Hosted exchange - Ook iets voor mijn bedrijf?

Het onderhoud van een eigen exchange server kan voor een bedrijf een grote kost betekenen. Voor kleine en middelgrote bedrijven is het dan ook interessant om op zoek te gaan naar een alternatief. Hosted exchange kan een oplossing bieden om de kosten te laten schalen met de grootte van uw bedrijf.

Wat is Exchange?

Microsoft Exchange server is de groupware oplossing van Microsoft die veel gebruikt wordt in middelgrote en grote bedrijven.
De belangrijkste functies van Exchange server zjn:

• E-mail server met push functionaliteit
• Agenda + gedeelde agenda's
• Contactpersonen + gedeelde adresboeken
• Taken

Al deze diensten synchroniseren automatisch over al uw toestellen waarop uw Exchange account geconfigureerd is.

Wat is hosted Exchange en wat zijn de voordelen?

Hosted Exchange is een dienst die bepaalde bedrijven aanbieden aan andere bedrijven. De Exchange server wordt online ipv in het bedrijf gehost zodat alle functies van de server via het internet bereikbaar zijn. Het onderhoud van een Exchange server kan zeer duur zijn. Zeker voor bedrijven zonder kennis hiervan. Hosted Exchange zorgt ervoor dat het onderhoud en configuratie van de server door de provider gedaan worden. Deze kan dit op grote schaal doen voor veel klanten tegelijkertijd. Hierdoor daalt de kost van het onderhoud. Ook met de kwaliteit van het onderhoud zit het normaal goed.

Bedrijven kunnen op hun beurt een abonnement nemen op deze dienst. Per gebruiker dient er maandelijks een bedrag betaald worden. Wanneer er weinig gebruikers zijn kan dit bedrag veel lager zijn dan het onderhoud van een eigen server. Een bijkomend voordeel is dat de kost van een extra gebruiker op voorhand gekend is en kan snel bij aangemaakt worden. Deze voorspelbaarheid zorgt ervoor dat IT geen belemmering meer voor de groei van een bedrijf. Buiten de kostprijs is er ook nog de SLA (afspraak over de kwaliteit van de dienstverlening) die de providers aanbieden. Meestal garanderen ze een uptime van de dienst van 99,9%. Een norm die bij eigen beheer zeer moeilijk gehaald kan worden.

Alternatieven

De belangrijkste concurrent van hosted Exchange is Google Apps. Dit is de bedrijfsversie van Gmail, Google Calendar en Google Docs. Ook bijna alle andere diensten van google kunnen gebruikt worden met een Google Apps account. De kost per gebruiker van google apps is zeer interessant, maar het vergt een grotere aanpassing dan over te schakelen van een eigen Exchange server naar hosted Exchange.

Conclusie

Een bedrijf kan beslissen om te kiezen voor een Hosted Exchange oplossing om kosten te besparen. Dit is vooral aantrekkelijk voor bedrijven met een beperkt aantal Exchange gebruikers omdat men bij Hosted Exchange per gebruiker betaald. Ook bij het ontbreken van interne kennis om het product goed te configureren kan Hosted Exchange een goede keuze zijn.