InfoNu.nl > Pc en Internet > Communicatie > Tips voor efficiënt zakelijk e-mailverkeer

Tips voor efficiënt zakelijk e-mailverkeer

Tips voor efficiënt zakelijk e-mailverkeer Een e-mail versturen is makkelijk. Je typt je bericht, selecteert het adres, drukt op verzenden en... voilà de ontvanger krijgt vrijwel direct je boodschap. Alleen soms is het juist dat snelle, gehaaste e-mailtje dat een hoop irritatie veroorzaakt. Van onnodige spelfouten, verwarrende lay-out, onbegrijpelijke zinnen tot nutteloze berichten die je inbox doen vollopen en veel tijd in beslag nemen. Hieronder enkele tips voor effectief e-mailverkeer.

Nettiquette

De (ongeschreven) etiquette- en gedragsregels van het internet noemt men ook wel Nettiquette (Netiquette in het Engels). Het is een samenvoeging van network en etiquette. Onderdeel van het internet is natuurlijk het e-mailverkeer. Ook hiervoor is een aantal richtlijnen en tips aanwezig om een zo prettig mogelijke e-mailwisseling tot stand te brengen en hiermee een hoop ergernissen en onduidelijkheden te voorkomen. Een stelregel is: wees ruimdenkend in het ontvangen en terughoudend bij het verzenden.

Het wel of niet verzenden van een e-mail

Als communicatiemiddel is e-mail handig, makkelijk en snel. Echter, voordat je een e-mail begint, bedenk of het onderwerp ook echt het best tot zijn recht komt in een e-mail. Er zijn onderwerpen te bedenken die niet altijd geschikt zijn om per e-mail over te brengen. Gevoelige onderwerpen of slecht nieuws bijvoorbeeld kan men altijd beter persoonlijk bespreken
Andere voorbeelden zijn:
  • Het aankaarten of oplossen van een meningsverschil;
  • Roddels of minder subtiele meningen over collega’s;
  • Het met spoed een antwoord nodig hebben;
  • Het hebben van veel vragen; of
  • Het uitwisselen van vertrouwelijke informatie.
Bij problemen of conflicten kan men beter zo professioneel mogelijk blijven in een e-mail. Alles wat je hebt geschreven en verstuurd staat meteen vast en kan het niet alleen worden bewaard, beantwoord of worden doorgestuurd, het kan tegen je worden gebruikt en bij mensen terechtkomen voor wie de e-mail eigenlijk helemaal niet bestemd was.

Ook is het belangrijk om bij de ontvanger van de e-mail stil te staan. Het is niet altijd zeker of de bedoeling van je tekst bij de ontvanger overkomt. Soms komen geschreven woorden anders of harder aan dan gesproken woorden. Lichaamstaal en intonatie ontbreken bij e-mail. Een smiley kan de lichaamstaal niet altijd vervangen. Sowieso is het soms de vraag of alles per e-mail noodzakelijk is. Soms is het vele malen prettiger en vriendelijker om kleine verzoeken telefonisch of persoonlijk af te handelen. Een inbox vol opdrachten van je collega twee deuren verderop werkt niet altijd even motiverend.

Adressering

Een e-mail begint meestal met de adressering. Wie wil je dat je mail leest? Een tip is, om voor het verzenden van de mail, nog even te checken of de juiste personen in de adressering staan. Mocht de e-mail naar een extern persoon gaan, let er dan op dat er een disclaimer mee wordt gestuurd. Dit is meestal vanuit het bedrijf al geregeld. Een disclaimer zorgt ervoor dat indien de e-mail naar een verkeerd persoon wordt verzonden, deze derde hieraan geen rechten kan ontlenen of het bedrijf in kwestie aansprakelijk kan stellen.

Een voorbeeld van een Engelse disclaimer:
This message and any attachments are confidential and may be privileged or otherwise protected from disclosure. If you are not the intended recipient, please delete this message and any attachment from your system and do not copy or disclose the contents to any other person.

Checklist voor adressering:
  • Het gebruik van cc kan handig zijn om anderen op de hoogte te stellen van je bericht. Bedenk dan wel eerst of de ontvanger deze mail ook wil ontvangen. Voor je het weet, heeft iedereen een mailbox vol cc’tjes.
  • Bij het antwoorden van een e-mail, check of je inderdaad alle geadresseerden wilt beantwoorden (reply all) of alleen de verzender. Soms volstaat een antwoord aan alleen de afzender.
  • Bij het doorsturen van e-mailberichten, let er allereerst op of je niet per ongeluk op ‘allen beantwoorden’ heb geklikt. Daarnaast is het te overwegen om bij het doorsturen gebruik te maken van bcc. Hiermee deel je het bericht, maar niet de e-mailadressen.
  • Ook in andere gevallen kan bcc nuttig zijn, bijvoorbeeld wanneer een e-mail naar meerdere externe contacten wordt verstuurd.

Onderwerpregel

De onderwerpregel of subject-line is het eerste wat een ontvanger leest. Het is dan ook van belang dat wat men daar schrijft kort de inhoud van de e-mail weergeeft. Wees kort, bondig en helder. Wat bij de subject-line soms tot ergernissen kan leiden zijn het gebruik van teksten in hoofdletters, uitroeptekens en teksten als ‘Belangrijk! Direct lezen’.

Inhoud bericht

  • Probeer consequent hetzelfde (gangbare) lettertype te gebruiken.
  • Houd zinnen kort. Beperk bijvoorbeeld de lengte van een regel tot 72 karakters.
  • Behandel zo veel mogelijk één onderwerp per e-mail.
  • Lukt het niet om het bericht tot één onderwerp te beperken, maak dan gebruik van nummering.
  • Probeer het kort te houden. De reden hiervoor is dat e-mails vaak scannend worden gelezen. Hoe meer en hoe langer de e-mail, hoe groter de kans dat er over informatie heen gelezen wordt. Men kan ook meerdere mailberichten sturen, ieder met een andere onderwerpregel en bijbehorend onderwerp.
  • Bij een lange mail kan men ook de tekst in een aparte attachment plaatsen en deze bij de e-mail met begeleidende tekst voegen.
  • Houd een formele e-mail formeel. Voor in het bijzonder externe e-mails is het gebruik van woorden of teksten in hoofdletters, veelvuldige uitroeptekens en smileys niet wenselijk. Het in acht nemen van briefconventies is in dergelijke gevallen aan te raden.
  • In navolging van het vorige punt is spelling en het gebruik van juiste punctuatie dan ook noodzakelijk in zakelijke e-mails. Niet in de laatste plaats natuurlijk omdat het het lezen van berichten overzichtelijk maakt.
  • Wees voorzichtig met ironie, sarcasme en humor in e-mailberichten. Dit kan bij de lezer niet als zodanig worden geïnterpreteerd.
  • Probeer zo duidelijk mogelijk te schrijven om te voorkomen dat berichten ondoorzichtig, onbegrijpelijk of verwarrend overkomen.
  • Herlees een e-mail voor verzending om alle foutjes te ontdekken. Het is minder goed voor het milieu, maar het uitprinten van een concept e-mail kan helpen eventuele ingeslopen spelfouten te ontdekken.

Attachments

Een van de mogelijkheden van e-mail is natuurlijk het meesturen van documenten van verschillende programma’s, als Word, Excel, PowerPoint, Paint bijvoorbeeld. Deze attachments kunnen echter wel een behoorlijke ruimte in beslag nemen. Zowel in je inbox als in de tijd die het kost om het te downloaden.
  • Een tip bij het verzenden van een bijlage is om eerst de bijlage te selecteren en pas daarna aan het bijbehorende bericht te beginnen. Zo stuur je nooit een e-mail met verwijzing naar een document zonder dat het document er bij zit.
  • Schrijf altijd een begeleidende tekst bij een bijlage: leg hierin uit wat het doel van de bijlage is en wat je van de ontvanger verwacht.
  • Omdat een attachment zoveel ruimte in een inbox neemt en ook tijd, (openen, opslaan, verwijderen) is het nuttig om eerst na te gaan of de informatie elders te vinden is, bijvoorbeeld op het intranet of in een gedeelde map. Men kan in dit geval dan volstaan met een link naar de betreffende informatie.
  • Een ander idee is om de attachment in een zipfile te comprimeren.
  • Probeer ook het bijgevoegde document een duidelijke titel te geven en dit documenten grootte en eventuele virussen te checken.
  • Bedenk daarnaast of het document door iedereen geopend kan worden. Word en Excel documenten zijn vaak geen probleem, maar niet iedereen heeft bijvoorbeeld een AutoCAD programma en zal daardoor geen AutoCAD file kunnen openen.
  • Wat ook te overwegen is, is om de ontvanger eerst te vragen of hij de attachments toegestuurd wil krijgen.

Afsluiting

Een handtekening kan elektronisch ingesteld worden. Vaak zijn er bedrijfsrichtlijnen hiervoor.
Onderstaand is een voorbeeld van een elektronische handtekening:

Voornaam Achternaam
Functie


Bedrijfsnaam
Postbus
Postcode, plaats
land
Tel.+31
Mobile +31
E-mail: me@mycompany.com, Internet: http://www.mycompany.com


Out of office assistant

Bij afwezigheid is het handig om de ‘out of office assistant’ aan te zetten. De persoon die jou een e-mail stuurt, krijgt dan direct een standaard e-mail terug met daarin het bericht dat je afwezig bent. Hieronder een aantal voorbeeldzinnen in het Engels:

  • I am currently out of the office and will attend to your message as soon as I get back. If you need an urgent response, please contact X.
  • Thank you for your e-mail. I will be out of the office from .. to ...
  • For urgent matters please contact X.

Voorbeeld e-mail in het Engels

Dear All,

Please find attached the minutes of the meeting held 3 March 2015.

Kindly note that the next meeting will be held 3 April 2015 at 10.00 in room 3B.

Kind regards,

John Smith
P.A.


My Company
P.O. Box 101
2225 AB the Netherlands

Tel.+31 , Fax.+31 , Mobile +31
E-mail: me@mycompany.com, Internet: http://www.mycompany.com

Lees verder

© 2009 - 2019 Caltha, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Engelse e-mail voorbeeld - Zakelijk of PersoonlijkEngelse e-mail voorbeeld - Zakelijk of PersoonlijkHoe schrijf je een goede Engelse zakelijke e-mail? En hoe een persoonlijke of informele email? Hier advies bij het opste…
Zakelijke e-mail schrijven - voorbeeldenZakelijke e-mail schrijven - voorbeeldenHoe schrijft u een goede zakelijke of formele e-mail? Hier advies en voorbeelden van correcte zakelijke e-mails volgens…
Nettiquette: etiquette op het netNettiquette: etiquette op het netIedereen kent de etiquetteregels zoals niet smakken tijdens het eten, niet boeren na het eten of geen voeten op tafel le…
Etiquette zakelijke e-mail: kom professioneel overEtiquette zakelijke e-mail: kom professioneel overVeel bedrijven gaan nog niet goed om met zakelijke e-mails versturen wat niet goed is voor het imago van het bedrijf. Za…
E-mail, sms en whatsapp maakt meer kapot dan je lief isE-mail, sms en whatsapp maakt meer kapot dan je lief isDe E-mail en ander elektronisch berichtenverkeer is niet meer weg te denken uit ons bestaan. Behalve de voordelen, breng…

Reageer op het artikel "Tips voor efficiënt zakelijk e-mailverkeer"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Infoteur: Caltha
Laatste update: 20-08-2015
Rubriek: Pc en Internet
Subrubriek: Communicatie
Schrijf mee!