Office 365 in een private of public cloud

Microsoft Office 365 is een dienstenpakket voor office-applicaties zoals Office Pro, Web Apps, Lync en SharePoint. Het gehele pakket is gebaseerd op een publieke of private cloud waarbij gebruikers kunnen kiezen uit het gehele pakket of onderdelen daarvan. De keuze van de te gebruiken cloudversie is afhankelijk van de grootte van de onderneming.

Wat is een public cloud?

Een public cloud houdt in dat servers van verschillende hostingproviders worden gedeeld met andere gebruikers. Deze servers kunnen in een of meerdere verschillende datacenters zijn opgesteld om optimale scheiding en beveiliging van de cloudomgeving te waarborgen. Iedere gebruiker heeft wel zijn eigen stukje in de cloud. Het is dus niet zo dat anderen in jouw wolkje bij jouw gegevens kunnen komen. Als je alles echt helemaal voor jezelf wilt hebben kun je kiezen voor een private cloud.

Onderdelen in Office 365

In het Office 365-pakket van Microsoft zijn verschillende standaard office-applicaties opgenomen die door de cloud overal beschikbaar zijn. Eigenlijk is Office 365 niets anders dan het gewone MS Office-pakket dat normaal gesproken op je computer is geïnstalleerd, maar dan een web based-abonnement en overal beschikbaar op elk moment. De onderdelen zijn:

• Office Pro Plus
• Office Web Apps
• Lync online
• SharePoint online
• Exchange
• SkyDrive Pro

Voordelen van Office 365

Het gebruik van Office 365 in de cloud heeft als grootse voordeel dat de applicaties altijd en overal voor de gebruikers beschikbaar zijn. Daarnaast zijn er nog een aantal andere voordelen te noemen. We zetten ze even op een rijtje:

• Office 365 is toegankelijk vanaf elk apparaat waar ook ter wereld zolang je een werkende internetverbinding hebt. Je kunt documenten delen met SharePoint en communiceren via Lync en overal heb je de beschikking over je e-mail en agenda’s.
• Abonnees van Office 365 hebben altijd de laatste versies van de applicaties tot hun beschikking omdat deze centraal up-to-date worden gehouden. Dit betekent ontlasting voor de IT-afdelingen van bedrijven die zijn overgestapt op Office 365.
• De beheers- en installatiekosten voor software kunnen omlaag gebracht worden omdat er geen IT-mensen meer nodig zijn voor installaties en updates van software en systemen. Ook hoeft er geen serverpark meer gebruikt te worden.
• Office 365 maakt het mogelijk om voor kleinere bedrijven te besparen op de IT-kosten. Omdat dit pakket schaalbaar is kan een keuze worden gemaakt uit verschillende groottes van pakketten.
• Van zogenaamde small business-pakketten tot enterprise-pakketten voor de hele grote gebruikers. Het kan allemaal. Dit is met name voor sterk veranderende organisaties een groot pluspunt. Je betaalt alleen wat effectief gebruikt wordt in je abonnement.
• Je hebt als bedrijf geen eigen beheer meer nodig omdat alles in het abonnement is opgenomen en de beschikbaarheid van 99,9% wordt altijd gegarandeerd door de leverancier. De clouds zijn altijd over meerdere datacenters verspreid zodat bij uitval van een server, het verkeer wordt overgenomen door een andere server op een andere locatie.

Nadelen van Office 365

De cloudomgeving kent ook een aantal nadelen die in overweging genomen moeten worden als je van plant bent om over te stappen naar Office 365 in de pulbic of private cloud. De belangrijkste nadelen zijn;

• Doordat de cloud-servers met verschillende gebruikers worden gedeeld, is het niet mogelijk om de software per klant verschillend te configureren. Je kunt wel functionaliteiten toevoegen met apps, maar die worden dan niet ondersteund.
• Office 365-diensten hebben vastgestelde limieten. Bijvoorbeeld mailboxen zijn standaard 25GB groot en de maximale bestandgroottes voor SharePoint is 250MB en voor SkyDrive Pro is 7GB.
• De werking van de Office 365-applicaties hangt af van een werkende internetverbinding. Er is geen offline versie dus je kunt alleen werken als er internet beschikbaar is.
• Je kunt alleen Office 365-diensten gebruiken als je de op een-na-laatste versies van de software hebt geïnstalleerd. Bijvoorbeeld het gebruik van Internet Explorer versie 7 is onbruikbaar als de cloud op versie 10 zit.
• Er is geen mogelijkheid om per gebruiker aparte Service Level Agreements (SLA) te krijgen. Alle gebruikers moeten zich conformeren aan de standaard Microsoft Service Level Agreement die wereldwijd geldig is.

Andere typen cloud

Naast public cloud zijn er ook nog twee andere typen cloud beschikbaar. Zo is er de private cloud, waarbij de hele oplossing alleen voor een gebruiker is bestemd en dus totaal afgeschermd voor anderen. Het is zelfs mogelijk om private cloud-hardware op een door de gebruiker gekozen locatie te installeren. Een andere optie is een zogenaamde hybride cloud, die een combinatie is van een public cloud en een private cloud. Voor bijvoorbeeld de reguliere kantooractiviteiten kan gebruikgemaakt worden van een public cloud en voor de bedrijfsgevoelige activiteiten kan dan een stuk private cloud worden ingericht.