .ODS, .RTF, en .CSV. Het is dan ook geschikt voor rapporten, studiemateriaal en zo verder.

Deel documenten en data met collega's

U regelt zelf met wie uw bestanden wilt delen door de respectievelijke email adressen van de genodigden op te geven. Via hun Google-account kunnen ze dan de bestanden vanaf hun eigen computer en in realtime bewerken. Er zijn nog een paar handigheden aanwezig:

• Bij de spreadsheets wordt een chat venster weergegeven, wat overleg met de schrijvers mogelijk maakt.
• Eventuele document aanpassingen worden precies bijgehouden. Te zien is wie wat heeft gewijzigd en wanneer de laatste bewerking is uitgevoerd.
• Maar liefst 50 mensen kunnen tegelijkertijd aan een document of spreadsheet werken, omdat iedereen weet wat de laatste versie is. Dit vergroot de productiviteit.
• De documenten worden automatisch online op de Google-server bewaart. U kunt eenvoudig bestanden uploaden. U kunt desgewenst uw bestanden verwerken in uw blogs, en ze op elk gewenst moment ook weer verwijderen. De weblog functie werkt zeer simpel.

Zenter

Ook een online presentatie maken met Google Documenten is de allerdaagse realiteit. Met de overname van Zenter uit 2007 heeft Google ook die kennis daarvoor in huis gehaald.

Systeem vereisten pc Google Documenten

Documenten wordt ondersteund vanaf FireFox, Internet Explorer en Mozilla.

Lees verder

• Open Office 4 is veel meer dan tekstverwerking en gratis