Groupwise 8 - tips en trucs 'Afspraken'

De applicatie Groupwise 8 bevat verschillende geïntegreerde tools waarmee je kunt e-mailen, afspraken kunt plannen en RSS feeds kunt bijhouden. Ook heb je de mogelijkheid om teamworkspaces in te richten. In Groupwise kun je veel met afspraken doen. Even een simpele afspraak plannen met een aantal collega’s kunnen de meeste mensen wel. Maar je kunt nog veel meer doen met de instellingen rondom afspraken in Groupwise 8. Lees hier een paar nuttige tips.

Afspraak maken in dag/weekagenda

Als je in de dag/weekagenda weergave staat kun je rechtstreeks een afspraak inplannen door de juiste dag en tijdstip te selecteren. Klik met de muis op de begintijd en selecteer, met de muisknop ingedrukt, de eindtijd. Klik dan op de rechtermuisknop in het gebied van de nieuwe afspraak en selecteer in het snelmenu Nieuw. Je kunt nu kiezen uit ‘Geposte afspraak’ en ‘Afspraak’. Kies de eerste als je alleen voor jezelf een afspraak plant, kies de tweede als je een afspraak met iemand anders wilt plannen.

Afspraken maken voor anderen

Als je een secretariële functie hebt moet je vaak afspraken maken voor anderen. Je wilt dan zelf niet in de afspraak verschijnen. Dit kun je oplossen door een standaardinstelling te veranderen. Dit gaat via Extra, Opties, Agenda, tabblad Algemeen. Haal het vinkje weg voor de optie ‘Mezelf in nieuwe afspraken opnemen’.

Afspraak plannen die hele dag duurt

Als je een afspraak plant kun je hierbij de volgende optie aanvinken ‘Gebeurtenis die de hele dag duurt’. De afspraak wordt bovenin je agenda geplaatst. Het nadeel van deze manier is dat je via ‘Tijden zoeken’ nog steeds beschikbaar bent voor anderen. Als je dit niet wilt dan moet je met de rechtermuisknop klikken op de afspraak en de optie ‘Weergeven als bezet’ aanvinken.

Afspraak in Postbus laten staan

Als je een afspraak hebt geaccepteerd verdwijnt deze standaard uit de Postbus. Als je dit niet wilt, de afspraak moet blijven staan, dan kun je die instelling veranderen via Extra, Opties, Agenda, tabblad Algemeen. Zet een vinkje voor ‘Bij accepteren, het item blijven weergeven in Postvak’.

Afspraak naar meerdere GroupWise-gebruikers

In het tabblad Meerdere gebruikers kun je met alle zichtbare gebruikers in één keer een afspraak maken als je dit wilt. Je doet dit door op het juiste tijdstip te gaan staan, in je eigen agenda, en met de muisknop ingedrukt een selectie te maken door alle agenda’s heen. Volg vervolgens de stappen uit de alinea ‘Afspraak maken in dag/weekagenda’ in dit artikel.

Afspraak weigeren met reden

Als je een afspraak weigert kun je aangeven waarom je dit hebt gedaan. Kies als je dit wilt doen voor ‘Weigeren met opties’. Je kunt nu in het tekstboxje een berichtje schrijven die de maker van de afspraak in de Postbus zal ontvangen.

Een afspraak verplaatsen

Een reeds gemaakte afspraak kun je verplaatsen. Dit doe je door op de afspraak te klikken en de muisknop ingedrukt te houden. Nu kun je de afspraak verslepen naar een ander tijdstip.

Een afspraak kopiëren

Als je een bestaande afspraak wilt kopiëren dan kan dit door er met de muisknop op te klikken terwijl je de CTRL-toets ingedrukt houdt. Je kunt nu een kopie van de afspraak verslepen naar een ander tijdstip.

Een geweigerde afspraak zien

De standaardinstelling in Groupwise voor meldingen over geweigerde afspraken staat uit. Je kunt dus niet zien of iemand een afspraak heeft geweigerd. Wil je dit wel zien dan ga je via Extra, Opties, Verzenden , tabblad Afspraak naar ‘Ontvangstbevestiging Als geweigerd’. Klik vervolgens op de pijltjes en selecteer wat je wilt ontvangen. Je kunt kiezen uit een bericht of een melding op je scherm, en een bericht.

Het herhalen van afspraken

Als je een bepaalde afspraak vaker dan één keer wilt plaatsen in een agenda dan kun je dit alleen doen als je een nieuwe afspraak maakt. Een reeds bestaande afspraak kun je niet herhalen. Bij het maken van een nieuwe afspraak kies je het menu Acties. Daarin kies je de optie Herhaling.