Microsoft Excel - bespaar tijd met deze functies!

Microsoft Excel is één van de meest gebruikte berekeningsprogramma's ter wereld. Toch heeft Excel meer functies dan dat de meeste mensen weten of zelfs gebruiken. Hier een overzicht van handige functies in Excel die je veel tijd en moeite kunnen besparen. Let op: Dit artikel is gebaseerd op de Excel 2003 versie. De nieuwste versie van Excel (MS office 7) heeft dezelfde opties maar deze zijn op een andere manier te vinden. Gebruik hiervoor de help versie in het programma.

Dubbele gegevens verwijderen

Veel mensen gebruiken Microsoft Excel voor het maken van adressenlijsten. Dit omdat het programma met een overzichtelijke cel-structuur werkt. Als je met grote adreslijsten of andere soorten lijsten werkt, komt het vast voor dat je bestand dubbele gegevens zal hebben. Wil je deze dubbele gegevens weghalen, zonder dit handmatig te doen, dan doe je het volgende

• Klik in de gegevens (in één van de cellen)
• Kies in het menu voor “data”, dan “filter” en “uitgebreid filter”.
• Selecteer het vakje onderaan in het scherm dat verschijnt dat zegt “Alleen unieke records”.

De dubbele gegevens zijn nu niet meer zichtbaar, maar worden verborgen in het spreadsheet. Het beste is om de lijst vervolgens naar een nieuw werkblad te kopiëren.

Een opmaak kopiëren

Wanneer je in een bestand iets hebt getypt met een bepaalde opmaak en je wilt deze opmaak ook toepassen op een andere tekst dan kun je dit doen met de "opmaak kopiëren" functie. Deze functie kun je in het menu bovenin herkennen als het icoontje met een kwast erin. Eerst klik je in de tekst met de opmaak die je wilt hebben en daarna klik je op het kwastje. Nu klik je in de tekst die je de opmaak wilt geven en de opmaak wordt automatisch toegepast in de nieuwe tekst. De complete cel-opmaak wordt hierbij meegenomen, zoals datum notaties en financiële informatie.

Kopjes vastzetten

Dit is een hele handige functie als je gebruik maakt van grote tabellen en lijsten. Je zoekt bijvoorbeeld iets onderaan in de tabel of in de lijst, maar dan kun je niet meer het bovenste kopje lezen en weet je niet meer in welke kolom je nu zit. Met deze functie zorg je ervoor dat de kopjes bovenaan zichtbaar blijven door ze vast te zetten, maar dat je met de rest van de tabel of lijst wel kunt scrollen. Dit doe je als volgt:

• Selecteer de cel of cellen die onder het kopje/de kopjes staan die je wilt vastzetten als de kopjes bovenaan horizontaal staan. Als de kopjes juist links of rechts verticaal staan dan selecteer je de cellen links of rechts van deze kopjes om deze vast te zetten.
• Ga naar “venster” en vervolgens naar “titels blokkeren”

Je kunt ook een combinatie hebben waarbij je beide de bovenste kopjes en die aan de linkerkant vast wilt zetten. Hiervoor selecteer je dus de cel/cellen die zowel direct rechts van de kopjes staan en die direct onder de kopjes staan.

Voorgeprogrammeerde rijtjes maken in Excel

Dit klinkt nogal moeilijk maar is het niet. Wie de basis kent van Excel functies kent de zogenaamde “vulgreep”, ook wel het kleine plus teken dat je aan de rechteronderkant vindt van een geselecteerde cel. Stel nu dat je een opsomming moet maken van de getallen 1 t/m 10 of a t/m z. In plaats van deze in iedere cel apart in te vullen doe je het volgende:

• Vul in de gewenste cellen alleen de eerste 3 cijfers of letters in (1-3 of a-c).
• Selecteer nu deze drie cijfers of letters.
• Klik met de linkermuisknop nu op de vulgreep die je rechtsonderin de onderste geselecteerde cel vindt.
• Klik en sleep de cellen naar onder

Je ziet onmiddellijk dat Excel automatisch de resterende cijfers en letters aanvult. Excel heeft deze waarden als het ware “voorgeprogrammeerd”. Om te weten welke standaard voorgeprogrammeerd zijn ga je naar “Extra”, “Opties” en naar het tabblad “Aangepaste lijst” In de linkerkolom zie je nu welke waarden zijn voorgeprogrammeerd.

Nieuwe lijsten voorprogrammeren

Als je bovenstaande een beetje onder de knie hebt, kun je gaan denken over het volgende: Kan ik ook zelf van deze lijsten bedenken en ze voorprogrammeren? Het antwoord op deze vraag is “Ja”. Ga hiervoor naar “Extra”, “Opties” en naar het tabblad “Aangepaste lijst”.

• Klik in de rechterkolom.
• Typ de eerste tekst van je lijstje en druk op “Enter”.
• Herhaal dit voor elk item in je lijstje
• Klik nu op “Toevoegen”

Je lijstje wordt nu bij de andere lijsten in de linkerkolom gezet. Als je nu het eerste item van je gemaakte lijstje in één van de Excel cellen typt en deze selecteert, kun je met behulp van de vulgreep naar beneden slepen en komen de rest van de items in je lijstje tevoorschijn.