Te veel informatie en mails maken je dommer

Overladen worden met informatie geven stress en maken alleen maar dommer. Sommigen dumpen werkelijk alle informatie, die los en vast zit. Een beetje management kan daarom geen kwaad.

David Shenk

David Shenk dacht tien jaar geleden dat we om zouden komen in de informatie. Hij beschreef in zijn boek Smog een wereld, waarin informatie via mail en web iedereen zou overspoelen. En of hij nu gelijk gekregen heeft of niet, je moet tegenwoordig wel de vaardigheden hebben om je niet te laten overspoelen met informatie.

Time management

Bijna 90% van de werkenden zit tegenwoordig bijna de hele dag achter de pc. Vele mensen laten zich door van alles en nog wat afleiden, en niet in de minste plaats door de overload aan mails. Niet alleen de spam, maar zeker ook al die dumps van collega’s. Vaak blijft het eigenlijke werk zo liggen. Shenk schat de schade aan de Amerikaanse economie op jaarlijks miljarden dollars. Effectief je tijd benutten en je niet laten storen door telefoon, mail, instant messages, sms, voice mail of bezoek, is een vaardigheid geworden. Op het werk, en onderweg in auto of trein.

Institute of Psychiatry te Londen

De informatie stress is inmiddels een echt probleem geworden. Het Institute of Psychiatry te Londen heeft onderzocht dat het IQ van werknemers, die voortdurend in hun werkzaamheden worden gestoord, met 10 punten daalt. Hierbij zijn de mails de grootste verstoorders. Wat zou helpen is het inbouwen van filters. We kennen natuurlijk de spam filters, maar het is ook goed denkbaar dat op een centraler punt in een bedrijf informatie wordt ingedeeld in relevant en niet relevant, voordat het de werknemer bereikt. Een soort van centraal elektronisch archief. Zoals een goede secretaris of secretaresse hun baas of afdeling behoeden voor een overvloed aan overbodige info. Maar medewerkers zijn vaak geneigd om toch alle informatie te willen zien en te bewaren, omdat ze denken anders essentiële informatie te missen. Een wel bekend misverstand. Persoonlijk contact kan helpen tegen informatie stress, evenals een lossere beleving van het belang om informatie te zien en te bewaren. Daar zijn inmiddels vele trainingen voor.

Slot

Nog enkele opvallende cijfers:

• 90% is afhankelijk van de computer,
• eenderde zegt absoluut niet zonder computer te kunnen, en
• 40% van de werknemers zegt dat werken lastiger is als het netwerk uitvalt.

Allemaal zeer begrijpelijk, maar tegelijkertijd zorgwekkend. Zijn wij er om de computer aan ons dienstbaar te maken, of worden we geleefd door de computer en willen we dat wel. Het lijkt wel het laatste, helaas. © 2007 - 2010 Zeemeeuw, gepubliceerd in Communicatie (Pc en Internet) op 13-09-2007, laatst gewijzigd op 29-04-2009. Het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van Zeemeeuw is vermenigvuldiging van dit artikel verboden. Meer...

Verwante artikelen

• Cursus Time management: Veel mensen vinden het lastig om met hun tijd om te gaan. Daarom is er Time Managent. Tijdsmanagement is een methode die je leert met je tijd om te gaan en die zo goed als mogelijk te…
• Knowledge & Content Management: Knowledge management is een Engelse term voor een methode om kennis te vergaren en die kennis vervolgens te gebruiken in een organisatie. Klinkt simpel. Maar hoe doe je dat en…
• Performancemanagenemt: Het performance management is momenteel een hot item in het personeelsmanagement vakgebied. Er moet zo veel mogelijk beloond worden naar de daadwerkelijk geleverde prestaties. Ik zal i…
• Automatisering; bewaarplicht van e-mails: Dat er een bewaarplicht bestaat voor zakelijke documenten dat weten de meeste ondernemers wel. maar dat men ook de zakelijke e-mails moet bewaren dat is voor veel on…
• Gemba Kaizen, basistermen van deze Japanse bedrijfsfilosofie: Gemba en Kaizen zijn twee Japanse termen over een Japanse bedrijfsfilosofie. Het omvat bekendere methoden zoals Total Quality Management (TQM), J…

Bronnen en/of referenties

• Nrc next