MS Excel – Notuleren in Excel

Notuleren is niet de meest favoriete taak van menigeen secretaresse, dus als er een manier is om de notulen zo tijdsbesparend en efficiënt mogelijk te maken, dan is het zeker het uitproberen waard. Voor de collega’s kan deze methode ook tijdsbesparend werken. *Let op: Voor MS Office versies na de 2010 versie zijn de opties genoemd in de rest van het document mogelijk, maar moet je deze wellicht op een andere plaats zoeken.

De voordelen

De voordelen van notuleren in een Excel spreadsheet is dat de notulen van alle vergaderingen in dezelfde spreadsheet staan en je zo makkelijk iets terug kunt vinden in plaats van verschillende verslagen door te worstelen. Je kunt in een Excel spreadsheet ook makkelijk filteren zodat je bepaalde acties en agendapunten snel kunt opzoeken en je ook weet in welke vergadering deze is genoemd.

De voorbereiding

Voordat je tijdens een vergadering aan de slag kunt met je laptop en je spreadsheet, is er enige voorbereiding nodig.

Jezelf voorbereiden

Voor de vergadering kun je al de agendapunten en ingekomen stukken in het spreadsheet invoeren, zodat je tijdens de vergadering op je laptop de belangrijkste (actie-)punten kunt invoeren. Je bent dan na de vergadering al bijna klaar want je hoeft je notulen alleen maar na te kijken en op te sturen/op te slaan.

Je spreadsheet

Voordat je Excel spreadsheet klaar is voor gebruik, moet je een aantal stappen ondernemen om je spreadsheet van de juiste instellingen te voorzien:

1. Open een nieuwe Excel spreadsheet en geef de spreadsheet de naam (titel) van de vergadering. Deze titel/naam zet je in de eerste rij van je spreadsheet (A1 of A1).
2. Sla de spreadsheet vervolgens eerst op (gebruik een handige plaats) en geef je spreadsheet een bestandsnaam. Dit kan bijvoorbeeld zijn “notulen overleg (naam overleg) (jaartal)”. Sla tijdens onderstaande stappen regelmatig op, zo raak je je gegevens niet kwijt mocht er iets misgaan of vastlopen.
3. Zet vervolgens in rij 3 of 4 de namen van de kolommen die je nodig denkt te hebben, zoals: datum, onderwerp, actie, beslissing, status actie, etc. Voor sommige kolommen heb je meer ruimte nodig, zoals onderwerp, besluit, etc. Maak deze kolommen breder omdat hier meer tekst in komt te staan.
4. Omdat de spreadsheet groot en lang zal worden is het handig dat je de kolomkoppen (die je in rij 3 of 4 geplaatst hebt) wel blijft zien. Je kunt de kolomkoppen als volgt vastzetten. Klik op de cel onder de de eerste kolomkop en klik vervolgens in de menubalk op “Beeld” en vervolgens “Blokkeren – Titels blokkeren”.
5. Voor de brede kolomkoppen waar meer tekst in zal komen te staan is het handig wanneer je regels onder elkaar kunt plaatsen (anders zou je spreadsheet veel te lang worden). Je selecteert hiervoor het hele werkblad onder de kolomkoppen. Nu klik je in de menubalk op “Start”, dan “Opmaak” en “Cellen opmaken” en vervolgens op “Uitlijning” en vink de optie “Terugloop” aan.
6. Om het filteren later makkelijk te maken breng je op elke kolom apart een filter aan. Selecteer hiervoor de rij met de kolomkoppen. Klik in de menubalk op “Gegevens” en op “Filter”. Er verschijnt dan naast elke kolomkop een klein driehoekje die je kunt aanklikken als je wilt gaan filteren.

Waar moet je op letten?

• Het meest belangrijk is met je leidinggevende te overleggen of hij deze nieuwe methode van notuleren ziet zitten, dat jij deze methode erg efficiënt vindt wil niet zeggen dat je leidinggevende dit ook vindt. Bovendien is het in sommige takken van een bedrijf niet mogelijk omdat het juist belangrijk is dat notulen uitgebreid worden opgeschreven.
• De allereerste keer is het beter om je notulen op te schrijven of volgens de oude methode te notuleren. Je kunt dan eerst oefenen met het invoeren van de nodige informatie in je spreadsheet.
• Het is ook belangrijk om bepaalde gegevens (titels, datum, etc) op dezelfde manier in te voeren zodat je filter werkt.
• Vergeet niet om na een filter selectie de filter weer uit te zetten, zodat je geen dubbele selecties kunt maken. Wijs hier ook andere gebruikers van het document op.