Online beginnerscursus Access 2010

Microsoft Office Access is een database management systeem die opgebouwd is volgens een model met relaties. Access is een persoonlijke database en wordt gebruikt om gegevens te bewerken. Veel kleine bedrijven maken gebruik van Microsoft Access 2010. Deze cursus zal bestaan uit twee lessen en gaat over de basis van Access 2010.

Artikel indeling

• Link naar les 1: tabellen maken en gegevens invoeren
  
• Link naar les 2: relaties toevoegen

Les 1: een tabel maken met Access 2010

Het eerste wat bij Microsoft Access van belang is zijn de tabellen. In deze les zal behandeld worden hoe je een tabel opent, hoe je gegevens aan een tabel kunt invoeren, wijzigen of verwijderen en hoe en waar sleutels aan een tabel moeten worden toegevoegd.

Beginnen

Om te beginnen met Access klik je op 'lege database'. Nu kom je in het beginscherm van je database. Om een tabel te maken klik je met de rechtermuisknop op Tabel1 en vervolgens op ontwerpweergave. Access vraagt nu om een naam te geven voor de tabel. Deze kan op elk moment gewijzigd worden.

Voor de overzichtelijkheid en duidelijkheid zijn de volgende punten van belang.

• Geef duidelijke en betekenisvolle namen voor de datatabellen.
• Vermijd spaties en speciale karakters, maak in plaats daarvan gebruik van hoofdletters of een laag streepje.
• Houd veldnamen zo kort mogelijk.
• Geef duidelijke en passende namen voor de veldnamen.

Tabellen maken

In het voorbeeld zullen tabellen worden gemaakt voor een voetbalclub. Als eerste tabelnaam wordt 'TblClub' gebruikt. Onder veldnaam kun je nu verschillende eigenschappen voor de club maken. In het voorbeeld dat wordt behandeld gebruiken we ClubNaam, DivisieNaam, Punten, Gespeelde_wedstrijden en Aanvoerder. Naast de veldnaam kun je het gegevenstype invullen. In dit voorbeeld zijn ClubNaam, DivisieNaam ‘tekst’ en zijn punten en gespeelde wedstrijden ‘numeriek’. Vervolgens dienen er één of meerdere sleutels worden toegewezen. De primaire sleutel is de veldnaam waarop automatisch gesorteerd wordt. Om meerdere primaire sleutels toe te wijzen houd je de CTRL-toets ingedrukt en klik je vervolgens op de rijkiezer van elk veld. Via het tabblad ‘ontwerp’ kan de sleutel worden geselecteerd. In dit voorbeeld geven we 'ClubNaam' de primaire sleutel, omdat we daar op willen sorteren.

Om geen foutmeldingen in de relaties te krijgen dienen de veldeigenschappen te worden gewijzigd. Over het algemeen hoeven de veldeigenschappen niet veranderd te worden. Alleen bij de veldnaam waaraan de primaire sleutel is toegewezen. Bij deze veldnamen verander je ‘Vereist’ in Ja en ‘Lengte nul toestaan’ in Nee.

Nu is de eerste tabel gemaakt. Sluit de tabel af en klik vervolgens op het tabblad ‘maken’. Via tabelontwerp kan een nieuwe tabel worden gemaakt. Elke club heeft natuurlijk een trainer. Deze maken we in de volgende tabel. Om trainers te sorteren gebruiken we TrainerID als veldnaam. Hier maken we de primaire sleutel van. Zo kan elk ID worden onderscheiden en gesorteerd. TrainerID kan als gegevenstype zowel tekst als numeriek zijn. In ons voorbeeld gebruiken we tekst. Zie voor de rest van de gegevens de afbeelding hiernaast.

Probeer nu nog enkele tabellen toe te voegen. Ten eerste heeft een club spelers. Maak hier een tabel van en geef als veldnamen SpelerID, Voornaam, Achternaam, Leeftijd en SpelerNummer. Sla de tabel op als TblSpeler en maak vervolgens een tabel met de divisies. Deze tabel kent twee veldnamen, namelijk DivisieNaam en Aantal_Clubs. Als laatste voeg je een tabel met ‘Wedstrijden’ toe. Deze bestaat uit het WedstrijdID en Plaats_Wedstrijd. Einde van les 1. Zie de afbeelding hiernaast voor het volledige overzicht van alle tabellen.

Gegevens aan tabellen toevoegen in Access

Nadat je tabellen hebt ingevoegd is het mogelijk om gegevens aan de tabellen toe te voegen.

Gegevens in Access toevoegen

Klik op één van de tabellen die je hebt gemaakt en klik op ‘Open’. Vul nu enkele gegevens in. Doe dit ook bij de andere tabellen. Voor relaties is het belangrijk dat de gegevens van de verschillende tabellen hetzelfde zijn. Bijvoorbeeld als je in een tabel over een voetbalclub hebt vermeld dat de club in de eredivisie speelt, vul je bij bijvoorbeeld een tabel ‘divisies’ ook eredivisie in.

Les 2: Relaties toevoegen in Access

Om query’s of formulieren te maken waarin informatie uit verschillende tabellen worden weergegeven, moet informatie uit de tabellen worden samengevoegd. Dit kan worden gedaan door relaties tussen de verschillende tabellen te maken. Klik op het tabblad ‘Hulpmiddelen voor databases’. Daar klik je op relaties. Voeg vervolgens de tabellen toe waarin je relaties wilt aanmaken.

Om duidelijk te maken hoe de relaties precies werken zullen enkele aannames gegeven worden. Voor deze aannames gebruiken we databases voor voetbalclubs als voorbeeld.
Aanname 1: één speler kan bij slechts één club voetballer spelen, maar elke club heeft meerdere spelers onder contract staan.
Het eerste punt is een één-op-veel relatie van tabel ‘Voetbalclub’ naar ‘Speler’. De namen van een relatie dienen hetzelfde te zijn. Op de plaats van de ‘veel’-relatie dient een nieuwe veldnaam worden ingevoerd, omdat de naam van de primaire sleutel bij de 'één'-relatie, ClubNaam, niet aanwezig is bij de tabel 'Spelers'. Voeg vervolgens de nieuwe gegevens toe. Let ook op dat je de juiste clubnaam gebruikt. Ga vervolgens opnieuw naar relaties en verbind ClubNaam bij de tabel ‘Clubs’ (klik hierop) met ClubNaam bij de tabel ‘Speler’ (verplaats ClubNaam bij Clubs hier naartoe). Het is belangrijk dat je altijd relaties maakt met minimaal een primaire sleutel. Vervolgens krijg je een nieuw scherm. Zorg ervoor dat in ieder geval Referentiële integriteit afdwingen is aangevinkt, zodat relaties in formulieren en tabellen kunnen worden weergegeven.

Aanname 2: één voetbalclub heeft één aanvoerder, die ook speler is.
Het tweede punt is een één-op-één relatie, omdat één speler (aanvoerder) slechts bij één club speelt en andersom: één club heeft één aanvoerder. In de tabel ‘Spelers’ kan SpelerID gebruikt worden, omdat een aanvoerder ook een speler is. Bij de tabel ‘Clubs’ dient een nieuwe veldnaam met aanvoerder te worden gemaakt. Omdat dit een één-op-één relatie betreft, verander je bij tabeleigenschappen de index in 'Ja (Geen duplicaten)'. Voeg vervolgens de nieuwe gegevens toe in de tabel Clubs. Typ in het vak 'Aanvoerder' bij de tabel 'Clubs' de SpelerID’s van de aanvoerders in. Verbind vervolgens de twee punten aan elkaar (SpelerID uit ‘Spelers’ en Aanvoerder uit ‘Clubs’). Je zult een melding krijgen dat er al een relatie bestaat. Klik op nee, omdat je twee relaties tussen deze twee tabellen wilt genereren. Nadat je op 'maken' hebt gedrukt verschijnen er twee tabellen met spelers. Dit is geen probleem.

Aanname 3: een voetbalclub kan meerdere trainers hebben (hoofdtrainer, assistent trainer etc.), maar een trainer kan slechts voor één club werken.
Punt nummer drie is een één-op-veel relatie. Dit keer bij clubs een één (een trainer kan slechts bij één club werken) en bij trainers ‘veel’ (meerdere trainers werken bij één club). Bij de tabel ‘Trainers’ is de veldnaam van de primaire sleutel van ‘Clubs’ al aanwezig: Clubnaam. Hierdoor is het direct mogelijk om deze twee te linken naar elkaar.

Aanname 4: een voetbalclub hoort bij één divisie, maar elke divisie bestaat uit meerdere clubs.
Het volgende punt betreft de divisies. Opnieuw is het een één-op-veel relatie. Een divisie heeft meerdere clubs (clubs = veel) en een voetbalclub hoort bij één divisie (divisie = één). De primaire sleutel 'divisienaam' dient te worden verbonden met divisienaam in de tabel ‘Clubs’.

Aanname 5: een wedstrijd wordt door meerdere spelers gespeeld, maar elke speler speler kan slechts één wedstrijd op een bepaald tijdstip spelen.
Verder is gegeven dat als een wedstrijd wordt gespeeld door een speler, zal de database ook informatie geven over het aantal gespeelde minuten en het aantal doelpunten van de speler. Verder genereert de database of een speler tijdens een wedstrijd een kaart (geel of rood) heeft gekregen.
Een nieuwe tabel moet worden toegevoegd, omdat er informatie gegenereerd moet worden over wedstrijdprestaties. Voeg in de tabel de veldnamen SpelerID, WedstrijdID, Aantal_Minuten_Gespeeld, Aantal_Doelpunten en Kaart toe. Zie afbeelding
Vul de correcte gegevens voor de tabel in en ga vervolgens terug naar de relaties. Klik met de rechter muisknop op het blauwe scherm van de relaties. Vervolgens klik je op 'tabel weergeven' om de tabel ‘Wedstrijdprestaties’ toe te voegen. De database genereert informatie over verschillende wedstrijdprestaties van één speler. Maak daarom een relatie van SpelerID (bij WedstrijdPrestatie) naar SpelerID (bij Spelers). Dit is een één-op-veel relatie. Daarnaast wordt een wedstrijd door meerdere spelers gespeeld (spelers = veel), maar kan elke speler slechts één wedstrijd op een bepaald tijdstip spelen (wedstrijd = één). Deze wordt geregistreerd in de tabel WedstrijdPrestatie. Daarom moet er een relatie komen tussen WedstrijdID (bij Wedstrijdprestatie) en WedstrijdID (Bij Wedstrijden). Opnieuw is dit een één-op-veel relatie.

Nu ben je klaar met het maken van de relaties. Als je zelf een eigen database maakt, is het belangrijk om goed na te denken over de relaties binnen deze database.
Einde van deze cursus. Het is nu mogelijk om bijvoorbeeld Formulieren, Query's, Rapporten en later een Macro of Switchboard toe te voegen.

Als er vragen zijn omtrent het invoegen van tabellen of het toevoegen van gegevens of relaties, dan kun je reageren onder dit artikel.

Volgens het voorbeeld dat hierboven is gegeven zouden de relaties er nu zo uit moeten zien: