E-mail: de meest gemaakte fouten en irritaties

Dagelijks gaan er miljoenen e-mails heen en weer. Zowel zakelijk als privé is deze vorm van communicatie niet meer weg te denken. Maar wat zijn nu de meest gemaakt fouten en irritaties die we tegenkomen in e-mails? In dit artikel een opsomming daarvan.

De flitsende digitale handtekening

Je kent ze wel. De mails die je krijgt van een persoon die werkelijk een kunstwerk heeft gemaakt van zijn of haar digitale handtekening. Bewegende bedrijfslogo’s, mission statements en gevatte oneliners, niets is te gek tegenwoordig. Zorg ervoor dat je het gewoon simpel houdt, mensen zullen zo’n schreeuw om aandacht niet altijd waarderen.

Het uiten van frustratie in e-mail

Echt een klassieker. Iemand is geïrriteerd of boos en kiest ervoor om een stevige mail aan het mikpunt van zijn of haar irritatie te schrijven. Compleet met verwijten en uitroeptekens. Niet doen! Irritatie spreek je het beste uit als je tegenover iemand zit. De ander kan dan reageren en jullie hebben de kans om het uit te spreken.

De spoed e-mail

Compleet met uitroeptekens en rode letters. Als iets echt met spoed moet gebeuren, loop dan even naar de ander om het te vragen. Van schreeuwerige e-mails is niemand meer onder de indruk, deze belanden vaak onderaan de stapel.

Vergaderverzoeken verkeerd inschieten en vaak herplannen

Het verkeerd inplannen van een vergaderverzoek kan een keer gebeuren. Vervelender wordt het als een vergaderverzoek iedere week terugkomt, en die reeks van de wekelijkse vergadering 5 keer per maand verzet wordt. Uiteindelijk heb je 5 verschillende afspraken in je agenda, en vaak heeft de verzender zelf het ook niet meer helemaal helder wanneer de afspraak nu werkelijk staat.

Klakkeloos doorsturen zonder de geschiedenis te verwijderen

Deze komt dagelijks voor in veel bedrijven. Een manager stuurt een mail door met het verzoek om wat meer op de kosten te letten. Als je echter naar beneden kijkt in de mail, zie je de mailwisseling tussen de manager en zijn leidinggevende of mensen daar nog weer boven. Hierbij kun je zomaar zien dat je manager per mail het verwijt krijgt dat hij te veel kosten maakt, of dat een hogere manager niet tevreden is over de uitgaven van het hele bedrijf.

Alle tekst in hoofdletters

Het schrijven in alleen maar hoofdletters komt over als een schreeuw om aandacht. Het leest niet prettig. Zorg ervoor dat je een normaal lettertype gebruikt, mensen lezen echt wel wat je schrijft.

E-mailen terwijl je ook kunt bellen

Wie kent ze niet? De mails met het verzoek de afzender even te bellen. Tenzij je telefonisch slecht te bereiken bent, staat het wat knullig. De afzender kan immers zelf ook bellen.

De leesbevestiging

Vermijd zoveel mogelijk het gebruik van een leesbevestiging. Nog beter: helemaal niet gebruiken. De leesbevestiging komt soms wantrouwend over en de ontvanger van je e-mail voelt zich veelal gedwongen om te reageren.

Reply all

Let erop als je reageert op een afzender van een mail dat je niet iedereen meeneemt in de verzendlijst van je reactie. Mensen hebben vaak geen behoefte aan allerlei reacties op een groepsmail.

Verkeerd gebruik van de ‘CC-knop’

Veel mensen vinden het interessant om deze knop te gebruiken, zonder echt goed te weten waar deze voor dient. De mensen in deze lijst ontvangen jouw mail ter kennisgeving, en zullen dus veelal niet reageren. Indien je een reactie van iemand wilt, zet je deze persoon dus niet in deze lijst.

Taal- en spelfouten

En als laatste de meest voorkomende. Taal- en spelfouten staan slordig en ongeïnteresseerd. Zorg dat je eerst de spellingscontrole toepast voor je een mail verstuurd en lees je mail nog een keer door om te kijken of de zinnen wel kloppen.