Hoe schrijf ik een duidelijke e-mail, e-mail etiketten

E-mail domineert onze wereld. Zeker op werk vlak maar ook in het privé leven. Hoe zorg je nu dat je duidelijke en nette e-mails maakt. Lees onderstaande 10 tips om beter en efficiënter te e-mailen.

1. Schrijf een duidelijk en zinvol onderwerp

Mensen die veel e-mails ontvangen, scannen deze op basis van de onderwerp regel, om zo te bepalen wat er met de e-mail moet gebeuren. Openen (dus lezen), doorsturen, archiveren of weggooien. Is je onderwerp te vaag of nog erger, leeg dan mis je de eerste kans om je lezer te overtuigen of te informeren. Onthoud heel goed dat jouw e-mail niet de enige is die de lezer ontvangt. Zorg er dus voor dat je onderwerp regel zeer duidelijk de inhoud van de e-mail omschrijft.

Don’t: Zet geen “belangrijk, moet gelezen worden” of iets van dergelijke strekking in het onderwerp. Iets dat voor jou belangrijk is hoeft niet voor de lezer belangrijk te zijn.

2. Houd de boodschap gericht

Het komt vaak voor dat de ontvanger een deel van de e-mail leest, zeker als het een erg lange e-mail is. Zodra de ontvanger iets leest waarbij hij toegevoegde waarde kan hebben, zal deze antwoorden zonder de rest van de e-mail te lezen. Dit is iets dat in elk mens schuilt.

Indien je e-mail meerdere boodschappen bevat, die niet of nauwelijks met elkaar in verband staan loop je het risico dat de ontvanger niet op alle punten reageert. Wil je echter dat alle punten beantwoord worden, nummer de punten dan afzonderlijk.
Indien de afzonderlijke punten te lang zijn, verdeel ze dan over meerdere e-mails. Op deze manier kan de ontvanger zelf bepalen of hij de mail beantwoordt, weggooit of doorstuurt. Zorg ervoor dat je e-mails leesbaar blijven, dus kort en krachtig.
Gebruik geen onnodige hoofdletters en spelling. Zeker niet wanneer je iets van de ontvanger vraagt. Onnodig gebruik van hoofdletters kan overkomen als schreeuwen. Bijvoorbeeld: Kun je AUB dit ZO SPOEDIG MOGELIJK oppakken. Gebruik ook geen afwijkende lettertypes, houd het leesbaar.

Zorg voor witregels tussen de paragrafen. Dit maakt het geheel duidelijker voor de ontvanger en nodigt meer uit om te lezen dan wanneer het als één brok tekst op het scherm staat.

3. Vermijd bijlagen

In plaats van je lezer alleen maar te verwijzen naar een bijlage, die apart geopend moet worden in een ander programma, is het beter om de dingen die belangrijk zijn voor de lezer, te kopiëren naar de e-mail. Zo kun je bijvoorbeeld de inhoudsopgave laten zien, zodat de lezer snel weet waar het document over gaat zonder de attachement te hoeven openen.

Indien de lezer wel het hele document moet lezen ter review, dan is het meesturen van een bijlage natuurlijk wel hoogst noodzakelijk.

4. Identificeer jezelf duidelijk

Wanneer je een e-mail stuurt die je niet kent, zorg ervoor dat je naam, rol en reden waarom je de persoon mailt, duidelijk in de eerste regel van de e-mail al zichtbaar is. Wanneer je een face-to-face gesprek via e-mail opvolgt hoef je dit niet te doen, maar is het wel handig om hints in de e-mail op te nemen van wie jij bent. Bijvoorbeeld: Ik vond het erg leuk met je gesproken te hebben afgelopen vrijdag op het congres, over de nieuwe app voor huizen kopen.

Wanneer je e-mail contact opneemt met iemand buiten jouw organisatie, is het verstandig in de handtekening van je e-mail (onderaan) duidelijk je volledige naam en rol te vermelden. Tevens is het aan te raden ook overige contact gegevens te vermelden zoals adres en telefoonnummer.

5. Wees aardig

Denk na, voordat je op de knop “versturen” klikt.

Als je merkt dat je boos bezig bent een e-mail te schrijven, sla de mail eerste op, haal een bak koffie en stel je voor dat de volgende dag iemand jouw e-mail leest. Zouden jouw vrienden en relaties dan gechockeerd zijn van de taal en houding die je in de e-mail gebruikt? Of zouden ze trots zijn op hoe cool je je gedragen hebt.

Gooi geen olie op het vuur, zonder eerst de consequenties af te wegen. Moet je nog langer werken met deze persoon, zou je een kopie van je mail een paar jaar later nog eens tegen willen komen?

6. Proeflees je eigen e-mail

Als je iemand vraagt iets voor jou te doen, neem dan de tijd om je e-mail nogmaals door te lezen en het heel professioneel op te stellen. Zelfs de spellingchecker zal er niet elke fout uit halen. Die paar minuten extra kunnen veel opleveren. Een e-mail naar je baas met spelfouten komt toch anders over dan een e-mail zonder spelfouten. Eventueel kun je nog een collega het mailtje door laten lezen, en zowel op taalfouten als constructie fouten laten controleren.

7. Ga niet uit van privacy

Mits je de Koningin bent, uit lof in het openbaar, en uit kritiek in private kring. Verstuur niks via e-mail dat je niet via internet zou posten met jouw naam eronder. E-mail is niet veilig. Net zo makkelijk als iedereen jouw papieren post kan onderscheppen, zo kan een hacker, een crimineel of zelfs de KLPD makkelijk jouw e-mail onderscheppen. Bij sommige bedrijven heeft de e-mail administrateur lees mogelijkheden.

8. Maak duidelijk onderscheid tussen formele en informele e-mails

Wanneer je een e-mail naar een vriend of directe collega schrijft is het prima om “smiley’s” te gebruiken of bekende afkortingen. Bijvoorbeeld . ;-) , LOL. Dit zijn vaak ook juist kenmerken van een goede band met degene die je een e-mail stuurt. Indien je echter een formele e-mail stuurt, kun je beter dit soort zaken vermijden. Indien je dit wel doet, kan de ontvanger zich niet serieus genomen voelen. Dus bepaal in welke situatie je je bevind, alvorens de toon van je e-mail te kunnen bepalen.

9. Reageer onmiddellijk

Als je professioneel en beleefd wilt over komen op de mensen die jou een e-mail sturen, reageer dan gelijk. Zelfs als dat is: “Sorry, momenteel ben ik te druk om je te helpen”. Op deze manier hoeft de verzender niet te wachten op jouw antwoord, en hem dan in het ongewisse blijven over jouw input.

10. Toon respect en terughoudendheid.

Vele boze uitingen zijn begonnen omdat iemand “reply all” heeft gedaan in plaats van “reply”.
Omdat de meeste mensen weten dat e-mail geen privé aangelegenheid is, is het zeer respectvol om voor het doorsturen van een persoonlijke e-mail, toestemming van de verzender te vragen. Als iemand jou een verzoek toe mailt, is het prima om deze door te sturen naar iemand die wel kan helpen, maar iets doorsturen om de verzender voor schut te laten staan is natuurlijk “NOT DONE”.

Wees tolerant naar mensen die een etiketten blunder maken. Als je denkt beledigt te worden via e-mail, mail de regel terug waarin je de belediging denkt te vinden en reageer met een neutrale vraag, bijvoorbeeld: Ik snap niet helemaal hoe ik dit moet interpreteren, kun je dit verduidelijken.

Slotconclusie:

Verberg je niet zomaar achter je e-mail. Neem de mensen die je e-mailt serieus en onthoud heel goed dat de hele wereld jouw woorden kunnen lezen.