Een overzichtelijke en werkbare actielijst (takenlijst)

Een actielijst of takenlijst kan een grote brij aan taken bevatten die je eigenlijk zou moeten uitvoeren. Aan zo'n actielijst heb je weinig; het kan er zelfs voor zorgen dat je opziet tegen je werk. Een takenlijst die goed is opgesteld, kan juist heel behulpzaam zijn. Een goede actielijst is specifiek en duidelijk en het bevat een hoeveelheid taken die binnen een dag uitvoerbaar is. Daarnaast kun je een langere takenlijst aanleggen waarin je taken vastlegt die op termijn moeten gebeuren. Het komt maar zelden voor dat je een hele dag bezig ben met één taak; over het algemeen zijn er tientallen zaken die op een dag afgehandeld moeten worden en nog veel meer zaken die afgehandeld kunnen worden. Om niet de hele dag met deze taken in je hoofd te blijven rondlopen - met het telkens sluimerende gevoel dat je wel eens iets vergeten zou kunnen zijn - is het verstandig om een takenlijst of actielijst te maken. Veel mensen doen dit al, maar vaak wordt zo'n actielijst een onoverkomelijke berg met werk waar niet doorheen te komen is. Een takenlijst kan een heel handig hulpmiddel zijn, maar dan moeten de taken wel helder geformuleerd zijn en het moet te doen zijn om er doorheen te komen. Als dat namelijk niet het geval is wekt te takenlijst alleen maar weerstand op en ga je taken uitstellen. Een werkbare en overzichtelijke takenlijst maken vereist enige oefening, maar is eigenlijk niet erg moeilijk.

Maak taken op je actielijst specifiek

Wanneer je aan omvangrijke projecten werkt is het takenpakket vaak ook nogal omvangrijk, zowel als het gaat om het aantal taken binnen het project als om de tijd die het kost om dit uit te voeren. Het maken van een actielijst kan zeer behulpzaam zijn om in dit soort gevallen meer grip te krijgen op je werk. Het is daarbij wel zaak om taken specifiek te maken. Je hebt weinig aan een taak die is geformuleerd als: 'werken aan het project'. Op je actielijst zou juist moeten staan wat dit werk inhoudt: wat de volgende taak is die op de rit staat en wat je moet doen om deze af te ronden. Een voorbeeld van een meer specifieke taak is bijvoorbeeld: 'informatie zoeken die als input kan dienen bij de volgende vergadering'.

Soms is het niet duidelijk wat de eerstvolgende taak is die voor jou voor een project aan de orde is. Dat kan twee dingen betekenen: ofwel er wordt op dit moment niets van je verwacht; ofwel je moet uitzoeken wat de volgende taak is. Op je takenlijst kan dan bijvoorbeeld staan: 'bij die en die collega langsgaan om te vragen wat er gedaan moet worden voor het project'.

Verzamel taken en informatie voor je takenlijst

Voor veel taken heb je ook bepaalde informatie nodig. Vaak is dit informatie die wel beschikbaar is, maar die je niet direct tot je beschikking hebt. Het gaat dan bijvoorbeeld om het telefoonnummer van de persoon die je nog moet bellen. Wanneer je je takenlijst opstelt moet je proberen deze informatie aan de taak te koppelen. Wanneer je contact met iemand op moet nemen, zet dan het telefoonnummer of het e-mailadres erbij in de actielijst. Als je een bepaald document moet lezen, neem dan in je actielijst op waar je dit document kunt vinden.

Houd je actielijst kort en stel prioriteiten

Een takenlijst moet eigenlijk nooit langer zijn dan 20 taken. Als hij wel langer is, is het vaak onmogelijk om dit in een dag af te werken. Je kunt er dan al bij voorbaat tegenop zien dat je aan het werk moet. Als er wel heel veel werk ligt (veel meer dan dat er in één dan te doen is), stel dan prioriteiten en bepaal wat je echt moet doen, daarbij goed in het oog houdend wat mogelijk is. De belangrijkste taken komen dus op je takenlijst. Daarnaast kun je nog andere takenlijsten bijhouden. Andere taken moeten namelijk ook gebeuren, maar daar kom je vandaag niet aan toe. Zet ze op een aparte takenlijst, die je vervolgens kunt gebruiken om de takenlijst voor de volgende dag op te stellen.

Een 'later/misschien'-actielijst

Naast dingen die direct moeten gebeuren en zaken die op (korte) termijn moeten gebeuren, zijn er ook acties die je zou willen doen, maar waarvan je denkt dat je er niet direct aan toe komt; in de meeste gevallen is dat ook niet nodig. Hoewel het niet noodzakelijk is kan het heel handig en leuk zijn om een 'later/misschien' lijst op te stellen. Hierop zet je boeken en artikelen die je nog eens wilt lezen, films die je wilt zien, mensen die je wilt ontmoeten, plaatsen die je wilt bezoeken, een onderwerp dat je nog een keer wilt uitspitten, etc. Telkens wanneer je tijd hebt kun je iets van deze lijst nemen om toe te voegen aan je dagelijkse actielijst. Je kunt ook met jezelf afspreken dat je elke week minimaal één item van je 'later/misschien' lijst neemt om deze uit te voeren.

Door een uitgebreide 'later/misschien' lijst heb je altijd een enorm reservoir beschikbaar aan inspirerende ideeën!

Lees verder

• Efficiënt werken: Productief en efficiënt je dag door komen
• Beter concentreren: efficiënt werken door meer concentratie
• Efficiënt werken door een opgeruimde werkplek
• Effectief en efficiënt studeren
• Het gevaar van multitasken: doe één ding tegelijk