Tips tegen onnodig e-mailverkeer

Mails lezen werkt verslavend. Hoe geraakt u ervan af? Hieronder volgen tips om uw mailbox schoon te houden. Dat u dagelijks slaafs de tredmolen van hun mailbox volgt, daar bent u zich erg van bewust. Maar hoe geraakt u van uw verslaving af? Houd ‘grote schoonmaak’! En daarna onderneemt u actie: Doen, Delegeren of Deleten.

Vergeet bij het schrijven van een mail nooit dat mails meestal niet helemaal gelezen worden. Het oog scant de boodschap en de lezer tikt meteen een antwoordje terug. Een heldere e-mail stelt men niet op volgens de klassieke opbouwregels van een tekst. Na de aanspreking komt meteen de kerngedachte, met eventueel daarna de argumentatie. Helder communiceren door beter te structureren, is de boodschap.

Ten slotte nog dit: u ontvangt minder e-mails wanneer u er minder schrijft, maar ook wanneer u ze beter schrijft.

Postvak In

• Handel je e-mail af op vaste tijdstippen.
• Maak je postvak elke keer leeg.
• Ruim je mailbox op.
• Laat je mailbox het werk doen (stel regels in en maak een ontvangstmelder aan).
• Deel uw mailbox op in folders.
• Denk altijd in drie woorden: Doen, Delegeren, Deleten.

Schrijven van e-mails

• Denk na of u deze e-mail wel moet schrijven.
• Denk na of u dit niet kan delegeren naar iemand anders.
• Gebruik een volle, duidelijke onderwerpregel.
• Zet de kernboodschap in de eerste zin van de mail.
• Schrijf korte mailtjes.
• Las veel witregels in.
• U ontvangt minder mails wanneer u minder mails schrijft.

Postvak uit

• Vraag u eerst af of u niet beter belt.
• Antwoord niet meteen als u het antwoord niet kent.
• Stel u de vraag of de mail voor publicatie vatbaar is.
• Stuur de e-mail naar de juiste persoon.