Etiquette bij het e-mailen: gepast en correct e-mailen

E-mailen is sinds enkele jaren de manier bij uitstek om vlot en eenvoudig te communiceren. Zowel in de persoonlijke sfeer als in zakelijke omgevingen wordt e-mail dagdagelijks gebruikt om informatie uit te wisselen. Hoe stel je een beleefde en correcte mail op? Enkele do's en don'ts! E-mailen is snel en eenvoudig. Het kost minder tijd en moeite dan het schrijven van een klassieke brief, want met 1 druk op de knop kan je je gesprekspartner in een mum van tijd bereiken, zonder omwegen. De snelheid en eenvoud is de kracht van het concept "e-mailen", maar is tevens ook het gevaar. Hoe vaak gebeurt het niet dat je "snel even een mailtje tikt en verstuurt", en achteraf beseft dat je sommige dingen beter niet had gezegd, of beter anders had geformuleerd? Als je zakelijke of formele mails moet versturen, let dan steeds op een aantal belangrijke zaken.

Onderwerp

Als je een zakelijke mail verstuurt naar iemand die je minder goed kent, zorg dan steeds voor een sluitend en krachtig onderwerp. Een onderwerp hoeft geen hele zin te beslaan, maar moet wel de essentie van de mail samenvatten. E-mails zonder onderwerp worden al snel als spam aanzien of zullen minder snel gelezen worden.

Aanspreking

Ook als je een e-mail stuurt, dien je voor een aanspreking te zorgen. Mailen nodigt al snel uit tot informeler taalgebruik, maar toch zorg je beter voor een gepast woordgebruik. Aansprekingen als "Hoi" zijn niet gepast in zakelijke e-mails! Gebruik liever "Beste", "Geachte" en gebruik indien mogelijk ook de naam of familienaam van de ontvanger.

Indeling en leestekens

Ook in e-mails moet je rekening houden met een goede indeling in alinea's en het correcte gebruik van leestekens. Vermijd lange lappen tekst, die de aandacht van de lezer snel laten verslappen. Zorg voor een inleiding, een 'body" en een slot, zoals je in een klassieke brief zou doen. Gebruik ook de juiste leestekens, en vermijd overmatig gebruik van uitroeptekens. In e-mail heb je enkel verbale communicatie, er komt geen non-verbale communicatie aan te pas. Daardoor komen mails met veel uitroeptekens al snel schreeuwerig en druk over, terwijl dit misschien niet de bedoeling was.

Afkortingen en smileys

In je persoonlijke e-mailcorrespondentie met vrienden, familie of je partner zal je wellicht gebruik maken van bepaalde afkortingen en smileys. In formele mails zijn deze uit den boze! In een klassieke brief teken je ook geen mannetjes na je zinnen, doe dit dan ook niet in een e-mail. Afkortingen zoals je ze gebruikt in sms-berichten of via chatsites zijn ook not done, en het spreekt voor zich dat je "wachten" niet schrijft als "w8en".

Nalezen

Net zoals je een brief zou nalezen, is het ook aangeraden om je e-mail na te lezen, ook als je gehaast bent. Tikfouten of spelfouten komen zeer onprofessioneel over en kunnen meestal vermeden worden als je een minuutje de tijd neemt om je e-mail grondig na te lezen of door de spellingschecker te halen.

Let op met impulsieve mails

Naast de inhoud van je mail, is het ook belangrijk wanneer en met welk gevoel je een e-mail schrijft. Let op met mails als je kwaad bent: daarin schrijf je al snel impulsieve woorden die veel schade kunnen aanrichten. Moet je een mail sturen waarin je je ongenoegen wil uiten, of reageer je op een mail die je niet tevreden heeft gestemd, wacht dan even tot de ergste woede weggeëbt is voor je een antwoord formuleert, en denk goed na over de mogelijke gevolgen van je woorden!

Wees ook voorzichtig met de 'allen beantwoorden'- of 'reply to all'-knop. Deze knop is erg handig om ineens een aantal belanghebbenden te bereiken, maar kan ook gevaren inhouden. Wees er zeker van dat er niemand in de adreslijst staat waarover in de mail iets negatief gezegd wordt, en controleer grondig of je informatie niet bij de "verkeerde" ontvangers terechtkomt.

Bijlagen

Aan sommige mails moet je een bijlage hechten om bepaalde informatie door te geven aan de ontvanger. Probeer grote bijlagen te vermijden: zware worddocumenten kan je beter omzetten in een PDF-file. Zo kan de ontvanger de bijlage sneller openen en palm je niet zijn hele mailbox in. Geef je bijlagen ook steeds een gepaste naam, zo weet de lezer wat hij opent.

Antwoord binnen een redelijke tijd

E-mail dient om snel en vlot te communiceren. Probeer je mailbox daarom regelmatig bij te houden en doe je best om snel te antwoorden. Natuurlijk kan je niet elk mailtje binnen de 5 minuten beantwoorden, maar een tijd van 24 à 48 uur zou toch moeten volstaan om je mailpartner van een antwoord te voorzien.