Maak je eigen digitale nieuwsbrief

Een e-mailnieuwsbrief is een perfecte manier om nieuwtjes te verspreiden onder de leden van een vereniging, club of familie. Natuurlijk kun je ook een website of weblog gebruiken om mensen te informeren. Een nieuwsbrief heeft als voordeel dat ze niet zelf hoeven te zoeken naar het nieuws. Het valt kant-en-klaar in de mailbox en het is makkelijker en goedkoper dan het papieren exemplaar. Een digitale nieuwsbrief maken is met Microsoft Word een peuleschil, zoals we zullen zien.

Ontwerp digitale nieuwsbrief

Als programma kun je gewoon Microsoft Word gebruiken. Alleen wijkt de opmaak van de nieuwsbrief een beetje af van een gewoon document. Voor de opmaak van een nieuwsbrief met kolomindeling kun je uit drie mogelijkheden kiezen: kolommen, tabellen of tekstvakken. We kiezen hier voor het gebruik van tabellen voor de opmaak, omdat dat meer mogelijkheden biedt.

Stappen ontwerp nieuwsbrief:

• Start Word. Standaard wordt dan een leeg document geopend. Kies 'Tabel', 'Invoegen' en dan 'Tabel'. Vul de volgende instellingen in: kolommen 4, rijen 3 en vaste kolombreedte 4 cm. Dit levert een tabel op van 16 cm breed. Hiermee leg je de basis voor een nieuwsbrief die prettig te lezen is in een e-mailbericht en er ook goed uitziet als hij afgedrukt wordt.
• Kies 'Beeld', 'Werkbalken', 'Tabellen en Randen'. Selecteer de bovenste vier cellen - deze gaan de titel van de nieuwsbrief vormen.
• Klik in de werkbalk op de knop 'Cellen samenvoegen'. Als je de knoppen op de balk aanwijst met het muispijltje krijg je de naam te zien. Selecteer daarna de cellen 2 en 3 uit de tweede rij en voeg deze samen. Selecteer vervolgens cellen 2, 3 en 4 uit de derde rij en voeg deze samen.
• Klik in de cel in de eerste rij en geef deze een grijze tint. Klik hiervoor in de werkbalk op het pijltje naast het vulemmertje en kies uit het kleurenpalet '25% Grijs'. Vul de eerste cel uit de tweede rij met de kleur 'Donker Oranje' en de tweede en derde met 'Goud'. Vul vervolgens de eerste cel uit de derde rij met 15% grijs en de tweede cel van de derde rij met 5% grijs. Uiteraard kun je de kleuren geheel naar eigen wensen aanpassen!

Tekstopmaak nieuwsbrief

Om de nieuwsbrief prettig leesbaar te maken is het raadzaam om zo min mogelijk lettertypen te gebruiken. Beperk het aantal tot twee of drie. Wordt de tekst op het beeldscherm gelezen, dan zijn de zogenaamde schreefloze lettertypen (zonder horizontaal dwarsstreepje) het prettigst. Voorbeelden hiervan zijn Helvetica, Arial, Tahoma en Verdana. Maak een nieuwsbrief niet zo lang, hou het op hooguit twee pagina's met circa 800 tot 900 woorden.

Stappen opmaakprofielen tekst:

• Kies 'Opmaak', 'Opmaakprofielen en opmaak'. Rechts verschijnen de standaardprofielen. Klik het opmaakprofiel 'Standaard' aan, zodat rechts ervan een knopje verschijnt. Klik dit aan en kies uit het snelmenu de optie 'Wijzigen'. Kies onder 'Opmaak' het lettertype Verdana en als tekengrootte 10 (pt). Klik op 'OK' om de instelling vast te leggen.
• Pas op deze manier ook de andere opmaakprofielen aan. Kop 1: Verdana, 14 pt, Kop 2: Verdana 12 pt, Kop 3: Verdana, 10 pt en Tabelraster: Verdana, 10 pt.
• Klik in het vak 'Weergeven' onderaan en kies 'Alle opmaakprofielen'. Blader in het overzicht naar beneden, totdat je het opmaakprofiel 'Titel' hebt gevonden. Wijzig voor dit opmaakprofiel de instelling naar lettertype Verdana en tekengrootte 24 pt om het te gebruiken voor de kop van de nieuwsbrief. Klik nu weer onderaan in het vak 'Weergeven' en kies voor 'Beschikbare opmaak'.
• Vul het sjabloon met de basistekst voor je nieuwsbrief: een titel, de datum, nieuwsbriefnummer. Zo krijg je al een beetje een indruk van de indeling.
• Plaats in de kop ook een plaatje of logo. Let op dat je bij het plaatsen kiest voor de optie 'Invoegen'.

Nieuwsbrief bewaren als sjabloon

Nu je de basis hebt, resten er nog enkele kleine stappen om deze nieuwsbrief ook later makkelijk te kunnen gebruiken:

• Kies als eerste 'Beeld' en dan 'Web-lay-out'. Zo zie je de nieuwsbrief zoals de ontvangers hem als e-mail ontvangen.
• Bewaar de nieuwsbrief in deze basisvorm als sjabloon (template). Kies 'Bestand' en 'Opslaan als'. Bedenk een bestandsnaam (b.v. 'Nieuwsbrief'). Kies als bestandsvorm ('Opslaan als') de optie 'Documentsjabloon'. Na het selecteren van de optie 'Documentsjabloon' wordt automatisch gewisseld naar de juiste sjablonenmap. Klik op de knop 'Opslaan'.
• Nu je het document als sjabloon hebt opgeslagen, kun je het makkelijk weer openen en zul je steeds hetzelfde uitgangsdocument hebben. Kies 'Bestand' en dan 'Nieuw'. Rechts in het scherm verschijnt een paneel en daar klik je op 'Op mijn computer'.
• Je krijgt nu op het tabblad 'Algemeen' het overzicht van beschikbare sjablonen. Kies de nieuwsbrief en controleer rechtsonder of bij 'Nieuw' de optie 'Document' is geselecteerd. Klik op 'OK'.
• Zodra je de nieuwe nieuwsbrief hebt geopend, kun je deze het best meteen bewaren om te voorkomen dat je je werk per ongeluk kwijtraakt. Kies 'Bestand', 'Opslaan'. Geef het de naam 'Digitale nieuwsbrief 1' en klik op 'Opslaan'.

Tekst en illustraties toevoegen

Nu is het zaak om de brief verder in te vullen:

• Je kunt dit doen door tekst in te tikken of uit andere documenten te kopiëren en in te plakken.
• Je kunt net zo makkelijk illustraties inplakken. Je kunt ze na het plaatsen op maat maken door het grijze blokje rechtsonder op de foto heen en weer te schuiven. Let er bij de afbeeldingen op dat je ze in het document insluit. Om daar zeker van te zijn selecteer je de hele tekst met [Ctrl]+[A] en kies je vervolgens [Ctrl]+[Shift]+[F9] om alle gekoppelde objecten in te sluiten. Deze handeling kun je het best bewaren tot vlak voor het verzenden.
• Een moeilijk punt voor afbeeldingen is de juiste grootte. Een nieuwsbrief mag niet te groot worden, omdat voor veel e-mailpostbussen een limiet van 5 MB (effectief 3,5 tot 4 MB) geldt per bericht. Het is moeilijk om alle afbeeldingen van te voren op maat te maken, maar daar heeft Word een oplossing voor. Dubbelklik op de foto. In het dialoogvenster 'Afbeelding opmaken' is standaard het tabblad 'Afbeelding' geopend. Klik op de knop 'Comprimeren'. Kies vervolgens de optie 'Web/scherm' en klik op 'OK'. Deze bewerking kun je voor alle foto's herhalen, maar je kunt bovenaan in het dialoogvenster 'Afbeeldingen comprimeren' ook kiezen voor de optie 'Alle afbeeldingen in het document'.

Nieuwsbrief versturen

• Vergeet niet om je nieuwsbrief na alle bewerkingen op te slaan. Het verzenden is makkelijk. Kies 'Bestand', 'Verzenden naar', 'E-mailadres'.
• Je kunt nu de geadresseerden in de verzendlijst plaatsen. Zet de e-mailadressen in het vak 'BCC', want zo voorkom je dat iedereen alle e-mailadressen te zien krijgt. Plaats in het vak 'Aan' een eigen adres om te controleren of de nieuwsbrief goed aankomt.
• Beperk het aantal adressen tot twintig om te voorkomen dat je nieuwsbrief in het spamfilter blijft hangen.
• Als je vaak nieuwsbrieven verstuurt, is het gemakkelijk om in Outlook verzendlijsten aan te maken van elk twintig e-mailadressen. Dat bespaart met de hand selecteren of invoeren van adressen.