Handige hulpjes om je e-mails te beheren

E-mail is zo ingeburgerd dat je niet meer zonder kunt. Veel mensen gebruiken dagelijks hun account met als gevolg dat er behoorlijk veel berichtenverkeer plaatsvindt. Op het werk kun je soms een overdosis aan berichten ontvangen dat je er een extra taak bij hebt om ze allemaal te lezen. Daarom worden mails als cc of bcc vaak niet eens meer gelezen. Ze zijn immers niet rechtstreeks aan jou gericht.

Makkelijk

Een e-mail sturen is ook zo makkelijk. Je typt een bericht in, zoekt in de adressenlijst de persoon of instantie aan wie die gericht is, drukt op de knop en hij is weg. Enkele tellen later is het mailtje op de plaats van bestemming.

Tijdrovend
Omdat bijna iedereen er gebruik van maakt kan e-mailen een frustrerend en tijdrovend tijdverdrijf zijn. Ongewenste e-mails proppen je inbox vol en dan heb ik het nog niet eens over spam. Niet alleen op je werk maar ook thuis op je Blackberry of smartphone kunnen een overdosis van e-mailberichten leiden tot ergernis. Je inbox raakt maar voller en voller en het liefst wil je alle berichten dumpen. Maar dan bestaat de kans dat je iets belangrijks mist. Dus dat doe je niet.

Optimaliseren
Er bestaat een aantal add-ons (plug-ins), of beter gezegd kleine programmaatjes, die je helpen bij het beheren van je e-mail-account. Het is een bonte mengelmoes van instrumenten en diensten gericht op het indammen en het optimaliseren van het berichtenverkeer. Spam wordt vernietigd, belangrijke berichten worden voor je uitgelicht en je mailbox kan helemaal naar eigen wens ingericht worden. Natuurlijk is het wel afhankelijk van de e-mailserver en de browser die je gebruikt. Een kleine selectie van populaire e-mail-accounts of interessante add-ons. Het zijn wel engelstalige programma's.

Xobni

Als je de naam van achter naar voren leest zie je dat er inbox staat. De software is ontworpen voor Microsoft Outlook. Net als een heleboel andere add-ons trouwens, Xobni laat in Outlook aan de zijkant een venster (sidebar) zien met veel informatie. Contactgegevens, online profielen, statistieken van je relaties, gerelateerde personen, sociale netwerken en gedeelde bijlagen (attachments) worden in het venster getoond.

Lijst
Voor wat betreft het werk is het handig omdat je onmiddellijk gerelateerde e-mailadressen en telefoonnummers ziet. Je hoeft dus niet meer berichten door te spitten om ze te vinden. Als je bijvoorbeeld Peter wilt bellen dan klik je in de lijst op Peter en dan verschijnt zijn gehele profiel inclusief op welke sociale netwerken hij te vinden is.

Icoontjes
De icoontjes van bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn staan in het venster. Heeft hij een foto bij zijn profiel op een netwerk gevoegd dan zie je die ook. Je ziet de uitgewisselde e-mailberichten met elkaar zodat je onmiddellijk een compleet beeld hebt van wat er allemaal besproken is tussen jullie twee.

Statistieken
In het telefoongesprek vertelt Peter dat hij je twee dagen geleden belangrijke donwloadgegevens heeft gestuurd. Je ziet ze niet zo snel in Outlook dus tik je het trefwoord downloadgegevens in het Xobni-venster en voilá. Je kunt onmiddellijk statistieken opvragen over jullie berichtenverkeer. In een oogopslag zie je wat de belangrijkste onderwerpen waren en op welke tijdstippen van de dag het berichtenverkeer plaatsvond.

Leuk
Klik je op één van de sociale netwerkiconen als Facebook of LinkedIn die standaard in het venster staan, dan komt zijn profiel tevoorschijn, het bedrijf waar die werkt, zijn functie en de belangrijkste telefoonnummers en e-mailadressen. Er zijn nog veel meer functies die hier niet allemaal besproken kunnen worden. Maar duidelijk is dat e-mailen op deze manier heel erg leuk wordt.

Better Gmail 2.1.1.1

Voor gebruikers van Google's Gmail-dienst is deze add-on een verzameling van uitbreidingen voor deze account. Er is de mogelijkheid om pictogrammen te zien voor verschillende typen bijlagen of recente gesprekken met je contactpersonen te filteren. Better Gmail 2 is een add-on voor de browser Firefox.

Boxbe

Dit programma is een alternatieve anti-spam oplossing in de vorm van een altijd evoluerende "e-guest list", een gastenlijst. De dienst analyseert je e-mail-mappen en het adresboek om een lijst van je bonafide contacten samen te stellen. Boxbe geeft met kleur-codes van groen (betrouwbaar) tot rood (pas op) het gevaar van je berichten aan. Boxbe werkt met Yahoo! Mail en Outlook.

Tot slot

Deze drie add-ons zijn niet de enige programma's maar wel de meest handige. Er zijn add-ons voor Apple maar die zijn in dit artikel niet besproken. De drie besproken programmaatjes kunnen het mailen weer plezierig maken. En daar gaat het tenslotte om.