Informatie en communicatie

Wanneer is iets informatie of een gegeven? Of zit daar geen verschil tussen? En hoe zit het met die eindeloze getallen? Zijn dat gegevens of is dat informatie? En de mening van je buurvrouw? Informatie of gegevens? En hoe zit het met het uitwisselen van informatie? Informatie zijn gegevens die de kennis van de ontvanger vergroten. En gegevens zijn feiten.

De eisen van informatie

Als informatie aan één van deze eisen níet voldoet, is het geen informatie. Het zijn vier eisen:

• Betrouwbaar: de informatie moet juist en volledig zijn.
• Relevant: de informatie moet zoveel mogelijk aansluiten op de informatiebehoefte.
• Tijdig: de informatie moet er op het juiste moment zijn.
• Vergroot de kennis: de informatie moet de kennis van de ontvanger vergroten, je weet al lang dat 1+1=2.

Het gebruik van informatie

Je kunt informatie op verschillende manieren gebruiken:

• Beslissingsinformatie: de informatie wordt gebruikt om beslissingen te maken.
• Verantwoordingsinformatie: de informatie wordt gebruikt om verantwoording af te leggen.
• Feedbackinformatie: de informatie wordt gebruikt om verandering waar te nemen.

Communicatie

Communicatie is het uitwisselen van informatie tussen een zender en een ontvanger. De zender geeft informatie en de ontvanger krijgt informatie. Die informatie kan alles zijn wat een persoon of organisatie aan een andere persoon of organisatie wil laten weten. Er zijn verschillende soorten communicatie:

• Interne communicatie
• Externe communicatie

Interne communicatie

Als communicatie plaatsvindt tussen personen of afdelingen binnen een organisatie, is dat interne communicatie. Dat gebeurd onder anderen door middel van vergaderingen, mailtjes, gesprekken en mailtjes.

Externe communicatie

Bij communicatie tussen afdelingen en personen van een organisatie met de buitenwereld, spreken we van externe communicatie. Ook de andere kan op is externe communicatie.

Informatiesysteem

Een informatiesysteem is het geheel van personen, hulpmiddelen en activiteiten dat gericht is op het verzamelen, verwerken en verstrekken van gegevens om te kunnen voorzien in de informatiebehoeften van personen binnen en buiten de organisatie, met als doel overzicht te houden over alle gegevens en informatie. De activiteiten die daarbij plaatvinden, zijn onderdeel van het informatieverzorgingsproces.