Wanneer gebruik je e-mail

E-mail is anders dan welke manier van communiceren ook. Het heeft vele voordelen maar ook nadelen. dit artikel beschrijft kort en krachtig de redenen om e-mail te gebruiken boven andere vormen van communicatie. De redenen dat e-mail anders is dan andere communicatie middelen zijn de volgende:

Het is primair gezien een tekst medium: E-mails bestaan voornamelijk uit tekst. Tekst is een goed manier om helder en duidelijk standpunten weer te geven. Het is ook een medium dat je verwerkt in je eigen tijd en snelheid. Echter heeft tekst ook zijn beperkingen. Het kan geen subtiele hints weergeven, de intonatie of de lichaamstaal. Daarnaast grijpt het de aandacht niet heel sterk aan.

Het is meer een duw middelen dan een trek middel. Een duw medium is vaak geent op een specifiek iemand of een specifieke doelgroep, net als een face-to-face meeting, een telefoongesprek of een brief. Het kan dus voorkomen dat jouw mail niet wordt gehoord of begrepen wordt of dat iemand erop gaat reageren. Duw mediums zijn prima als het gedoseert wordt aangeleverd. Maar teveel is natuurlijk niet goed.

Online in plaats van offline: Indien je online bent, betekent dit dat e-mail jou snel kan bereiken, waar je ook ter wereld bent. Offline media, zoals papieren documenten, USB-sticks moeten bij de ontvanger fysiek aanwezig zijn, en dat kan een probleem vormen.

Gecomponeerd, niet spontaan: e-mails moeten worden voorbereid. Het kost tijd om ze te typen, en het geeft je de tijd om na te denken. Met een meer “spontaan” medium, zoals de telefoon of face-to-face situaties, moet je gelijk reageren en heb je minder tijd om na te denken over de inhoud van je boodschap.

Interactief, niet passief: E-mail is interactief in een niet-gesynchroniseerde manier. Zo komt vertraging tussen het versturen en het lezen van de mail regelmatig voor. Echter gedurende een periode kun je onderdeel uitmaken van een discussie of onderhandeling die vervolgens uitmond in een bevredigend resultaat. Je kunt ervanuit gaan dat een bericht is begrepen en dat erop geacteerd is. Bij een passief medium zoals een video een handleiding of zelfs een grote presentatie is het feedback geven niet of nauweljiks mogelijk.

Wanneer gebruik je e-mail:

• Het is belangrijk dat jouw publiek het bericht krijgt.

Voor deze reden is het push medium een goede manier. Een berichtje op een internet site, of artikel in de krant heeft daarbij veel minder effect met een grotere kans dat iemand het bericht niet ontvangt of leest.

• Het bericht moet meer dan 1 persoon bereiken.

Het is dan makkelijker en economischer om hetzelfde bericht naar meerdere ontvangers te sturen dan iedereen persoonlijk op te moeten bellen of face-to-face meetings te moeten regelen.

• Je wilt snel, maar niet direct een antwoord.

Email zal de ontvanger sneller bereiken dan een brief, maar een antwoord krijg je niet sneller dan dat je de ontvanger opbelt.

• Je publiek is ver weg.
Het feit dat email een online medium is, betekent dat het overal toegankelijk is. Het is goedkoper dan een telefoongesprek en sneller dan een brief.

• Je hebt tijd nodig om je email te schrijven:

Gebruik email boven telefoon of face-to-face meetings indien het bericht goed voorbereid uitgelegd moet worden.
Je hebt een tracking nodig van je berichten. Of het nu vastgelegd is op een disk of uitgeprint een e-mail geeft je een permanent archief van je berichten. Dat is veel makkelijker dan wanneer het via de telefoon of face-to-face besproken wordt.