De “andere” MS Office programma’s…

Natuurlijk, iedereen kent de programma’s Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Deze zijn zó bekend en ingeburgerd, dat waarschijnlijk een groot aantal gebruikers niet eens bewust zijn dat dit programma’s zijn van Microsoft die binnen het Office pakket worden uitgebracht. Het feit dat op zo’n 80% van de verkochte (dos) computers het standaard MS Office pakket reeds is voorgeïnstalleerd zal daar zeker toe aan bijdragen.

De andere.....

In de meer uitgebreidere en zakelijke Office pakketten, zoals “Professional Plus” , ‘Enteprise” of “Ultimate” zijn naast de “grote vier” ook de wat minder bekende programma’s te vinden. Weliswaar minder bekend, maar daarom zeker niet minder!

Het tekstverwerkingsprogramma Word, het spreadsheetprogramma Excel, PowerPoint voor het geven van presentaties en Outlook voor het verzenden van e-mail berichten genieten een dusdanige populariteit dat Microsoft hiermee in feite marktleider is, en eventuele concurrentie met afstand achter zich laat.

De minder bekende programma’s: Acces, InfoPath, Visio, Publisher en Groove zijn min of meer afgeleid van reeds bestaande (concurrerende) toepassingen. Hiermee begeeft Microsoft zich tussen de grote concurrenten zoals Adobe, Quark en Corel. Met deze programma’s bedient Microsoft de gebruikers die wat minder eisen stellen en worden de toepassingen voornamelijk binnen de kantooromgeving gebruikt.

Microsoft Office: Acces

Voor het opslaan, terugzoeken en bewerken van grote hoeveelheden data (gegevens) is Acces een prima (web)databaseprogramma. Met name de meest recente versies (2010) zijn gebruiksvriendelijk en voorbereid om te integreren met web gebaseerde programma’s. Door het gebruik van een grafische interface is het mogelijk om, ook voor onervaren gebruikers, redelijk snel een databank op te zetten. Door de standaard sjablonen en modulaire onderdelen is men al snel in staat om een professionele database op te bouwen.

Microsoft Office: InfoPath

Met dit programma kan men op redelijk eenvoudige wijze elektronische formulieren maken op basis van XML. Niet alleen is InfoPath een hulpmiddel voor het maken van formulieren, maar ook kunnen ingevulde gegevens gekoppeld worden aan diverse databaseprogramma’s. Door de interface is het mogelijk om geavanceerde formulieren te maken zonder daarvoor perse codes te hoeven schrijven. Door de voorgedefinieerde besturingselementen is het ook voor de niet professionele ontwerper, mogelijk om praktisch toepasbare formulieren te ontwerpen. Een InfoPath formulier wordt lokaal ingevuld en opgeslagen op een verzamellocatie op bijvoorbeeld een netwerk server. Omdat InfoPath is geïntrigeerd met andere Microsoft Office-applicaties is het mogelijk om een formulier in te vullen in Word.

Door het formulier als XLM bestand op te slaan is het mogelijk om deze te versturen naar een vooraf bepaald adres of URL.
Qua grafische mogelijkheden bied InfoPath voldoende mogelijkheden. O.a. achtergronden, bedrijfslogo’s of foto’s zijn mogelijk, en de formulieren kunnen worden uitgebreid met meerdere pagina’s.

Microsoft Office: Visio

Visio is een, relatief eenvoudig, programma voor het vervaardigen van schema’s, plattegronden, workflows, stroomschema’s, diagrammen, e.d. In de bibliotheek is een grote verscheidenheid aan vormen (shapes) gerubriceerd waardoor het maken van schema’s e.d. een kwestie van slepen en plaatsen is. Door de verschillende lagen en containers is het ook mogelijk om gecompliceerde schama’s en diagrammen te maken. Een van de beste vernieuwingen in versie 2010 is wel dat diagrammen op een eenvoudige wijze gedeeld kunnen worden met anderen. Door een diagram of schema te verbinden met bijvoorbeeld Excel kunnen ook gebruikers die niet beschikken over Visio de gegevens bekijken. Uiteraard is ook MS Visio (2010) geschikt om te integreren met SharePoint.

Microsoft Office: Publisher

Een prima kantoortoepassing voor het vervaardigen van brochures, folders, nieuwsbrieven, kaarten, enz. In eerste instantie dus een DTP (desktoppublishing) programma waarmee op zich op eenvoudige wijze grafisch verantwoorde producten zijn te vervaardigen. Zodra het echter op vermenigvuldigen aankomt is Publisher minder geschikt. Uiteraard is het programma prima geschikt om het werk via een inktjet, of laserprinter uit te printen. Maar bij drukkerijen zien ze toch liever werk dat is gemaakt in professionele opmaakprogramma’s zoals InDesign of QuarkXpres. Een ander “nadeel” is dat opgemaakt werk in Publisher lastig te versturen is, zoals bijvoorbeeld een Word bestand. Indien een publicatie, gemaakt in Publisher verzonden wordt aan iemand die geen beschikking heeft over dit programma,moet het document eerst worden omgezet naar bijvoorbeeld een PDF bestand.

Publisher is echter meer dan een handig DTP programma, want Microsoft heeft “publishing” letterlijk genomen, en daardoor is het mogelijk om met dit programma eenvoudige websites te vervaardigen of fraaie e-mail berichten. Alhoewel het goed mogelijk is om de sites op het web te plaatsen is het toch voornamelijk handig om als eenvoudige netwerk site te gebruiken. Alhoewel een vergelijking met bijvoorbeeld Adobe Dreamweaver niet opgaat, alleen al omdat Publisher HTML georiënteerd is, is het toch een doeltreffende mogelijkheid om op een simpele manier een website te bouwen.

Microsoft Office: Groove

Een netwerkgebaseerde toepassing . Groove stelt gebruikers in staat om, eventueel in teams, samen te werken in virtuele werkruimtes ongeacht waar men zich bevind (samenwerkingssoftwareprogramma). Simpel gezegd, voor de verschillende gebruikers of teams wordt een virtuele werkruimte, in de vorm van een ‘work-site’ op het web of netwerk gecreëerd waar men op kan inloggen. Vanaf die gezamenlijke werkruimte zijn alle documenten, gegevens en hulpmiddelen te gebruiken. Inmiddels is deze toepassing geïntegreerd in de Microsoft toepassing Sharepoint (MOSS).

Lees verder

• (MOSS) Microsoft Office SharePoint Services