Draaitabel maken en autofilter instellen in Excel

Het instellen van een autofilter of het maken van een draaitabel is een lastige aangelegenheid. In dit artikel wordt in enkele eenvoudige stappen beschreven hoe een filter kan worden ingesteld en hoe een simpele draaitabel wordt gemaakt.

Autofilter

Een autofilter kan worden ingesteld door eerst een cel in het bereik (de gegevens) te selecteren, daarna op de knop "Data" te klikken in de menubalk, en te kiezen voor "Filter" →
"Autofilter". Dit geeft naast elke kolomtitel een naar beneden wijzend pijltje. Door hierop te klikken wordt een menu geopend waarmee de gegevens in deze kolom kunnen worden gefilterd. Standaard wordt er niets gefilterd. Er kan worden gefilterd op meerdere kolommen. Als een filter op een kolom wordt ingesteld, wordt de kleur van het naar beneden wijzend pijltje blauw. Een autofilter kan worden verwijderd door op de knop "Data" te klikken in de menubalk, en te kiezen voor "Filter" → "Autofilter". Het vinkje (v) zal dan verdwijnen, evenals de autofilter.

Draaitabel

Een van de krachtigste hulpmiddelen van Microsoft Excel is de draaitabel. Een draaitabel is een dynamische kruistabel gemaakt uit een database of een tabel.

Een draaitabel kan worden gemaakt door eerst een cel in het bereik te selecteren, daarna op de knop "Data" te klikken in de menubalk, en te kiezen voor "Draaitabel- en draaigrafiekrapport". De wizard "Draaitabel en draaigrafiek" wordt geopend. Standaard staan de instellingen in de wizard goed om een draaitabel te kunnen maken. Klik op "Volgende". Nu verschijnt het venster waarin het bereik (de te analyseren gegevens) moet worden aangegeven. Standaard vult Excel hier "Database" in. In plaats van "Database" kan ook een ander bereik worden aangegeven. Om het bereik aan te passen kan de knop rechts naast "Database" worden gebruikt.

Klik op "Volgende". In het volgende venster kan worden aangegeven of de draaitabel in een nieuw werkblad of in een bestaand werkblad moet worden toegevoegd. Standaard staat deze instelling op een nieuw werkblad. Klik op "Voltooien". Er wordt nu een nieuw werkblad aangemaakt met daarin de draaitabel. Links staat de draaitabel, rechts de lijst met de verschillende draaitabelvelden. Deze velden zijn de kolomkopjes uit de tabel waarop de draaitabel is gebaseerd.

De draaitabel bestaat uit vier verschillende gebieden:

• Rapportfilter (op rij 1): velden die in dit gebied worden geplaatst kunnen worden gebruikt om hele draaitabel te filteren. Dit zijn de zogenoemde voorwaarden.
• Kolommen (op rij 3): velden geplaatst in dit gebied worden als kolomtitels weergegeven.
• Rijen (in kolom A): velden geplaatst in dit gebied worden als rijtitels weergegeven.
• Gegevensitems: velden geplaatst in dit gebied vormen de meetwaarden (measure).

Standaard worden deze gegevens opgeteld (som). Met behulp van "Slepen en loslaten" kunnen velden worden toegevoegd of verwijderd aan de vier gebieden van de draaitabel. Een draaitabel is dynamisch, dat wil zeggen velden kunnen worden toegevoegd of worden verwijderd. Standaard worden de gegevensitems opgeteld (som), echter tellen (aantal) kan ook. Dit kan op de volgende manier worden aangepast: Klik met de rechtermuisknop op een meetwaarde (een getal in dit voorbeeld), en er verschijnt een menu. Kies "Veldinstellingen". Het volgende venster verschijnt: Kies hier "Aantal" en klik op "Ok". Nu worden alle gegevensitems geteld (aantal) en niet meer opgeteld (som).