Microsoft Outlook 2010, tips & trucs

Outlook is het e-mailprogramma van Microsoft. Hoewel e-mail het belangrijkste onderdeel is, beschikt Outlook ook over een aantal andere handige onderdelen, namelijk een Agenda, Contactpersonen en Taken, waar ook allerlei CRM gerelateerde zaken mooi kunnen worden weergegeven. Net als in vorige versies van Microsoft Outlook is ook Microsoft Outlook 2010 opgedeeld in onderdelen. Aan dit principe is niets veranderd; ook in Outlook 2010 zijn onder andere de onderdelen Mail, Agenda, Contactpersonen en Taken te vinden.
Wisselen tussen de verschillende onderdelen kan via de knoppen links onderin Outlook.

Mail

De mailbox is binnen Microsoft Outlook al jaren vrijwel ongewijzigd gebleven. Nieuw in Office 2010: ‘Mailconversaties’ kunnen worden gegroepeerd. Een mailconversatie is een soort gesprek. Wanneer u en uw ontvanger een aantal keer heen en weer mailen over een onderwerp horen deze mailtjes bij elkaar. De mailwisseling komt dan automatisch als één regel in de inbox te staan; de voorgaande mailtjes zijn niet weg maar gegroepeerd.
Door op het pijltje voor de mail/regel te klikken worden alle mails in deze mailwisseling onder elkaar weergegeven.

Tip: De inbox kan op verschillende manieren worden gesorteerd. Normaal gesproken wordt op datum gesorteerd, zodat het meest recent ontvangen mailtje bovenaan staat. Soms kan het gemakkelijk zijn om te sorteren op bijvoorbeeld afzender of grootte. Dit kan door helemaal bovenin de inbox kolom te klikken op ‘groeperen op’ en dan het juiste sorteringsveld aan te klikken.

Agenda

De agenda kan worden geopend door links onderin, bij onderdelen, op ‘Agenda’ te klikken. In de linker kolom is bovenaan een klein agendaatje te zien. De data die dikgedrukt zijn, zijn data waarop agenda items zijn gepland. In het gedeelte daaronder staan alle beschikbare agenda’s. Dit kunnen persoonlijke agenda’s zijn of agenda’s die zijn gedeeld door of voor anderen.
Voor een mooi overzicht kunnen verschillende agenda’s worden geopend, dit kan door links de verschillende beschikbare agenda’s aan te klikken. Er kan worden gekozen om de agenda’s over elkaar heen te leggen of om ze naast elkaar te plaatsen. Dit kan worden gerealiseerd door te gaan naar ‘Beeld’ en dan via de knop ‘Overlay’.

Afspraak maken
Outlook kent globaal gezien twee typen agenda-items, een afspraak en een vergadering. Eigenlijk is een vergadering ook een afspraak, maar dan met meerdere mensen. Bij een vergadering zijn dan ook meer opties te vinden, zoals hulp bij controle van beschikbaarheid van zowel ruimtes als van geadresseerden.
In principe kunnen mensen buiten het netwerk niet in uw agenda kijken. Soms kan het handig zijn om toch uw agenda te delen met bijvoorbeeld externen. Dit is mogelijk:

• Klik op ‘Begin’
• Klik op e-mail agenda
• Selecteer een periode en klik op OK
• Kies ontvanger(s) en verzend uw agenda

Tip: Sommige afspraken komen herhaaldelijk terug, bijvoorbeeld iedere woensdag. Deze afspraken kunnen natuurlijk allemaal apart worden aangemaakt maar dat kan handiger:

• Start een nieuwe afspraak
• Klik op ‘herhaling’
• Geef aan wanneer deze afspraak moet worden herhaald en tot wanneer
• Plaats de afspraak. In de agenda zal de afspraak dan verschijnen op basis van de aangegeven herhalings-voorwaarden
• Als zo’n afspraak wordt geopend voor bewerking zullen alle afspraken in deze reeks worden aangepast

Taken

Taken lijken op agenda items maar zijn eigenlijk meer activiteiten die nog gedaan moeten worden voor een bepaald moment. In het onderdeel taken worden alle nog openstaande taken weergegeven.
Vanuit de mailbox kunnen erg snel taken worden aangemaakt. Achter een mailtje is standaard een wit vlaggetje te zien. Door met de linkermuisknop op dit vlaggetje te klikken wordt hij rood. Een verwijzing naar dit mailtje wordt daarmee gecreëerd in het onderdeel taken. Door met de rechtermuisknop te klikken op dit witte (of ondertussen rode) vlaggetje verschijnt er een menu. Hier kan worden aangegeven voor wanneer deze taak moet zijn afgerond. Wanneer een einddatum van een taak wordt overschreden verdwijnt deze taak niet (in tegenstelling tot een agenda-item). Hij blijft bovenaan staan, totdat hij wordt afgerond. Afronden van een taak is eenvoudig; klik simpelweg nog een keer op het rode vlaggetje met de rechtermuisknop en de taak wordt afgerond. In de inbox verschijnt dan in plaats van een vlaggetje een vinkje.

Koppeling met Sociale netwerken

Outlook 2010 biedt u de mogelijkheid om contactpersonen te synchroniseren met Social Networks als LinkedIn en Facebook. Hiervoor moet wel ‘Microsoft Social Connector’ zijn geïnstalleerd.
Hiermee ziet u onderaan de items de contactpersonen staan die onderdeel zijn van de mail, het agenda-item of taak. Via deze balk onderin kunnen (nadat is ingelogd op het social network) updates, foto’s, etc. van contactpersonen worden getoond.

Auto-correctie

Wanneer bijvoorbeeld bij het typen van een mail per ongeluk “voord eze” in plaats van “voor deze” getypt wordt, zal Outlook dit automatisch corrigeren. Deze functionaliteit kunnen we ook gebruiken voor eigen veelgebruikte termen! Ga naar Bestand | Opties | E-mail, kies knop ‘Spelling en AutoCorrectie’; klik op ‘AutoCorrectie-opties’. Vul hier bijvoorbeeld ‘mvg’ en ‘Met vriendelijke groet,’ in en Outlook zal vanaf nu altijd de lettercombinatie ‘mvg’ vervangen door ‘Met vriendelijke groet’.

Lees verder

• Excel 2010, Tips & trucs
• Word 2010 - Wat is nieuw?