Met Google Docs & Spreadsheets online

Er is op internet duidelijk een tendens aanwezig om kantoor suites gratis online aan te bieden. Google is hier al ver mee. Het heet Google Docs & Spreadsheets. Een prima oplossing als u veel onderweg bent, of als er op verschillende locaties aan bepaalde documenten gewerkt moet worden.

E-mail

Natuurlijk kunt u ook per e-mail bestanden versturen, maar dat ligt bij simultane real-time bewerkingen niet zo voor de hand. Online diensten als Docs & Spreadsheets kunnen dan goed van pas komen. Overigens probeert ook Google de grootte van bestanden binnen de perken te houden, maar dat hoeft bij de meeste tekst documenten (zonder al te veel afbeeldingen) geen probleem te zijn.

Google account

Het eerste wat u moet hebben om van de Google-dienst Docs & Spreadsheets gebruik te kunnen maken is een Google-account. Nou die is zo gemaakt. Een paar vragen menugestuurd invullen en klaar. U kunt aan de slag.

Kantoorsuite

Google Docs & Spreadsheets (bètaversie) is geschikt voor tekstverwerken en spreadsheets. U kunt de bekende algemene tekst bewerkingen uitvoeren, zoals lijsten met opsommingstekens maken, kolommen sorteren, tabellen, afbeeldingen, opmerkingen of formules toevoegen, lettertypen aanpassen en meer. Kortweg: knippen, plakken en wijzigen. En dat voor de bekende bestand extensies als .DOC, .XLS, .ODT, .ODS, .RTF, en .CSV. Het is dan ook geschikt voor rapporten, studiemateriaal en zo verder.

Share je data met collega's

U regelt zelf met wie uw bestanden wilt delen door de respectievelijke email adressen van de genodigden op te geven. Via hun Google-account kunnen ze dan de bestanden vanaf hun eigen computer en in realtime bewerken. Er zijn nog een paar handigheden aanwezig:

• Bij de spreadsheets wordt een chat venster weergegeven, wat overleg met de schrijvers mogelijk maakt.
• Eventuele document aanpassingen worden precies bijgehouden. Te zien is wie wat heeft gewijzigd en wanneer de laatste bewerking is uitgevoerd.
• Maar liefst 50 mensen kunnen tegelijkertijd aan een document of spreadsheet werken, omdat iedereen weet wat de laatste versie is. Dit vergroot de productiviteit.
• De documenten worden automatisch online op de Google-server bewaart. U kunt eenvoudig bestanden up- en downloaden. U kunt desgewenst uw bestanden verwerken in uw blogs, en ze op elk gewenst moment ook weer verwijderen. De weblog functie werkt zeer simpel.

Zenter

Ook een online presentatie maken met Google's Docs & Spreadsheets wordt realiteit. Met de overname van Zenter, medio juni 2007, heeft Google ook de kennis daarvoor in huis gehaald.

Systeem vereisten pc

Docs wordt ondersteund vanaf FireFox, Internet Explorer en Mozilla.